開(kāi)宗明義，在這篇文章里我將結(jié)合個(gè)人 10 年來(lái)的工作和生活經(jīng)歷，從場(chǎng)景、方法、工具 3 個(gè)維度分享我對(duì)時(shí)間管理的實(shí)踐和思考。并在最后試著撥開(kāi)迷霧，找到時(shí)間管理的終極法門(mén)。

文章較長(zhǎng)，近 1 萬(wàn)字，謹(jǐn)慎閱讀。

場(chǎng)景：解決什么問(wèn)題？

英文維基百科這樣定義時(shí)間管理：時(shí)間管理是通過(guò)計(jì)劃和有意識(shí)地控制在特定活動(dòng)上的時(shí)間花費(fèi)以提升效率的一個(gè)過(guò)程。

這個(gè)定義有點(diǎn)抽象，也比我們一般語(yǔ)境下的范疇更寬泛一些。

我們放到具體場(chǎng)景中來(lái)看，要處理的事情無(wú)非工作、生活兩塊；而時(shí)間管理工具能幫我們解決的問(wèn)題也是兩塊：一是提醒（不要忘記做某件事），二是計(jì)劃（把粗粒度事件拆分成一組可執(zhí)行事件）。

要說(shuō)明一點(diǎn)，學(xué)生的學(xué)業(yè)活動(dòng)從性質(zhì)上應(yīng)劃歸到「工作」場(chǎng)景；其他學(xué)習(xí)活動(dòng)，如職場(chǎng)人士業(yè)余時(shí)間的提升充電，則屬于「生活」場(chǎng)景。

掌握這些工具，你也能高效時(shí)間管理（掌握這些工具,你也能高效時(shí)間管理英語(yǔ)）

時(shí)間管理需求場(chǎng)景

把時(shí)間管理工具的使用場(chǎng)景、及其提供的功能價(jià)值交叉，可以得到一個(gè)矩陣（如上圖）。

我在這張圖上標(biāo)記了兩塊區(qū)域，分別對(duì)應(yīng)「生活提醒」與「工作計(jì)劃」，代表我對(duì)時(shí)間管理工具適用場(chǎng)景的觀察結(jié)論：對(duì)于生活事務(wù)，提醒比較重要；而對(duì)于工作事務(wù)，計(jì)劃梳理更重要。

工作事務(wù)與生活事務(wù)不同，往往存在強(qiáng)烈的外部壓力。

工作不按時(shí)完成，老板、同事一定會(huì)不停督促你，甚至拿釘釘這樣的變態(tài)工具滴滴你。

此外，就算沒(méi)有 996 的福報(bào)，我們多數(shù)時(shí)間也都處于工作狀態(tài)。結(jié)果就是在外界壓力和大量時(shí)間投入的雙重加持下，實(shí)際上我們很少會(huì)忘記做一件工作上的事情。

所以在我看來(lái)，提醒功能在工作場(chǎng)景下能提供的價(jià)值是很有限的。

工作事務(wù)，更需要工具輔助的地方在于記錄和梳理工作思路。

生活事務(wù)恰恰相反，一沒(méi)外界壓力，二缺少時(shí)間精力投入，以致很容易遺忘和拖延，因此生活事務(wù)更需要提醒。

可以想象一下：你是更容易忘記老板交辦的一項(xiàng)工作任務(wù)，還是更容易忘記女朋友的生日？

生活事務(wù)與工作事務(wù)的另一個(gè)顯著差異在于，生活事務(wù)一般顆粒度更小、可執(zhí)行性更強(qiáng)。

這意味著生活事務(wù)多數(shù)不需要做進(jìn)一步拆分，本身就是一件可以直接執(zhí)行的事情。比如：每月還信用卡、周五跟朋友看電影，諸如此類(lèi)，簡(jiǎn)單錄入一條提醒即可滿足需求。

工作事務(wù)不同，往往不具備直接執(zhí)行的條件，且職業(yè)層級(jí)越高越是如此。

但即便是職場(chǎng)基礎(chǔ)崗位，每天的工作任務(wù)也很少有顆粒度小到可以直接無(wú)腦執(zhí)行的。

可能的任務(wù)類(lèi)似這樣「完成下周封面文章選題」、或「開(kāi)發(fā)某功能模塊」。把這個(gè)顆粒度的事件錄入任務(wù)清單，3 天后做完了打個(gè)勾，我不覺(jué)得對(duì)工作效率提升或個(gè)人職業(yè)發(fā)展有任何實(shí)質(zhì)性的幫助。

通過(guò)搜集信息、分析可行路徑并尋找最優(yōu)解、進(jìn)而把粗顆粒度任務(wù)拆分成具體可執(zhí)行動(dòng)作這一系列過(guò)程，才是高效完成工作的關(guān)鍵。

