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一、概述

科研物資采購全程電子化是利用了先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及計(jì)算機(jī)技術(shù)，極大提高了科研單位物資采購的效率，同時(shí)有利于節(jié)約成本，優(yōu)化采購管理流程，進(jìn)一步促進(jìn)大專院校、科研院所的可持續(xù)發(fā)展。

科研單位通過制定科研物資采購管理辦法及內(nèi)部審批流程，借助于宇凡內(nèi)控管理系統(tǒng)，直接對(duì)接科研電商平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)從經(jīng)費(fèi)預(yù)算、物資選購、在線審批、訂單（合同）確認(rèn)、驗(yàn)收收貨、統(tǒng)一結(jié)算的科研物資采購全程電子化管理，大大提升科研物資采購與管理效率。

二、特色

1、節(jié)約采購成本

在電商平臺(tái)采購，不僅可以進(jìn)一步拓展供貨商的選擇范圍，而且在供應(yīng)商數(shù)量上，還打破了傳統(tǒng)采購模式的束縛性，實(shí)現(xiàn)由本地性采購轉(zhuǎn)向全國化采購目標(biāo)。與此同時(shí)，在網(wǎng)上采購還能降低采購成本，利用網(wǎng)站信息資源共享，達(dá)到無紙化辦公目的。

2、提高采購效率

電子采購方式融入計(jì)算機(jī)技術(shù)，有利于科研單位內(nèi)部業(yè)務(wù)流程重組，使得物資采購工作更加簡(jiǎn)單化。

3、加強(qiáng)交易透明度

在電子采購中，通過信息公示使采購流程具有公開性，交易雙方減少不必要的接觸，通過軟件系統(tǒng)固化標(biāo)準(zhǔn)采購及審批流程，一方面提高了采購效率，同時(shí)也起到實(shí)時(shí)監(jiān)督的作用，加強(qiáng)了交易透明度。

4、采買、結(jié)算分離

通過宇凡內(nèi)控管理系統(tǒng)一鍵登錄科研電商平臺(tái)，課題人員實(shí)現(xiàn)在線選購、下單，實(shí)時(shí)校驗(yàn)課題經(jīng)費(fèi)是否有額度，實(shí)現(xiàn)無預(yù)算不能下單，訂單確認(rèn)后實(shí)時(shí)凍結(jié)預(yù)算額度防止其他開支占用。物資收貨驗(yàn)收后由統(tǒng)一結(jié)算員負(fù)責(zé)跟各供應(yīng)商核對(duì)物資、發(fā)票等，生成統(tǒng)一結(jié)算確認(rèn)單走審批流程，提交財(cái)務(wù)付款，科技人員只需根據(jù)科研需要采買物資，無需關(guān)心報(bào)銷付款事務(wù)，把“放管服”落到實(shí)處。

三、功能

1、系統(tǒng)對(duì)接

通過宇凡內(nèi)控管理系統(tǒng)和科研電商平臺(tái)的系統(tǒng)用戶對(duì)接，實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)登錄，內(nèi)部用戶通過登錄宇凡軟件，點(diǎn)擊“商城”，一鍵登錄電商平臺(tái)，用戶身份無縫對(duì)接既降低了系統(tǒng)維護(hù)工作的復(fù)雜度，又保障了雙方系統(tǒng)數(shù)據(jù)的完整性和一致性。

科研物資采購全程電子化系統(tǒng)

2、科研物資選購及訂單下達(dá)

科研電商平臺(tái)選購科研物資，添加到購物車，點(diǎn)擊確認(rèn)按鈕，實(shí)時(shí)校驗(yàn)課題經(jīng)費(fèi)科目余額，有預(yù)算則自動(dòng)對(duì)接宇凡內(nèi)控管理系統(tǒng)，下達(dá)采購訂單，走內(nèi)部訂單審批流程。

科研物資采購全程電子化系統(tǒng)

3、采購訂單內(nèi)部評(píng)審

根據(jù)院內(nèi)控制度要求，對(duì)于不同采購金額的訂單走不同的審批流。審批完成后自動(dòng)確認(rèn)商城訂單。實(shí)現(xiàn)合同審批全程電子化：通過云科研APP或微信推送消息提醒、進(jìn)行在線審批、電子簽名等。

科研物資采購全程電子化系統(tǒng)

4、電子合同在線簽署

系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別合同附件，提醒用戶在線簽署電子合同（支持集成第三方電子合同簽署平臺(tái)）。

科研物資采購全程電子化系統(tǒng)

5、發(fā)送電子合同給對(duì)方簽署、確認(rèn)訂單

確認(rèn)合作供應(yīng)商后，提交業(yè)務(wù)單據(jù)給對(duì)方簽署（對(duì)方可登錄供應(yīng)商門戶在線簽署或下載合同附件登陸第三方電子合同平臺(tái)簽署），流程提交結(jié)束，自動(dòng)確認(rèn)商城訂單。

科研物資采購全程電子化系統(tǒng)

6、商家發(fā)貨、甲方收貨驗(yàn)收

商家根據(jù)確認(rèn)的合同訂單發(fā)貨，甲方組織驗(yàn)貨、確認(rèn)簽收。

科研物資采購全程電子化系統(tǒng)

7、統(tǒng)一結(jié)算

甲方月末根據(jù)驗(yàn)貨單和供應(yīng)商發(fā)票，由電商平臺(tái)發(fā)起統(tǒng)一結(jié)算單，自動(dòng)推送至宇凡內(nèi)控系統(tǒng)，發(fā)起內(nèi)部統(tǒng)一結(jié)算審批流程。

科研物資采購全程電子化系統(tǒng)

8、上傳電子發(fā)票，識(shí)別驗(yàn)重

上傳電子發(fā)票，在線識(shí)別獲取發(fā)票信息，查驗(yàn)等。

科研物資采購全程電子化系統(tǒng)

9、在線結(jié)算審批，集中支付

單位領(lǐng)導(dǎo)在線審批統(tǒng)一結(jié)算單，簽署意見，出納批量導(dǎo)出付款清單，登錄網(wǎng)銀導(dǎo)入付款單，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批付款，網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬。

科研物資采購全程電子化系統(tǒng)

10、生成憑證

總賬會(huì)計(jì)根據(jù)審核后的報(bào)銷單和預(yù)制憑證規(guī)則批量生成會(huì)計(jì)憑證，入賬務(wù)系統(tǒng)，物資采購流程結(jié)束。

四、價(jià)值

1、由于互聯(lián)網(wǎng)的高效、信息曝光快，普遍縮短采購時(shí)間。傳統(tǒng)的線下采購，需要供應(yīng)商的發(fā)掘、溝通、談價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、合同的簽訂、物流的跟催等流程，耗時(shí)太長(zhǎng)，線上的交易可以有效補(bǔ)充線下采購的不足。

2、大數(shù)據(jù)時(shí)代的采購模式。傳統(tǒng)的線下供應(yīng)商范圍有限，依靠線上采購平臺(tái)供應(yīng)商大數(shù)據(jù)，對(duì)于采購人來講，有更多的選擇性，可以更好地降低成本。

3、通過線上采購信息平臺(tái)，可以為采購雙方節(jié)省人工成本。傳統(tǒng)線下的采購需要專門的采購人員負(fù)責(zé)采購事宜，線上的采購則節(jié)省了大量的人工成本和溝通成本，讓采購更便捷。