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01 采購詢價比價流程

02 供應(yīng)商選擇流程

03 購貨合同簽訂流程

04 采購招標(biāo)管理制度

05 采購作業(yè)控制制度

06 采購價格管理規(guī)定

07 采購合同管理辦法

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內(nèi)部控制

采購詢價比價流程

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供應(yīng)商選擇流程

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購貨合同簽訂流程

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采購招標(biāo)管理制度

規(guī)范的采購招標(biāo)管理是企業(yè)規(guī)范采購作業(yè)行為,提高采購資金使用效益的重要舉措,企業(yè)應(yīng)針對招標(biāo)采購的全過程給出操作規(guī)范,以指引本企業(yè)采購招標(biāo)工作的有序開展。

采購招標(biāo)管理制度

第1章 總則

第1條 目的。

為了加強招標(biāo)管理,降低采購成本,保證采購質(zhì)量,建立規(guī)范的采購招標(biāo)流程和完善的采購招標(biāo)監(jiān)督機制,最大程度的保證公司和投資者利益,結(jié)合本公司特點,制定本制度。

第2條 適用范圍。

本制度適用于公司所有招標(biāo)采購活動。

第3條 招標(biāo)采購工作的原則。

1.堅持公平、公正、科學(xué)、擇優(yōu)的原則。

2.堅持相互監(jiān)督原則,任何業(yè)務(wù)部門均不得單獨實施對外招標(biāo)全流程。

3.堅持利害關(guān)系回避原則,與投標(biāo)人有利害關(guān)系的人員均不得參與招標(biāo)工作。

4.堅持權(quán)責(zé)一致原則,有權(quán)必有責(zé)、失責(zé)必追究。

第2章 相關(guān)部門及職責(zé)

第4條 采購部作為招標(biāo)工作組織部門,負責(zé)組織和協(xié)調(diào)招標(biāo)流程,其職責(zé)如下。

1.編制招標(biāo)文件。

2.發(fā)布招標(biāo)公告或投標(biāo)邀請書。

3.參與外部專家評標(biāo)委員的選取及協(xié)調(diào)工作。

4.組織招標(biāo)項目的答疑、開標(biāo)、評標(biāo)、議標(biāo)、定標(biāo)活動及相關(guān)業(yè)務(wù)會議。

5.根據(jù)招標(biāo)結(jié)果組織相關(guān)協(xié)議/合同的簽訂。

6.負責(zé)招標(biāo)項目協(xié)議/合同的執(zhí)行。

7.負責(zé)招標(biāo)文檔的匯總、整理和歸檔保管工作。

8.負責(zé)組織招標(biāo)項目后續(xù)跟蹤評價及供應(yīng)商信息維護。

第5條 審計部是招標(biāo)工作的合規(guī)監(jiān)督部門,負責(zé)監(jiān)督招標(biāo)工作滿足公司招標(biāo)管理制度規(guī)定,招標(biāo)流程規(guī)范、招標(biāo)文件完整。

第6條 法務(wù)部為投標(biāo)工作提供法律支持,負責(zé)招標(biāo)活動相關(guān)協(xié)議/合同的法律復(fù)核及其它不確定相關(guān)法律事項的支持工作。

第3章 采購招標(biāo)實施

第7條 采購部負責(zé)編制招標(biāo)文件,采購部經(jīng)理審核招標(biāo)文件,確認無誤并簽字確認后報分管領(lǐng)導(dǎo)審批后對外發(fā)布。招標(biāo)文件應(yīng)載明下列事項。

1.投標(biāo)人須知。

2.招標(biāo)項目的性質(zhì)、數(shù)量。

3.技術(shù)規(guī)格。

4.投標(biāo)價格的要求及其計算方式。

5.評標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)和方法。

6.交貨、竣工或提供服務(wù)的時間。

7.對投標(biāo)人的資質(zhì)要求及應(yīng)當(dāng)提供的有關(guān)資格和資信的證明文件。

8.投標(biāo)保證金的數(shù)額或其他形式的擔(dān)保。

9.投標(biāo)文件的編制要求。

10.提供投標(biāo)文件的方式、地點和截止日期。

11.開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)的日程安排。

12.合同格式及主要合同條款。

13.需要載明的其他事項。

第8條 招標(biāo)文件獲批后,采購部負責(zé)發(fā)布公開或邀請招標(biāo)信息,招標(biāo)信息應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容。

