多項目同時進(jìn)行如何做好進(jìn)度管理?(多個項目進(jìn)度管理)
目前,許多企業(yè)都面臨著同時進(jìn)行多個項目的挑戰(zhàn)。相比單一項目管理,多項目管理更加困難,其中主要問題包括項目資源分配不均,多項目進(jìn)度監(jiān)控困難以及溝通協(xié)作的復(fù)雜性。雖然已經(jīng)有很多經(jīng)驗豐富的人分享了多項目管理的原則和方法論,但正如有人所說:“知道很多道理,卻依然過不好這一生”。
雖然我們可能掌握了必要的原則和方法論,但如何在團隊中實施和落地這些理念仍然是一個重大問題。下面將討論我們所認(rèn)為的多項目管理的10個關(guān)鍵點以及2個工具。
一、十大關(guān)鍵點的多項目管理:
1.明確且達(dá)成共識的項目目標(biāo):確保項目組所有成員都清楚理解項目目標(biāo),并達(dá)成共識,為項目實施提供明確的方向。
2.制定項目標(biāo)準(zhǔn)及流程:建立適當(dāng)?shù)捻椖繕?biāo)準(zhǔn)和流程,明確項目的管理規(guī)范和流程,確保項目按照規(guī)定的方式進(jìn)行。
3.合理的優(yōu)先級排序:根據(jù)項目的緊急程度、重要性和資源可用性,合理排序項目,以確保資源和時間的最佳利用。
4.有能力保障且有能力執(zhí)行的資源分配:合理分配項目所需的人力、物力、財力等資源,保障項目所需資源的充足性和可行性。
5.精細(xì)化的任務(wù)分解,任務(wù)責(zé)任到人:將項目任務(wù)細(xì)化為可管理的子任務(wù),并明確責(zé)任人,確保每個任務(wù)都有專人負(fù)責(zé),提高任務(wù)執(zhí)行效率。
6.每日檢查、每周檢查項目進(jìn)展和提交物:定期檢查項目進(jìn)展情況,及時發(fā)現(xiàn)和解決問題,確保項目進(jìn)展順利,并及時提交項目所需的成果物。
7.根據(jù)檢查情況調(diào)整任務(wù)目標(biāo)、資源、進(jìn)度,并修改計劃:根據(jù)項目進(jìn)展和檢查結(jié)果,進(jìn)行合理的調(diào)整和修改,確保項目目標(biāo)的可實現(xiàn)性和變更的及時性。
8.有效溝通:建立良好的溝通機制和渠道,確保項目組內(nèi)外的有效溝通,及時傳遞項目信息和解決問題,避免誤解和延誤。
9.激勵:通過合理激勵機制,激發(fā)項目組成員的積極性和創(chuàng)造力,提高工作效率和工作質(zhì)量。
10.工具化:采用合適的項目管理工具,如任務(wù)管理系統(tǒng)、進(jìn)度管理軟件等,提高項目管理效率和可視化程度。
二、2大工具
文中涉及的業(yè)務(wù)團隊的 項目管理、任務(wù)管理、OKR管理 均在工具 Worktile 完成
IT 團隊的目標(biāo)、項目進(jìn)度管理、 需求管理 、測試管理、效能管理測試通過 PingCode
1、明確且達(dá)成共識的項目目標(biāo)
確保每個工作項都是為實現(xiàn)明確的項目目標(biāo)做出貢獻(xiàn),這是非常重要的。沒有明確的目標(biāo),整個團隊就會變得無所適從,缺乏主觀能動性和積極性。為了解決目標(biāo)問題,特別是在創(chuàng)新項目中,我們可以使用一種被廣泛采用的方法,即OKR(目標(biāo)與關(guān)鍵結(jié)果)。通過使用OKR,不僅能公示目標(biāo),更重要的是可以激發(fā)每個人一起思考,團隊共同努力實現(xiàn)總體目標(biāo)。每個人都需要設(shè)定關(guān)鍵結(jié)果和增長點,以便為整個團隊的目標(biāo)做出貢獻(xiàn)。
2、制定項目標(biāo)準(zhǔn)及流程
多項目通常意味著有多個團隊的參與,這些團隊可能是相互獨立的,也可能存在跨團隊合作。在這種情況下,標(biāo)準(zhǔn)化和流程化的實施可以使不同團隊能夠按照統(tǒng)一的規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工作,從而減少團隊之間的沖突,實現(xiàn)員工之間的默契配合。舉個例子來說,當(dāng)用戶端反饋一個小需求時,如何將這個需求傳遞給不同的團隊,并最終被產(chǎn)品采納并上線作為新功能,這其實是公司內(nèi)部運營的一個小流程。然而,這個小小流程的標(biāo)準(zhǔn)化與非標(biāo)準(zhǔn)化所帶來的差異是非常巨大的。