總而言之，在工作場(chǎng)景中，我們需要的是能輔助我們思考并尋找任務(wù)最優(yōu)可執(zhí)行路徑的工具；在生活場(chǎng)景中，我們需要的則是一個(gè)簡(jiǎn)單易用的提醒工具。

方法：GTD、番茄、Time-boxing、四象限

聊完不同場(chǎng)景下對(duì)時(shí)間管理工具的需求差異，我們?cè)賮?lái)探討一下比較流行的時(shí)間管理方法。

GTD 工作法

先說(shuō) GTD（Getting Things Done），我個(gè)人認(rèn)為 GTD 是讓一個(gè)人獲得效率提升幻覺(jué)的最佳方法，它最突出的優(yōu)勢(shì)是把簡(jiǎn)單的事情復(fù)雜化。

根據(jù)官方定義，完整的 GTD 方法包含收集、厘清、組織、回顧、執(zhí)行 5 個(gè)環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)又包含進(jìn)一步的細(xì)分流程或原則。

我自己曾多次嘗試過(guò)使用 GTD 方法，但每一次都鎩羽而歸，伴隨著強(qiáng)烈的自我厭棄情緒。我絕對(duì)不是個(gè)例，你隨便去網(wǎng)絡(luò)上搜索看看，幾乎每篇有關(guān)于 GTD 理論及相關(guān)工具的文章都會(huì)有人留言，講述自己無(wú)法堅(jiān)持使用的經(jīng)歷。

復(fù)雜本身并不是什么問(wèn)題，但 GTD 的問(wèn)題在于你學(xué)習(xí)、實(shí)踐這套復(fù)雜理論要花 10 分成本，但它帶給你的收益可能只有 1 分，完全是得不償失的。

具體來(lái)說(shuō)，GTD 方法最致命的缺陷在于其冗長(zhǎng)的流程設(shè)計(jì)消耗了使用者過(guò)多心智。

《自控力》書(shū)中講到過(guò)，我們每個(gè)人的自控力就像肌肉一樣有極限。你的每一個(gè)決定，無(wú)論多小，都會(huì)帶來(lái)自控力的損耗。所以提高自控力的一個(gè)小竅門(mén)是盡量避免在無(wú)謂的小事情上做決定。

扎克伯格、喬布斯常年穿同樣的衣服，巴菲特每天早上固定去麥當(dāng)勞買(mǎi)一份早餐，背后都有類(lèi)似的考量。

但 GTD 方法的流程設(shè)計(jì)中存在大量需要你做決定的地方，以第二步「厘清」為例，官方定義你應(yīng)該這么做：

這是個(gè)可執(zhí)行的事件么？如果是，請(qǐng)決定下一個(gè)動(dòng)作或項(xiàng)目（如果需多個(gè)動(dòng)作即為一個(gè)項(xiàng)目）；如果不是，請(qǐng)確定它應(yīng)歸為參考資料、日后可能要處理或者垃圾箱。

對(duì)了，在這個(gè)步驟里你還要記住著名的「兩分鐘原則」，即任何事情如果花的時(shí)間少于兩分鐘，那么馬上就去做。也就是說(shuō)，任何一件事情，你都需要考慮一下它是否能在兩分鐘內(nèi)完成。

依照 GTD 理論，你放到收集箱的每一條記錄都要走一邊這個(gè)問(wèn)詢(xún)流程，難以想象這到底會(huì)消耗多少無(wú)謂的精力。

我相信這也是很多人嘗試一下 GTD 就很快放棄的原因：本想借助 GTD 方法來(lái)提升自己的自控能力，結(jié)果 GTD 不僅沒(méi)能有所助益，反倒更快的消耗了一個(gè)人的自控力。

這就是我對(duì)于 GTD 的看法，或許略有偏激，但至少可以毫不夸張的說(shuō)對(duì)絕大多數(shù)人來(lái)講，GTD 是個(gè)非常差勁的時(shí)間管理方法。此外，一個(gè)側(cè)面佐證是，以 GTD 在時(shí)間管理領(lǐng)域的強(qiáng)勢(shì)地位，居然從沒(méi)聽(tīng)過(guò)哪位商業(yè)領(lǐng)袖使用、推崇該方法，也很能說(shuō)明問(wèn)題。

番茄工作法

番茄工作法可能是除 GTD 之外流行最廣泛的一種時(shí)間管理方法了。該工作法的提出者用 45 頁(yè)的篇幅詳細(xì)描述了這個(gè)方法，順便說(shuō)一句，GTD 方法的官方指南是 352 頁(yè)。