1.公司的名稱和地址。

2.招標(biāo)項目的性質(zhì)、數(shù)量。

3.招標(biāo)項目的實施地點和時間要求。

4.獲取招標(biāo)文件的辦法、地點和時間。

5.對招標(biāo)文件收取的費用。

6.需要公告的其他事項。

第9條 根據(jù)業(yè)務(wù)需要,在招標(biāo)文件發(fā)出后,采購部負責(zé)根據(jù)招標(biāo)文件中規(guī)定的日期會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門召開招標(biāo)答疑會,解答投標(biāo)人提出的關(guān)于招標(biāo)文件中的疑問。

第10條 截標(biāo)及標(biāo)書的保管。

1.投標(biāo)人應(yīng)當(dāng)按照招標(biāo)文件的規(guī)定編制投標(biāo)文件,投標(biāo)文件必須包括以下內(nèi)容。

(1)投標(biāo)函。

(2)投標(biāo)人資格、資信證明文件。

(3)投標(biāo)項目方案及說明。

(4)項目管理團隊及經(jīng)驗介紹。

(5)投標(biāo)價格。

(6)投標(biāo)保證金或者其他形式的擔(dān)保。

(7)招標(biāo)文件要求具備的其他內(nèi)容。

2.所有投標(biāo)人均應(yīng)在規(guī)定的截標(biāo)日期前將投標(biāo)文件送達投標(biāo)地點,采購部應(yīng)指定專人負責(zé)投標(biāo)文件的簽收備案并妥善保管,任何人不得私自開啟標(biāo)書。

第11條 開標(biāo)。

1.采購部應(yīng)按照招標(biāo)文件約定的時間、地點和程序以公開方式進行開標(biāo),采購部經(jīng)理或主管副總主持,邀請評標(biāo)委員會成員、投標(biāo)人代表參加。

2.投標(biāo)人檢查投標(biāo)文件的密封情況,確認無誤后,由有關(guān)工作人員當(dāng)眾拆封、驗證投標(biāo)資格,并宣讀投標(biāo)人名稱、投標(biāo)價格以及其他主要內(nèi)容。

3.投標(biāo)人可以對投標(biāo)作必要的解釋,但所作的解釋不得超過投標(biāo)文件記載的范圍或改變投標(biāo)文件的實質(zhì)性內(nèi)容。

4.采購部應(yīng)詳細記錄開標(biāo)結(jié)果,所有參加開標(biāo)的人員均應(yīng)簽名確認,并存檔備查。

第12條 評標(biāo)。

1.評標(biāo)活動由評標(biāo)委員會負責(zé),采購部負責(zé)召集組織評標(biāo)委員會。

2.投標(biāo)人資格初審。評標(biāo)委員會按照招標(biāo)文件的約定條件對投標(biāo)人進行資格初審,只有通過資格初審的投標(biāo)方案才能參加綜合評審,初審因素主要包括以下5個方面。

(1)具有獨立訂立合同的權(quán)利:公司持有有效的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、安全生產(chǎn)許可證。

(2)具有履行合同的能力:包括專業(yè)、技術(shù)資格和能力、資金、設(shè)備和其他物質(zhì)設(shè)施狀況、管理能力、經(jīng)驗、信譽和相應(yīng)的從業(yè)人員。

(3)符合公司供應(yīng)商管理制度規(guī)定的相關(guān)準(zhǔn)入條件及資質(zhì)要求。

(4)沒有處于被責(zé)令停業(yè),投標(biāo)資格被取消,財產(chǎn)被接管、凍結(jié)、破產(chǎn)狀態(tài)。

(5)在最近三年內(nèi)沒有騙取中標(biāo)和嚴重違約及質(zhì)量問題;法律、行政法規(guī)規(guī)定的其他資格條件。

3.綜合評審。在經(jīng)過初審篩選后,評標(biāo)委員會需對初審?fù)ㄟ^的投標(biāo)文件進行綜合評審,以確定最終中標(biāo)文件。綜合評審因素主要包括以下9個方面。

(1)投標(biāo)文件的完整性:投標(biāo)書、投標(biāo)保證金、報價表等招標(biāo)文件中要求的文件均已提交。

(2)投標(biāo)的有效性:投標(biāo)人法定代表人的授權(quán)代理人,其授權(quán)書符合招標(biāo)文件規(guī)定;投標(biāo)文件上法定代表人或其授權(quán)代理人的簽字齊全、符合招標(biāo)文件規(guī)定。

(3)聯(lián)合體投標(biāo)的有效性:聯(lián)合體投標(biāo)提交了聯(lián)合體協(xié)議書,且投標(biāo)期間聯(lián)合體成員未發(fā)生變化。

(4)投標(biāo)報價及投標(biāo)人財務(wù)狀況、墊資能力。

(5)投標(biāo)人的信譽、業(yè)績、經(jīng)驗、榮譽情況及獲獎證書。

(6)投標(biāo)人質(zhì)量、服務(wù)承諾,項目負責(zé)人及項目團隊介紹等。

(7)技術(shù)方案、實施計劃及各階段進度的保障措施及違約承諾。

(8)產(chǎn)品性能、壽命、技術(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及質(zhì)量保障措施。