例如,在沒有標(biāo)準(zhǔn)流程的情況下,如果需要反饋需求,你可能需要詢問不同的人。你還不確定是否完成了評審、項目的開發(fā)進(jìn)度如何。這種信息不對稱會浪費很多時間。然而,如果有一個標(biāo)準(zhǔn)化的流程,所有的需求都可以統(tǒng)一提交到一個地方,并且有專門的團隊負(fù)責(zé)處理,開發(fā)進(jìn)度可以通過系統(tǒng)實時查看,并設(shè)有超時提醒功能。即使是緊急需求,也有特定的通道可以迅速處理。所有的事情都會按部就班地進(jìn)行,不需要浪費時間去找人、等人等。
3、合理的優(yōu)先級排序
合理的資源分配可以通過優(yōu)先級排序來實現(xiàn),這樣可以將更多的注意力放在重要和緊急的項目上。大家都知道這一點,所以我不打算過多展開。在這里,我想主要推薦一種優(yōu)先級排序方法,它是通過創(chuàng)建項目價值分析標(biāo)準(zhǔn)來實現(xiàn)的。當(dāng)然,具體的標(biāo)準(zhǔn)可以根據(jù)企業(yè)的特點進(jìn)行調(diào)整。
4、有能力保障且有能力執(zhí)行的資源分配
并非所有資源都能夠有效投入,這是項目風(fēng)險的一個重要原因。此外,公司的資源是有限的,包括人力、財力和硬件設(shè)備等,無法同時為所有項目提供支持。在多項目并行進(jìn)行時,當(dāng)資源充裕時,通常會在幾個項目之間相互調(diào)用,并通過與公司的協(xié)調(diào)來解決特殊資源需求;而在資源緊張的情況下,應(yīng)先制定多項目進(jìn)度計劃,梳理內(nèi)外部資源情況分析,并根據(jù)每個項目不同的階段和需求,匹配適合的人力資源模型。
5、精細(xì)化的任務(wù)分解,任務(wù)責(zé)任到人
在我們團隊的項目執(zhí)行中,第一步是確立與目標(biāo)關(guān)鍵結(jié)果相對應(yīng)的項目。由于目標(biāo)的復(fù)雜程度各不相同,一個關(guān)鍵結(jié)果可能需要對應(yīng)多個項目。對應(yīng)關(guān)鍵結(jié)果的最大價值在于讓團隊始終清楚地了解目標(biāo)所在。
為了便于風(fēng)險評估并盡量減少不可控因素,項目可以通過精細(xì)化任務(wù)分解進(jìn)行逐級拆解。這意味著將項目的所有任務(wù)細(xì)分到不可再分的程度,以確保每個任務(wù)的粒度足夠小。隨后,可以根據(jù)任務(wù)的優(yōu)先級來安排任務(wù)的時間表。
在執(zhí)行重大項目時,通常我們會采取任務(wù)責(zé)任到人的方式。我們可以利用工具如Worktile,將項目工作逐層分解,從項目目標(biāo)開始由上至下拆解,直至每項工作都能明確工期和成本,并為每個任務(wù)指定唯一負(fù)責(zé)人(唯一負(fù)責(zé)人的設(shè)置可以防止個別員工的消極怠工)。對于一些暫時無法確定的工作或難以分配給唯一負(fù)責(zé)人的情況,可以暫時將其分解到可估算的程度,并為該工作指定一個具有團隊意識或領(lǐng)導(dǎo)能力較好的主導(dǎo)人員,以確保工作有序推進(jìn)。
通常情況下,我們只會設(shè)定整個項目的完成時間,或者最多規(guī)定幾個關(guān)鍵節(jié)點作為里程碑,因為項目執(zhí)行過程常常錯綜復(fù)雜。為了最大限度地減少項目延期風(fēng)險,在項目執(zhí)行過程中,我們可以為每個任務(wù)設(shè)定明確的截止時間。這樣一方面可以及時了解項目進(jìn)度,評估項目風(fēng)險;另一方面,對于一些無法確定完成時間的任務(wù),可以重點關(guān)注推進(jìn),集中精力解決無法控制的任務(wù),以避免項目延期。
6、每日檢查、每周檢查項目進(jìn)展和提交物