45 頁(yè)似乎也很繁瑣，但實(shí)際上番茄工作法在實(shí)操層面并不復(fù)雜，簡(jiǎn)單總結(jié)一下：

以每 25 分鐘為一個(gè)番茄時(shí)間，作為一個(gè)不可分割的工作單元
番茄時(shí)間不能被中斷（如果中斷就廢棄掉重新開(kāi)始）
每個(gè)番茄時(shí)間后，短休息 3~5 分鐘
每 4 個(gè)番茄時(shí)間后，長(zhǎng)休息 15~30 分鐘

上述是番茄工作法的主體部分，完整的方法還包含一份當(dāng)天的待辦事項(xiàng)表、全部待處理事項(xiàng)表、和回顧記錄表。

依據(jù)官方指南，番茄工作法建立在三條基本前提下：

一是以一種非常規(guī)的看待時(shí)間的方式有助于緩解焦慮，進(jìn)而提升個(gè)人的工作效率。

這就是為何番茄工作法會(huì)規(guī)避傳統(tǒng)的時(shí)間表達(dá)方式，例如用「2 個(gè)番茄時(shí)間」而非「1 個(gè)小時(shí)」去衡量一項(xiàng)事務(wù)所需時(shí)間。順便說(shuō)一句，不少市面上的番茄鐘 App 會(huì)在番茄時(shí)間后再備注一個(gè)實(shí)際時(shí)間，這跟番茄工作法的原意完全是背道而馳。

二是番茄工作法認(rèn)為保持專(zhuān)注和清晰的思維有助于提升效率。

有趣的是第三條，我把原文翻譯如下：

簡(jiǎn)單易用、非侵入式的工具可以降低采用該工作法的難度，有助于堅(jiān)持使用并將精力集中在要完成的具體事情上。許多時(shí)間管理方法之所以失敗，就是因?yàn)橄鄬?duì)于任務(wù)自身的復(fù)雜度，這些方法用起來(lái)更復(fù)雜。

我覺(jué)得最后這句完全就是在影射 GTD。

番茄工作法的基礎(chǔ)理念我認(rèn)為是很好的，但完整的番茄工作法就比較冗余了，犯了與 GTD 一樣的毛?。m然程度上輕很多）。

完整的番茄工作法除了志在提升個(gè)人的專(zhuān)注力，還花費(fèi)了大量篇幅去試圖幫助人們更好的估算事務(wù)所需時(shí)間、更好的安排計(jì)劃，進(jìn)而達(dá)成更長(zhǎng)遠(yuǎn)宏大的人生目標(biāo)。我個(gè)人認(rèn)為這部分沒(méi)什么實(shí)際效用，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了一個(gè)工具的價(jià)值范疇。

我猜測(cè)正是因?yàn)榉压ぷ鞣ㄕ嬲A的部分比較簡(jiǎn)單、純粹，不足以承載足夠大的商業(yè)價(jià)值，才不得不畫(huà)蛇添足來(lái)這么一下子。畢竟無(wú)論番茄工作法還是 GTD 理念提出者的背后，都是純粹的商業(yè)公司。

番茄工作法的核心價(jià)值在于提升專(zhuān)注力。

但可惜多數(shù)人用的壓根不是番茄工作法，而僅僅是一個(gè)番茄鐘（番茄鐘是番茄工作法的一個(gè)輔助工具，用于分割出一個(gè)個(gè)時(shí)間塊）。

如何保證在一個(gè)番茄單位內(nèi) 100% 專(zhuān)注、如何屏蔽內(nèi)部和外部的干擾是番茄工作法的精華。官方指南對(duì)此有詳盡的闡述，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，對(duì)內(nèi)部干擾（即個(gè)人分心，如忽然想刷會(huì)微博、抽根煙之類(lèi)）可以延遲處理，以提升專(zhuān)注能力；對(duì)外部干擾（如同事交流、手機(jī)來(lái)電等）則應(yīng)設(shè)法化被動(dòng)為主動(dòng)，學(xué)會(huì)如何讓別人適應(yīng)你的工作節(jié)奏。

考慮到國(guó)內(nèi)職場(chǎng)文化的實(shí)際情況，番茄工作法對(duì)多數(shù)職場(chǎng)人士來(lái)說(shuō)可能很難實(shí)施。學(xué)生、自由工作者等時(shí)間自主性較強(qiáng)的人群，可以嘗試該工作法提升專(zhuān)注力。

但在此之前，我強(qiáng)烈建議所有對(duì)番茄工作法感興趣的朋友讀一讀官方指南的 2.1 和 2.2 小節(jié)（僅 8 頁(yè)的篇幅，分別包含了基礎(chǔ)操作和如何抗干擾的具體建議）。