(9)關(guān)鍵技術(shù)、工藝、重點、難點分析和解決方案。

4.評標(biāo)結(jié)束后,如果有以下兩種情況時,可重新安排招標(biāo)活動。

(1)在設(shè)有標(biāo)底的情況下,如所有投標(biāo)人標(biāo)價均高于標(biāo)底,可由評標(biāo)委員會集體商議決定進入議標(biāo)環(huán)節(jié)擇優(yōu)選取或重新舉行招標(biāo)活動。

(2)評標(biāo)委員會經(jīng)評審,認為所有投標(biāo)都不符合招標(biāo)文件的,可以否決所有投標(biāo)。投標(biāo)被否決的,招標(biāo)組織部門應(yīng)當(dāng)依制度重新招標(biāo)。

第13條 存在下列情形之一的,評標(biāo)委員會可采取議標(biāo)形式確定中標(biāo)人。

1.所有合格投標(biāo)人的標(biāo)價均高于招標(biāo)項目標(biāo)底的。

2.候選中標(biāo)人投標(biāo)方案在下列事項存在可談判空間的。

(1)降低標(biāo)價。

(2)縮短工期或物資交付日期。

(3)改善支付條件。

(4)提出新的施工、設(shè)計或服務(wù)方案。

(5)免費增加附加服務(wù)的。

3.急需獲得該物資或服務(wù),采用招標(biāo)程序不切實際的。

4.由于災(zāi)難性事件,急需取得該物資或服務(wù),而采用其他方式因耗時太多而不可行的。

5.采購物資或服務(wù)專業(yè)性較強、可選供應(yīng)商非常有限,公司已經(jīng)具有合作2次以上且合作記錄良好的供應(yīng)商的。

6.前期采購項目的補充或服務(wù)項目的升級、延續(xù),且提供前期服務(wù)的供應(yīng)商合作記錄良好。

第14條 評標(biāo)、議標(biāo)結(jié)束后,采購部根據(jù)評標(biāo)結(jié)果編寫評標(biāo)報告,確定中標(biāo)人,并填制中標(biāo)通知書及中標(biāo)通知書審查表。

第15條 采購部將中標(biāo)通知書審查表及招標(biāo)活動相關(guān)資料報送至內(nèi)審部門復(fù)核,復(fù)核無誤后,報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后發(fā)布中標(biāo)通知。

第16條 招標(biāo)人和中標(biāo)人應(yīng)在中標(biāo)通知發(fā)出之日起15日內(nèi),按照招標(biāo)文件和投標(biāo)人的投標(biāo)文件訂立書面合同。采購部負責(zé)組織安排合同訂立工作。

第17條 采購部負責(zé)招標(biāo)活動檔案管理,指定專人負責(zé)文檔的收集、歸檔及保管工作。

第4章 附則

第18條 本制度由公司采購部負責(zé)制定、修訂與解釋。

第19條 本制度經(jīng)公司經(jīng)審批通過后生效,自發(fā)布之日起開始實施。

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采購部

采購作業(yè)控制制度

為了控制采購過程,保證企業(yè)采購活動的順利進行,企業(yè)應(yīng)制定規(guī)范的采購作業(yè)控制制度,具體示范如下。

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內(nèi)部控制

采購價格管理規(guī)定

為加強采購價格審核管理工作,保證采購物資質(zhì)量的前提下降低采購成本,企業(yè)應(yīng)建立采購價格管理規(guī)定。

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采購合同管理辦法

為了規(guī)范采購合同管理,確保采購活動順利進行,企業(yè)應(yīng)制定采購合同管理規(guī)定。

采購合同管理辦法

第1章 總則

第1條 目的

為了以下目的,特制定本制度。

1.增強采購合同的合理科學(xué)性,為采購執(zhí)行提供依據(jù)。

2.規(guī)范采購合同執(zhí)行,防范采購風(fēng)險,保證采購活動順利進行。

3.對企業(yè)采購合同妥善管理。

第2條 適用范圍

本企業(yè)一切采購合同的訂立、審核、簽訂、履行及日常管理均適用本制度。

第3條 主管部門

采購部主要負責(zé)采購合同管理事務(wù)。

第4條 相關(guān)釋義

1.采購是指企業(yè)購買物資(或接受勞務(wù))及支付款項等相關(guān)活動。

2.采購合同是企業(yè)與供應(yīng)商經(jīng)過雙方談判協(xié)商一致同意而簽訂的“供需關(guān)系”的法律性文件,合同雙方都應(yīng)遵守和履行,是雙方聯(lián)系的共同語言基礎(chǔ)。

第2章 草擬采購合同

第5條 采購合同內(nèi)容

采購合同是商務(wù)性的契約文件,其內(nèi)容條款一般應(yīng)包括以下內(nèi)容,如下.