一個優(yōu)秀的工具可以幫助你節(jié)省大量的開會時間,在這個環(huán)節(jié)中發(fā)揮作用。因為你不必每天都花費半個小時開會,即使沒有緊急事項。你可以隨時通過查看每個人的任務(wù)進(jìn)展、交付物以及項目成員遇到的問題,來了解情況。
7、根據(jù)檢查情況調(diào)整任務(wù)目標(biāo)、資源、進(jìn)度,并修改計劃
8、有效溝通
確保每個人理解自己的任務(wù)和目標(biāo)非常重要。以下是一些可靠的方法:
聽取參與者的想法和理解:與各個參與者進(jìn)行交流,了解他們對任務(wù)的想法和理解。通過傾聽他們的觀點和意見,可以更好地理解他們在任務(wù)中的角色和期望。
進(jìn)行過程跟進(jìn):對于任務(wù)的不同階段,進(jìn)行適時的跟進(jìn)和審核。例如,在制定計劃或進(jìn)行活動的初期階段,進(jìn)行一次審核,及時糾正問題,避免時間浪費和偏離方向的情況發(fā)生。
選擇適當(dāng)?shù)臏贤üぞ撸哼x擇適合團隊成員之間溝通的工具非常重要。微信、電話等工具無法保證所有重要信息都有記錄,這樣可能導(dǎo)致信息不透明或產(chǎn)生爭議。因此,建議選擇能全面描述任務(wù)信息、關(guān)聯(lián)任務(wù)背景以及保留討論記錄的工具。通過這樣的方式,新加入的成員可以從工具中獲取80%的任務(wù)相關(guān)信息,并能找到相關(guān)人員進(jìn)行咨詢。這樣做可以有效提高信息的透明度和團隊的協(xié)作效率。
9、激勵
許多領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)管理者都喜歡這句話:“又要馬兒跑又要馬兒不吃草”。當(dāng)然,大多數(shù)老板都希望以最低的成本獲得最大的收益。但是,低成本也是有限度的。對于員工來說,適當(dāng)?shù)募钍欠浅1匾?。特別是與目標(biāo)相關(guān)的激勵機制。如果只有目標(biāo)而沒有激勵,那么目標(biāo)的完成與否或者完成質(zhì)量都與員工沒有關(guān)系。大多數(shù)員工只關(guān)心與自身利益相關(guān)的工作或任務(wù)完成情況。因此,針對目標(biāo)的激勵至關(guān)重要。至于如何建立激勵機制,這是因人而異的,每個人都有不同的見解。我并非專業(yè)人士,所以就不再深入討論了。不過,我認(rèn)為可以參考馬斯洛的需求層次理論來制定激勵措施。
除了滿足員工的基本的生理和安全需求,如工資福利,還需要讓員工感到歸屬并且有機會成長。這種成長并不一定要求員工閱讀書籍,而是指員工能夠不斷提升自己的工作技能和知識。在企業(yè)或團隊中,從目標(biāo)設(shè)定到項目執(zhí)行再到成員激勵,這三者是獨立進(jìn)行的同時也相互影響,以確保企業(yè)或團隊的良性運轉(zhuǎn)。
10、工具化
在前面我們已經(jīng)提到了工具化的價值,那么在進(jìn)行工具化的過程中,我們應(yīng)該選擇哪個項目管理工具更好呢?針對多項目管理的需求,一個良好的多項目管理系統(tǒng)至少需要具備以下幾點功能:
項目群總覽:工具必須能夠?qū)崿F(xiàn)項目群的總覽,方便直觀地查看整個公司有哪些項目,了解項目的進(jìn)度情況,并隨時監(jiān)控進(jìn)度風(fēng)險。
自定義工作流:每個團隊、每種業(yè)務(wù)可能都有不同的工作流程,我們不能要求所有團隊都遵循同一個流程規(guī)則。因此,工具需要支持自定義工作流,以適應(yīng)不同團隊的需求。
精細(xì)化任務(wù)分解和責(zé)任分配:工具應(yīng)該能夠進(jìn)行精細(xì)化的任務(wù)分解,將工作任務(wù)細(xì)分到具體的責(zé)任人,確保每個人都清楚自己的任務(wù)。
進(jìn)度情況查看:工具應(yīng)該能夠隨時查看目標(biāo)和項目的進(jìn)度情況,及時了解項目的完成情況和延遲情況。
資源管理:工具應(yīng)該能夠?qū)椖克璧馁Y源進(jìn)行管理,包括人力資源、物資資源等,確保資源的合理分配和利用。
根據(jù)以上要求,選擇一個能夠滿足上述功能的項目管理工具,可以更好地支持多項目管理的過程。
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