番茄工作法關(guān)于如何對(duì)抗外部干擾的理念，與我在職場(chǎng)，尤其走上管理崗位后，習(xí)得的一條經(jīng)驗(yàn)非常契合：不要被事情推著走，要學(xué)會(huì)如何推著事情走。

不然你遲早淹沒(méi)在做不完的事情里，且產(chǎn)出低效。

用一個(gè)詞可以精準(zhǔn)的描述這種行為：瞎忙。

Time-boxing 工作法

Time-boxing，或者 Time Blocking，作為一個(gè)時(shí)間管理方法，知名度遠(yuǎn)遜于 GTD 和番茄工作法，不知名到甚至沒(méi)有一個(gè)比較通用的中文翻譯。

但它本身的實(shí)際影響力很大，并不局限于個(gè)人時(shí)間管理領(lǐng)域（實(shí)際上這是個(gè)從軟件工程領(lǐng)域衍生出的理論）。番茄工作法在其官方指南中就明確說(shuō)明，番茄的主要靈感來(lái)源之一便是 Time-boxing。

作為時(shí)間管理方法的 Time-boxing，不像 GTD 和番茄一樣有一套完整體系（甚至官方指南），一句話就可以講清楚：

Time-boxing 工作法要求為計(jì)劃事項(xiàng)預(yù)分配固定的時(shí)間段（即 timebox），并在 timebox 限定時(shí)間內(nèi)完成計(jì)劃事項(xiàng)。

乍一看似乎沒(méi)什么實(shí)際內(nèi)容，不就是在日歷上為事件設(shè)置個(gè)起始、結(jié)束時(shí)間么？

確實(shí)，Time-boxing 工作法跟 GTD 或番茄比起來(lái)顯得很「簡(jiǎn)陋」，遠(yuǎn)不如后兩者那樣有震懾力。尤其 GTD，其龐大的架構(gòu)讓人一見(jiàn)就「不明覺(jué)厲」，潛意識(shí)忍不住就有一種「這東西看起來(lái)這么厲害，我用了肯定能開(kāi)掛」的幻覺(jué)。

反觀 Time-boxing，簡(jiǎn)直配不上「工作法」這個(gè)后綴。

但正所謂「重劍無(wú)鋒、大巧不工」，Time-boxing 舍棄了冗繁的無(wú)謂枝節(jié)，僅保留了一條核心規(guī)則：在限定時(shí)間內(nèi)完成計(jì)劃事項(xiàng)。

也即是說(shuō)，為事件設(shè)置起始、結(jié)束時(shí)間不是關(guān)鍵，能不能在這個(gè)劃定好的時(shí)間塊內(nèi)完成工作才是關(guān)鍵。

Timebox 的理念最初從項(xiàng)目管理中衍生而來(lái)，本質(zhì)上講的是這么一個(gè)道理：如果你在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完不成一項(xiàng)工作，比起花更多時(shí)間繼續(xù)去做這件事，你更應(yīng)該設(shè)法減輕工作量以保證在既定時(shí)間內(nèi)完成。

也即精益軟件開(kāi)發(fā)提出者 Mary Poppendieck 所言：

Timebox – don't scopebox。

這是一條極其深刻的智慧，毫不夸張的說(shuō)，從制造業(yè)到互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)在內(nèi)的諸多領(lǐng)域都有它的影子。如我們常聽(tīng)到的精益生產(chǎn)、敏捷開(kāi)發(fā)、產(chǎn)品迭代等等。

程序員屆有一句被奉為圭臬的話：First you make it work. Then make it better.（先完成，再做優(yōu)化）。Facebook 最知名的一條公司文化 Done is Better than Perfect（完成比完美重要），講的都是同樣的道理。

完全按 Time-boxing 的方式工作，等于是給每件事劃定了一條 Deadline。通過(guò)強(qiáng)制自己在 Deadline 前完成工作，效率提升自然水到渠成。

Time-boxing 工作法據(jù)稱(chēng)是硅谷鋼鐵俠 Elon Musk、微軟創(chuàng)始人 Bill Gates 所使用的時(shí)間管理方式，但我沒(méi)能找到直接的訪談?dòng)涗洝?/p>

我能找到的關(guān)于 Musk 使用 Time-boxing 工作法最相關(guān)的一條消息，是他的助理曾講到過(guò) Musk 的日程安排是細(xì)化到以 5 分鐘為單位的，僅此而已。

不過(guò)無(wú)論 Elon Musk 或者 Bill Gates 是否直接表達(dá)過(guò)自己使用了 Time-boxing 工作法，都無(wú)損這個(gè)工作法所包含的核心價(jià)值。我個(gè)人更傾向于認(rèn)為許多日程嚴(yán)謹(jǐn)?shù)纳虡I(yè)領(lǐng)袖實(shí)際上踐行了 Time-boxing 工作法，只不過(guò)并不確切知道這么一個(gè)名字罷了。