  • 企業(yè)全名、法人代表、電話、電報、電傳等
  • 采購貨品的名稱、型號和規(guī)格,以及采購的數(shù)量
  • 價格和交貨期
  • 交付方式和交貨地點
  • 質(zhì)量要求和驗收方法,以及不合格品的處理
  • 違約的責(zé)任

第6條 擬定基本內(nèi)容

根據(jù)企業(yè)采購合同樣本擬定本次采購合同的基本內(nèi)容。

1.?dāng)M定供需雙方的企業(yè)全名、法人代表、電話、電報、電傳等企業(yè)基本資料。

2.采購貨品名稱、型號、規(guī)格以及采購數(shù)量等采購產(chǎn)品信息。

第7條 擬定質(zhì)量要求和違約責(zé)任條款

1.企業(yè)使用質(zhì)量、違約責(zé)任格式條款。

2.企業(yè)負責(zé)提示和解釋格式條款。

第8條 擬定價格條款

1.價格條款應(yīng)根據(jù)采購種類、型號的多少選擇文字說明或表格說明。

2.草擬的合同中不確定采購價格,即具體價格空白。

第9條 擬定交付條款

1.交付條款應(yīng)包括交付時間、交付地點、交付方式這三方面內(nèi)容。

2.交付條款亦應(yīng)采取空白處理措施。

第10條 擬定付款條款

1.付款條款包括付款方式、付款時間、付款數(shù)額3方面內(nèi)容。

2.付款具體信息應(yīng)包括供應(yīng)商企業(yè)全稱、開戶行名稱、賬號、聯(lián)系方式以及本企業(yè)全稱、開戶行名稱、賬號、聯(lián)系方式。

3.開戶行名稱以及賬號應(yīng)雙人復(fù)核。

4.付款時間以及付款數(shù)額應(yīng)空白處理。

第11條 采購合同成文

梳理采購合同內(nèi)容,形成本次采購合同基本樣本。

第3章 審核采購合同樣本

第12條 審核采購合同內(nèi)容

1.財務(wù)部審核企業(yè)、供應(yīng)商相關(guān)開戶銀行、賬戶信息。

2.采購部指派一人閱讀采購合同樣本,確保無語言、文字錯誤。

第13條 審核采購合同法律效力

法律事務(wù)部負責(zé)審核采購合同樣本的法律依據(jù),確保采購合同符合法律規(guī)定。

第4章 訂立采購合同

第13條 采購合同確認

1.采購合同樣本的價格條款、交付條款以及付款條款的空白內(nèi)容經(jīng)雙方談判協(xié)商確定。

2.采購合同談判應(yīng)就以上條款逐一確認,談判確認一條后雙方簽字確認。

3.企業(yè)負責(zé)向供應(yīng)商解釋和說明質(zhì)量、違約責(zé)任條款。

第14條 審批采購合同

1.談判結(jié)束后,將空白內(nèi)容填完整,并保留談判記錄。

2.按照采購談判結(jié)果制作采購合同。

3.正式采購合同應(yīng)仔細確認審核。

(1)采購員負責(zé)與采購談判記錄以及采購合同樣本逐一比對各條內(nèi)容,確保文字、數(shù)字準(zhǔn)確無誤。

(2)采購金額在 元以下,采購部經(jīng)理審核采購合同。

(3)采購金額在 元以上,總經(jīng)理審批采購合同。

第15條 訂立采購合同

企業(yè)和供應(yīng)商舉行采購合同簽訂儀式。

第16條 履行采購合同

1.企業(yè)以及供應(yīng)商按照采購合同訂立內(nèi)容履行采購合同。

2.企業(yè)應(yīng)建立驗收管理制度以及付款管理制度,規(guī)范采購驗收作業(yè)以及付款作業(yè)。

第5章 采購合同日常管理

第17條 采購合同保存

1.采購付款結(jié)束后,采購合同編號后統(tǒng)一存檔。

2.采購合同樣本以及談判過程中的記錄等相關(guān)資料與采購合同一同保管。

第18條 采購合同借閱

1.借閱采購合同,應(yīng)由采購部經(jīng)理簽字確認。

2.采購合同應(yīng)在 日內(nèi)歸還。

第6章 附則

第19條 本規(guī)定由采購部負責(zé)解釋和修改。

第20條 本規(guī)定自頒布之日起實施執(zhí)行。

#內(nèi)部控制##采購部##制度設(shè)計#

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