曾經有顧問單位找我們交流合同的審查和管理，我們提到修改意見的落實問題，與我們討論的工作人員有一句話讓我印象深刻，就是他們需要的是我們出具審查意見，有就行，具體是什么意見他們不管。

也即是說，他們需要的是一個交代，能在他們這個環(huán)節(jié)附上律師意見發(fā)給其他部門就行。至于修改意見是否合理、公司是否采納、對方是否接受等問題，不管。

事實也是如此。我們?yōu)檫@家單位審查過數百份合同，提出的審查意見大多數沒有得到過反饋，我們不知道這些意見是否被采納，是否得到落實，或者是否被修改，修改后是否有風險。我們在法律顧問服務報告中也多次提到這個問題，但是很難得到解決。

后來我們更加關注企業(yè)合同管理中存在的問題，也給不少客戶提供合同管理方面的建議。以我個人的經驗來看，企業(yè)合同管理常見的問題主要體現在以下3個層面：

一、制度層面：制度不完善，導致合同管理流于形式

我們在提供法律服務過程中發(fā)現，不少企業(yè)并沒有完整的合同管理制度，哪個部門管理合同是由決策層來指定，有的顧問單位負責合同管理的部門和人員都更換過多次，每次更換都讓合同管理陷入一陣混亂。

由于沒有完善的合同管理制度體系，合同管理過程中，不同部門經常推諉，有的環(huán)節(jié)的負責人員也忙于“應付作業(yè)”，導致合同管理流于形式。

其實，合同管理制度的建立不僅是體現在制度性文件上，也反映了公司管理層的合同管理意識。合同就是交易，合同管理制度不完善，企業(yè)交易體系也會存在較大風險。因此，企業(yè)應當將合同管理作為企業(yè)管理的核心內容之一。

合同管理制度的設置沒有統(tǒng)一標準，每個企業(yè)的情況也不一樣，但總體而言，應當包括以下方面：

1.基本管理制度。主要包括企業(yè)內部的授權管理、合同管理機構設置，合同管理流程的安排、合同文本的管理和檔案保管等制度。

2.合同訂立方面的管理制度。主要包括合同交易事項的審批、簽約前的調查和準備，合同文本的審查和審批，合同用印的審批和管理等制度。

3.合同履行方面的管理制度。主要包括合同履行過程中的監(jiān)管以及出現相應風險、糾紛的處理等。

二、機構層面：設置不合理，以為合同管理只是法務部門的工作

在《關于合同的3個誤解》一文中，我們提到第3種誤解是：認為合同只是律師和法務的事。這個誤解體現在企業(yè)合同管理中，就是認為合同管理只是法務部門的工作，或者主要是法務部門的職責，其他部門主要是配合法務的工作。

其實，這是一個很大的誤解，這種誤解下建立的合同管理模式也很不合理，難以真正建立起有效的合同風險防控體系。

在《非法律專業(yè)，能審好合同嗎？》一文中，我們也提到，非法律專業(yè)的其他人員也應當參與合同工作，因為他們可能更清楚交易目標，更了解交易對手，也更能洞察交易未來。

因此，在企業(yè)合同管理中，應當是不同機構、不同人員共同形成合力工作做好合同管理。具體可以包括以下部門：

1.業(yè)務部門。業(yè)務部門可以負責合同的前期調查、具體談判、交易對手資格審查、合同交易安排，合同文本制作，合同交易跟進以及合同履行跟蹤和匯報。

2.審核部門。審核部門可以是法務部門、審計部門、合規(guī)部門等，可以負責合同審查、合同范本制作、合同履行監(jiān)督、合同糾紛應對和處理、合同培訓等工作。

3.財務部門。財務部門可以負責合同中財務條款、稅務條款的審查，監(jiān)督合同履行中的收付款情況等。

4.決策部門。根據公司內部權限的劃分，不同合同提交的審批層級也不同，決策部門可能是管理層、董事會甚至是股東會。決策部門是合同審批的最后環(huán)節(jié)，需要全面評估，作出決策。

5.用印部門。該環(huán)節(jié)主要是用印管理，也是最后的審核，例如審查提交蓋章的合同是否完成審批，是否最終版本，審批過程中的法律意見是否已經修改等，印章不能讓用印申請人自行使用，不能隨意帶出，必須專人管理。由于合同文本內容往往較多，不僅需要在簽署頁蓋章，也應當蓋好騎縫章。

6.保管部門。企業(yè)可以在部門設置中明確合同檔案的保管部門，負責合同檔案工作。合同檔案應當包括合同文本、合同訂立、履行、變更（如有）、解除（如有）、終止、糾紛解決（如有）等全過程中形成的文件和憑證。

三、執(zhí)行層面：重視文本管理，忽視履行等其他環(huán)節(jié)

我們在《關于合同的3個誤解》中提到的第2個誤解是：將合同等同于合同文本。這個誤解延伸到企業(yè)管理上，就容易出現重視合同文本管理，而忽視合同履行等其他環(huán)節(jié)的管理。

合同簽訂后并不會自動履行，交易也不會自動完成。一般是在合同各方簽字蓋章后，合同的履行才開始，而合同出現問題和糾紛，多數也是在合同履行過程中。

我們在法律服務過程中也發(fā)現，多數企業(yè)對合同管理的重點是在合同文本的簽訂與審批，而合同蓋章后的管理就容易被忽視。

如果沒有建立合同履行風險防控機制，也沒有必要的證據意識，可能出現對方違約時不知道即將面臨的法律風險、更不知道應如何妥善應對等問題。

因此，合同管理不僅要關注合同文本的內容審查、審批等環(huán)節(jié)，也要重視合同履行等其他環(huán)節(jié)，例如可以關注以下幾方面的工作：

1.公司管理層應該重視合同的全過程管理，推動建立全面的合同風險防控機制，并將重點落實在合同管理的執(zhí)行上。

2.業(yè)務部門應當注意收集合同履行過程中形成的文件，例如溝通記錄、交貨憑證、付款憑證、驗收憑證、發(fā)票、工作記錄等。

3.合同履行監(jiān)管部門應當定期和不定期檢查合同履行情況，重大合同履行情況應當重點關注，可以要求履行部門定期上報，監(jiān)管部門應當不定期進行現場檢查。

4.業(yè)務部門應當注意合同履行過程中出現的風險，如對方經營情況的變化、合同履行過程中出現的問題等，若出現問題應當及時和法務部門、管理層進行溝通，制定應對和解決方案。

5.負責保管合同檔案的部門應當對合同檔案及時歸類保管，原則上應當永久保存。合同檔案作為合同雙方履行合同的依據，一旦發(fā)生合同糾紛，將起到維護公司合法權益的重要作用。