吹了這么多 Time-boxing 的彩虹屁，似乎這是個(gè)完美的工作法。其實(shí)不然，關(guān)于 Time-boxing 的局限我們后文再談。

四象限

四象限工作法，又稱(chēng)艾森豪威爾法則，據(jù)傳是美國(guó)前總統(tǒng) Dwight D. Eisenhower 的日常守則。

四象限工作法本身也不復(fù)雜，先把所有事情通過(guò)是否緊急、是否重要兩個(gè)維度分成 4 部分：

掌握這些工具，你也能高效時(shí)間管理（掌握這些工具,你也能高效時(shí)間管理英語(yǔ)）

四象限工作法圖例

然后再依據(jù)事件所屬象限按如下規(guī)則處理：

重要且緊急的事情：立即親自動(dòng)手完成，如：突發(fā)危急事件、臨近截止日期事件；
重要不緊急的事情：設(shè)定完成日期并親自完成，如：鍛煉身體、擬定規(guī)劃等；
不重要但緊急的事情：委托他人代辦，如：無(wú)關(guān)緊要的電話、會(huì)議；
不重要不緊急的事情：移除不做，如：刷劇、玩游戲。

四象限工作法因?yàn)楹?jiǎn)單易懂，在時(shí)間管理里也是接受度很高的一個(gè)方法。

但我認(rèn)為四象限工作法存在兩個(gè)明顯缺陷。

一是衡量一件事情應(yīng)該歸屬于哪個(gè)象限并不像看起來(lái)那么容易，而這個(gè)權(quán)衡的過(guò)程會(huì)帶來(lái)額外的精力耗散。正如我們前文所提到過(guò)的，無(wú)論多小的決定都會(huì)占用我們的自控力。

二是對(duì)多數(shù)普通人來(lái)講，執(zhí)行有困難。

四象限工作法要求個(gè)人只處理重要的事情，不重要的要么不做、要么委托他人處理?？偨y(tǒng)當(dāng)然可以委托他人處理事情，但普通人總還是要親力親為的。此外，四象限工作法對(duì)娛樂(lè)活動(dòng)也太過(guò)苛刻，我認(rèn)為完全不具有可行性。

我的看法，四象限工作法的源頭思路很有價(jià)值，但這個(gè)工作法本身很有扯虎皮的嫌疑。沒(méi)有任何直接證據(jù)證明艾森豪威爾使用過(guò)該法則，甚至在細(xì)節(jié)上跟艾森豪威爾的原話就存在沖突。艾總統(tǒng)原話是這么說(shuō)的：

我有兩類(lèi)問(wèn)題，緊急的和重要的；緊急的都不重要，重要的也從不緊急。

換句話說(shuō)，在艾森豪威爾看來(lái)，壓根就不存在緊急且重要的事情。

這句格言的原意是想說(shuō)不要被眼前的事情占據(jù)過(guò)多精力，而應(yīng)該多關(guān)注那些看似不緊急但卻能給人帶來(lái)真正長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值的東西。比如：讀書(shū)、鍛煉身體。

總而言之，我認(rèn)為「關(guān)注重要的而非眼前的事情」這個(gè)思路非常有價(jià)值，但并不認(rèn)為四象限工作法能在時(shí)間管理上給我們提供多大幫助。

工具：清單、日程，以及筆記

接下來(lái)我們結(jié)合場(chǎng)景，具體看看市面主流的一些時(shí)間管理工具的產(chǎn)品形態(tài)。

目前市面上的主流工具以清單類(lèi)和日程類(lèi)為主，部分會(huì)集成如番茄鐘、四象限之類(lèi)的功能。關(guān)于番茄鐘、四象限、Time-boxing 我們前文已經(jīng)有比較詳盡的分析，這部分我們主要關(guān)注清單、日程在產(chǎn)品形態(tài)上的差異。

筆記似乎不常被歸入時(shí)間管理的范疇，但我們文章第一部分探討過(guò)「在工作場(chǎng)景中，我們需要的是能輔助我們思考并尋找任務(wù)最優(yōu)可執(zhí)行路徑的工具」，筆記天生適用于這個(gè)需求。

而且根據(jù)個(gè)人經(jīng)驗(yàn)和觀察，在工作場(chǎng)景下筆記也的確是使用最為廣泛的時(shí)間管理工具。

清單與日程

清單和日程其實(shí)并不是兩個(gè)很容易區(qū)分的概念，它們的主要區(qū)別僅僅體現(xiàn)在對(duì)事件的不同組織形式上：清單以事務(wù)為導(dǎo)向，日程以時(shí)間為導(dǎo)向。

