合同管理系統(tǒng)是一個企業(yè)參與信息化系統(tǒng)建設(shè)比較重要的一部分。本文結(jié)合筆者的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，嘗試為讀者呈現(xiàn)出一個具備行業(yè)通用性的、相對較完整的合同管理軟件設(shè)計思路。作為回顧性總結(jié)，也作為一個范例希望能幫到想轉(zhuǎn)戰(zhàn) ToB 領(lǐng)域的同行。

一、合同管理系統(tǒng)做什么？

對 ToB 產(chǎn)品來說，大多數(shù)情況下不需要 PM 擁有多么大的腦洞，只需要搞清客戶需求，知道他們?nèi)绾卧诰€下處理各項(xiàng)工作即可。

因?yàn)槊恳粋€新奇的想法都需要公司付錢，而客戶并不一定會接受，所以不用亂加天馬行空的想法，甚至?xí)簳r不去迎合市場需要。比如電子簽證。

具體來說，需要先搞清以下問題：

• 客戶來自哪個行業(yè)？
• 系統(tǒng)的需求方來自哪個部門？
• 客戶要用系統(tǒng)處理哪些事情（哪些類型的合同）？
• 客戶需要通過系統(tǒng)如何處理工作？照搬線下工作場景，還是對此做改進(jìn)？
• 有哪些員工（角色）會用到系統(tǒng)？使用頻率分別有多高？

在進(jìn)行相關(guān)市場調(diào)研后，我們找到五個有可能與合同管理軟件發(fā)生關(guān)系的職能角色，以及他們的關(guān)鍵需求：

二、合同管理系統(tǒng)怎么做？

對合同管理來說，實(shí)際上每一類合同都有自己相應(yīng)的處理方式（可以參考百科中介紹的合同類型），但為每種類型的合同分別設(shè)計流程又不切實(shí)際。

因此需要產(chǎn)品經(jīng)理事先了解每一類合同的使用場景、信息結(jié)構(gòu)和處理方式，然后結(jié)合已經(jīng)確定好的邊界（跟客戶簽下的合同就是邊界），對它們進(jìn)行抽象化處理。

在簡單地了解客戶需求后，順便梳理一下有關(guān)合同管理的業(yè)務(wù)流程：可以把這個流程看作是“實(shí)際業(yè)務(wù)處理流程 理想化流程”的集合體，因?yàn)榭蛻舨少徱豢钕到y(tǒng)并不僅僅只是想把線下工作照搬到線上，更希望帶來管理水平方面的提升。

此處省略長篇大論的分析，直接說結(jié)論！

1. 合同管理的業(yè)務(wù)流程

下圖就是合同管理最基本的業(yè)務(wù)流程；五個角色是抽象出來的用戶分類，真實(shí)情況下并不一定會按照這樣的職能分配進(jìn)行管理，但流程大同小異：

在“合同管理員”角色完成“合同錄入”并審批通過后，即標(biāo)志著該合同正式生效——這是理想狀態(tài)下的流程：先立項(xiàng)，后簽合同。

而對于小額合同，可能根本就不需要立項(xiàng)申請和法務(wù)審核（直接使用模板合同）；或者是客戶選擇把立項(xiàng)工作放在線下。這樣的話，流程就變?yōu)橄聢D：

上面兩個流程比較粗略，接下來放大流程中兩處比較重要的細(xì)節(jié)：

1. 審批
2. 執(zhí)行

審批有兩個層面的意思，一是人工審批（由領(lǐng)導(dǎo)主觀意愿決定），二是系統(tǒng)控制（為需要控制的數(shù)據(jù)類型設(shè)置閾值）：

這里的外部系統(tǒng)不僅可以是供應(yīng)鏈系列的庫存系統(tǒng)，也可以是財務(wù)系列的預(yù)算系統(tǒng)，一個合同管理軟件有太多地方可以跟其他系統(tǒng)建立接口了，這里只是舉例。

把對調(diào)外部系統(tǒng)數(shù)據(jù)和審批流程放在一起是為了方便解釋“審批”，所以畫的不太科學(xué)哈（費(fèi)了半天勁，結(jié)果審批沒通過~

合同執(zhí)行包含：業(yè)務(wù)層面的執(zhí)行（項(xiàng)目進(jìn)度、收發(fā)貨進(jìn)度），財務(wù)層面的執(zhí)行（收付款進(jìn)度，開票進(jìn)度）：

這個圖畫的更簡單了，能看懂就好。意思就是在執(zhí)行環(huán)節(jié)，財務(wù)受業(yè)務(wù)（項(xiàng)目進(jìn)度）制約；前半部分是合同按時履行的處理方式；后半部分表示業(yè)務(wù)人員拖進(jìn)度時，財務(wù)可以對其進(jìn)行“催辦”。

先介紹這么多。

2. 功能清單

因?yàn)?ToB 項(xiàng)目大多都是分期完成的，很少會在系統(tǒng)設(shè)計之初就一次性列出功能清單，所以下表還是我第一次整理全部的功能……這才發(fā)現(xiàn) ToB 項(xiàng)目原來這么復(fù)雜，而且估計還有遺漏的地方，僅供參考吧。

“一二三級菜單”并不是準(zhǔn)確的菜單名，主要代表相應(yīng)的功能點(diǎn)。

3. 信息設(shè)計

產(chǎn)品信息設(shè)計主要是介紹每個頁面具體包含的內(nèi)容（文字、圖片、數(shù)據(jù)及類型等等）。作為回顧性總結(jié)，分別列出每個頁面內(nèi)容有些小題大作，所以本節(jié)只列出“合同錄入”時頁面包含的信息。

請忽略這個雞肋的 Excel 配色~

表格中有個名詞“會簽”可能不太常用，意思是：當(dāng)審批人無法決定時，可以拉一個人跟他一塊審批；另外還有，雖然涵蓋多個主體的合同也不太常見，但我們需要考慮到這種情況。

結(jié)語

利用三個工作日的下班時間整理完，歡迎批評和點(diǎn)贊！等我看完評論后再決定詳細(xì)介紹哪個模塊~

對了，本文沒有提到當(dāng)下比較熱門的“電子簽證”，因?yàn)檫@個功能相對比較獨(dú)立，對合同管理系統(tǒng)來說屬于錦上添花的部分，所以等后續(xù)有時間再介紹。（其實(shí)主要是因?yàn)槲疫€沒做過~

作者：產(chǎn)品路漫漫；微信公眾號：產(chǎn)品路漫漫

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