以清單為主的產(chǎn)品形態(tài)，隱含的關(guān)注點(diǎn)在「我有什么事情要做」。

而以日程為主的產(chǎn)品形態(tài)，關(guān)注點(diǎn)則在「在特定時(shí)間段內(nèi)我要做什么事情」。

清單最大的優(yōu)點(diǎn)在于簡(jiǎn)單易用，便于隨手記錄。因?yàn)殛P(guān)注點(diǎn)在「有什么事情要做」，那么「什么時(shí)間做」就不是一個(gè)必選項(xiàng)，只用記錄下事情內(nèi)容即可。

但清單的缺點(diǎn)也在于此，缺少全局的「時(shí)間感」和控制感。你沒(méi)法掃一眼就搞清楚接下來(lái)哪天有空、哪天要做哪些事情。而且往往今天要做的，跟半年后才需要做的事情堆疊在一起，直覺(jué)上很容易給人一種事情永遠(yuǎn)做不完的挫敗感。

日程正相反，以時(shí)間維度組織事件，好處是什么時(shí)間做什么事情一目了然。缺點(diǎn)是維護(hù)起來(lái)太麻煩，失去了清單的靈活性。

拿 iOS 自帶的日歷 App 來(lái)說(shuō)，它強(qiáng)制要求你把所有的事項(xiàng)切分成一個(gè)精確的時(shí)間段，如：每周五下午 4:00 ~ 5:00 撰寫(xiě)周報(bào)。

乍一看似乎沒(méi)啥問(wèn)題，實(shí)際用起來(lái)就會(huì)比較麻煩。因?yàn)槟惚仨毎验_(kāi)始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間精確地設(shè)置好。但很多事兒又沒(méi)法估計(jì)要多久，比如去銀行辦點(diǎn)事，也許運(yùn)氣好 5 分鐘辦完了，但也可能等了倆小時(shí)還沒(méi)輪到。諸如此類(lèi)的事情，在普通人的工作、生活中幾乎是難以避免的。

如果你足夠敏感，應(yīng)該已經(jīng)發(fā)現(xiàn)日程似乎能很好的作為我們前文聊到的 Time-boxing 工作法的承載形式。

確實(shí)如此，不過(guò)我們前文也提到過(guò)，雖然 Time-boxing 工作法所折射的時(shí)間管理理念是非常有價(jià)值的，但也有其局限性。

首先，并非所有事務(wù)都適用 Time-boxing 所強(qiáng)調(diào)的「在特定時(shí)間完成特定事情」規(guī)則。很多事情的完成時(shí)間客觀上不取決于我們自己，比如你去銀行或政府機(jī)構(gòu)辦事，又比如你跟老板開(kāi)一個(gè)臨時(shí)的討論會(huì)。

這是個(gè)很讓人無(wú)奈的現(xiàn)象，層級(jí)越高、占有資源越多的人越會(huì)擁有更多的時(shí)間支配主動(dòng)權(quán)，越是底層勞動(dòng)者就越難掌控自己的時(shí)間。

背后既有認(rèn)知的局限性，也有客觀存在的外界環(huán)境因素。

Time-boxing 局限性的另一方面在于，過(guò)于嚴(yán)苛的時(shí)間分塊并不適合所有人（實(shí)際上這也是基于 Time-boxing 基礎(chǔ)構(gòu)建的番茄工作法的一個(gè)缺陷）。

一個(gè) timebox 或番茄時(shí)間結(jié)束時(shí)，可能正趕上你狀態(tài)奇佳的時(shí)候（也即心理學(xué)所說(shuō)的「心流」），多數(shù)人此時(shí)都不愿打斷這個(gè)良好的狀態(tài)。

關(guān)于這一點(diǎn)有一個(gè)很有說(shuō)服力的案例，來(lái)自字節(jié)跳動(dòng)（今日頭條、抖音母公司）的創(chuàng)始人張一鳴。

業(yè)界給張一鳴本人最多的評(píng)價(jià)標(biāo)簽，是克制、理性、機(jī)器人這些詞匯。但即便是這樣一個(gè)人，也沒(méi)能從精確日程中受益?！度宋铩冯s志對(duì)張一鳴的一篇訪談文章中曾提到過(guò)：

他試過(guò)將一天的時(shí)間切割成小塊，精準(zhǔn)地去完成時(shí)間表中的每一項(xiàng)計(jì)劃。經(jīng)過(guò)反復(fù)實(shí)驗(yàn)，他發(fā)現(xiàn)這樣做的效果不佳，「我覺(jué)得更大的效率來(lái)自于重要事情上做得好，而不是在處處做得好，管理精力比管理時(shí)間更重要」。

所以如果你無(wú)法接受使用日程工具精密的管理自己的時(shí)間，大可不必沮喪。比起實(shí)際的效率提升，精密日程帶給你的可能更多是一種藉由儀式感所帶來(lái)的「高效」幻覺(jué)。

這就像很多人使用待辦清單，打勾上癮。甚至事情都已經(jīng)處理完了，還要補(bǔ)錄一條待辦打上勾。這時(shí) App 再識(shí)趣的來(lái)上一句「今天完成了 9 條任務(wù)，同比提升 20%，環(huán)比提升 35%」，就更難免覺(jué)得自己效率爆表了。

可任務(wù)內(nèi)容天差地遠(yuǎn)，工作量甚至完全不在一個(gè)量級(jí)上，這樣的統(tǒng)計(jì)能有什么意義？

都是幻覺(jué)。

筆記

對(duì)時(shí)間管理而言，如果你單純把著眼點(diǎn)放在「時(shí)間」上，那筆記顯然不是一個(gè)合格工具。

但如果你透過(guò)個(gè)人時(shí)間管理，看見(jiàn)其「效率提升」這個(gè)本質(zhì)目的（尤其在工作場(chǎng)景下），那么筆記軟件就是當(dāng)之無(wú)愧的無(wú)冕之王。

從個(gè)人經(jīng)驗(yàn)上，我做過(guò) 4 年研發(fā)工程師，6 年產(chǎn)品經(jīng)理、項(xiàng)目和團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人。任務(wù)最重時(shí)要同時(shí)管理多個(gè)項(xiàng)目和團(tuán)隊(duì)，人員規(guī)模在 80 人上下（當(dāng)然并非全部直屬管理），時(shí)間管理工具對(duì)我來(lái)說(shuō)是個(gè)絕對(duì)剛需。

我嘗試過(guò)各種類(lèi)型的工具，從待辦清單、GTD 日程，到 Trello 看板、輕量項(xiàng)目管理工具（如：tower），折騰一圈后我發(fā)現(xiàn)最合適的還是以筆記軟件為主、輕量提醒工具為輔的組合（目前我的組合是 Notion Dislike）。

原因在于所有非筆記類(lèi)軟件，都有一個(gè)共同點(diǎn)是過(guò)于結(jié)構(gòu)化。這導(dǎo)致它們一無(wú)法很好的承載原始信息，二在對(duì)原始信息做結(jié)構(gòu)化加工的過(guò)程中也起不到什么輔助作用。

具體來(lái)說(shuō)，實(shí)際工作中老板給我們的工作任務(wù)，往往是簡(jiǎn)單粗暴的、目標(biāo)導(dǎo)向的，提供的信息也一定是零散不成體系的。這也無(wú)可厚非，把只言片語(yǔ)的工作要求，通過(guò)信息搜集、路徑擬定、任務(wù)拆分等手段轉(zhuǎn)化為結(jié)構(gòu)清晰的可執(zhí)行動(dòng)作，正是多數(shù)腦力勞動(dòng)者的核心工作價(jià)值所在，也是提升工作效率的關(guān)鍵。

而在輔助我們記錄原始信息、并進(jìn)一步梳理完善為結(jié)構(gòu)化可執(zhí)行的工作任務(wù)這一場(chǎng)景里，筆記可能是最適合的產(chǎn)品形態(tài)：它即支持錄入松散信息，又完全支持輸出足夠結(jié)構(gòu)化的信息。

反觀非筆記類(lèi)軟件，幾乎無(wú)一例外有著較強(qiáng)的結(jié)構(gòu)化輸入要求。

如待辦或日程，作為個(gè)人時(shí)間管理工具其基本承載單元是事件，大多會(huì)提供包含標(biāo)題、日期、時(shí)間、重復(fù)、提醒在內(nèi)的諸多結(jié)構(gòu)化信息。

但我們大腦的思考活動(dòng)卻是一個(gè)連續(xù)的過(guò)程，且對(duì)于困難問(wèn)題，需要反復(fù)推演才能得到一個(gè)有價(jià)值的結(jié)果。雖然這個(gè)結(jié)果本身往往是結(jié)構(gòu)化的，但獲取這個(gè)結(jié)果的過(guò)程一定是連續(xù)的、需要反復(fù)推演修正的。

這些結(jié)構(gòu)化工具的正確使用方式應(yīng)該是作為個(gè)人工作結(jié)果的承載（及再加工），而筆記才是最能從根本上輔助我們提升工作效率的產(chǎn)品形態(tài)。

這也符合我 10 年來(lái)對(duì)身邊優(yōu)秀同事的觀察，他們幾乎無(wú)一例外都是重度筆記用戶（清單日程類(lèi)工具反倒不常見(jiàn)）。

最佳組合陣容

基于以上分析，我們可以試著搭建一個(gè)個(gè)人時(shí)間管理的最佳工具組合：

掌握這些工具，你也能高效時(shí)間管理（掌握這些工具,你也能高效時(shí)間管理英語(yǔ)）

個(gè)人時(shí)間管理最佳工具組合

如圖所示，一個(gè)簡(jiǎn)單易用的提醒工具，加上一個(gè)趁手的筆記軟件就能很好的滿足個(gè)人的時(shí)間管理需求。

對(duì)于可以直接處理，僅需要記錄或提醒的簡(jiǎn)單任務(wù)，錄入任何一個(gè)你喜歡的提醒工具即可。

對(duì)于復(fù)雜任務(wù)，錄入筆記軟件做進(jìn)一步的加工，直至拆分成一組可直接執(zhí)行的、定義明確的簡(jiǎn)單任務(wù)。需要多人協(xié)作的，錄入相關(guān)系統(tǒng)（如：Trello 看板、Jira 工作流）；不需要協(xié)作的則可以根據(jù)需要錄入個(gè)人清單或日程工具。

無(wú)協(xié)同要求的工作，我個(gè)人傾向于仍盡可能在筆記中完成跟蹤處理。除非有很強(qiáng)的時(shí)間窗口要求，才錄入外部提醒工具（如周五 15:00 項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)）。這樣做的好處是所有的個(gè)人工作都沉淀在一個(gè)地方，便于檢索回顧。

試圖用提醒工具去處理復(fù)雜事務(wù)，在我看來(lái)無(wú)異于負(fù)薪救火。這背后有一個(gè)不那么明顯的制約因素：移動(dòng)端與桌面端（手機(jī)與電腦）的差異。

移動(dòng)端屏幕小、內(nèi)容輸入不便、易于隨身攜帶。這些特性注定了其不適合處理較復(fù)雜的工作，但卻非常適合提醒、簡(jiǎn)單記錄的場(chǎng)景。

桌面端正相反，作為生產(chǎn)力工具天生適合處理復(fù)雜任務(wù)。

這也正是為何多數(shù)筆記軟件以桌面端為主、移動(dòng)端為輔，而提醒工具則多是以移動(dòng)端為主、桌面端為輔的格局。

總之，對(duì)于復(fù)雜任務(wù)，最適合的工具一定是立足于桌面端的筆記軟件；而提醒和實(shí)時(shí)記錄，才是移動(dòng)端個(gè)人時(shí)間管理工具的主場(chǎng)。在移動(dòng)端試圖通過(guò)功能堆砌、用復(fù)雜的產(chǎn)品設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)在桌面端可以輕松完成的工作，必然是得不償失的。

具體選擇上，一般筆記類(lèi)軟件都能滿足需求。這是由筆記的自身特性決定的（結(jié)構(gòu)化程度低、限制少）。我個(gè)人使用的是 Notion，之前相當(dāng)長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)使用的是 Evernote。只要你自己用著趁手，基本都沒(méi)問(wèn)題。

提醒工具琳瑯滿目，似乎比筆記軟件有著更多的可選擇空間。

其實(shí)不然，我們前文對(duì)提醒工具的兩大產(chǎn)品形態(tài)（清單和日程）的優(yōu)劣有過(guò)詳細(xì)剖析，在我們構(gòu)建的這套系統(tǒng)里，一個(gè)完美的提醒工具應(yīng)該滿足以下幾點(diǎn)：

靈活可靠的提醒功能
具備清單工具的自由度，可以像便簽一樣隨手記錄
具備日程工具的時(shí)間感，一眼就能知道什么時(shí)間做什么事

一般 App 滿足第一條要求都不成問(wèn)題，但同時(shí)滿足第二、三條的則是鳳毛麟角。

多數(shù)此類(lèi) App 的問(wèn)題不是功能太薄弱，而是功能太多太復(fù)雜，不夠克制。總是試圖通過(guò)功能的堆砌來(lái)完成一些完全不適合在移動(dòng)端處理的任務(wù)。結(jié)果賠了夫人又折兵，連原本擅長(zhǎng)處理的那部分也變的難用起來(lái)。

也有不少 App 完全或部分基于 GTD、番茄、四象限理念開(kāi)發(fā)，基于前文不難想見(jiàn)，我十分懷疑它們能給個(gè)人時(shí)間管理帶來(lái)的實(shí)際價(jià)值。

我目前使用的提醒工具是 Dislike，是基于以上考慮我個(gè)人開(kāi)發(fā)的一款 App。瓜田李下在所難免，但我想說(shuō)的是，其實(shí)任何一款提醒工具只要你用著順手，也都完全滿足需求 —— 只要把那些看似強(qiáng)大實(shí)則無(wú)用的功能拋到一邊就好。