一、傳統(tǒng)項(xiàng)目進(jìn)度控制方式存在的問題

在傳統(tǒng)模式下，項(xiàng)目進(jìn)度控制主要依賴于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的手工管理。在小規(guī)模、單一項(xiàng)目類型和少量項(xiàng)目的企業(yè)環(huán)境中，這種做法是可行的。然而，隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大、項(xiàng)目類型的增加以及項(xiàng)目數(shù)量的快速增加，這種人工管理方式的問題將逐漸顯現(xiàn)：

1、項(xiàng)目計劃制定過程繁瑣，時間周期長

在制定計劃的過程中，需要分解WBS、順序安排、時間安排、資源安排等，而且與客戶和團(tuán)隊成員的有效溝通不可或缺。正因?yàn)槿绱?，制定一套切?shí)可行的項(xiàng)目計劃往往需要投入大量精力和時間，項(xiàng)目計劃制定的效率較低。

2、任務(wù)下達(dá)與執(zhí)行反饋效率低

由于缺乏統(tǒng)一的計劃、傳達(dá)和記錄平臺，在項(xiàng)目進(jìn)行期間，項(xiàng)目主管需要定期與團(tuán)隊成員進(jìn)行線下交流，明確各項(xiàng)任務(wù)；執(zhí)行者也只能通過線下溝通來匯報工作進(jìn)展。這種溝通方式不僅繁瑣，而且效率低下。

3、項(xiàng)目進(jìn)度跟進(jìn)困難，延期風(fēng)險高

項(xiàng)目執(zhí)行過程中，由于各項(xiàng)任務(wù)主要依賴于管理人員進(jìn)行線下跟進(jìn)、收集和記錄，導(dǎo)致項(xiàng)目進(jìn)度的更新了解存在滯后現(xiàn)象。滯后的時間取決于管理人員統(tǒng)計進(jìn)度的周期，周期越長，滯后時間越長。這種情況使得項(xiàng)目進(jìn)行過程中的風(fēng)險難以及時發(fā)現(xiàn)和處理，增加了項(xiàng)目的不確定性和風(fēng)險。

二、愛敏捷交付云優(yōu)化項(xiàng)目進(jìn)度控制

通過引入數(shù)字化和智能化的管理工具和方法，企業(yè)可以更好地應(yīng)對項(xiàng)目進(jìn)度控制中的挑戰(zhàn)，提高項(xiàng)目管理的效率和精度。這不僅可以降低項(xiàng)目成本、減少項(xiàng)目延期風(fēng)險，還可以提升客戶滿意度和企業(yè)的競爭力。

如下圖，愛敏捷交付云支持企業(yè)根據(jù)模板快速制定項(xiàng)目計劃，通過項(xiàng)目任務(wù)的自動下達(dá)、基于移動終端的任務(wù)執(zhí)行反饋、實(shí)時可視化項(xiàng)目進(jìn)度預(yù)警與監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目進(jìn)度的精準(zhǔn)控制，避免傳統(tǒng)的進(jìn)度管理中的時間周期長、信息傳遞效率低、進(jìn)度跟進(jìn)困難的問題。

圖 項(xiàng)目進(jìn)度管理流程

亮點(diǎn)1：快速制定全面的項(xiàng)目進(jìn)度計劃

為了避免企業(yè)項(xiàng)目數(shù)量多、類型多樣，避免每個項(xiàng)目從0開始制定項(xiàng)目計劃所帶來的時間成本浪費(fèi)，企業(yè)可以對項(xiàng)目進(jìn)行分類，根據(jù)項(xiàng)目的性質(zhì)、規(guī)模和復(fù)雜度等因素，將項(xiàng)目歸為不同的類別。對于同類型的項(xiàng)目，可以采用配置的項(xiàng)目計劃模板，幫助快速創(chuàng)建項(xiàng)目計劃，提高項(xiàng)目計劃編制的效率。

基于此，愛敏捷提供了相應(yīng)的項(xiàng)目計劃模板預(yù)定義功能，可創(chuàng)建基于WBS層次結(jié)構(gòu)的項(xiàng)目計劃模板，可以預(yù)定義項(xiàng)目類型、WBS層次結(jié)構(gòu)，項(xiàng)目的任務(wù)，并定義任務(wù)之間關(guān)系，例如任務(wù)的執(zhí)行順序。如下圖，管理員可以為每個項(xiàng)目類型關(guān)聯(lián)相應(yīng)的項(xiàng)目模板。

圖 為項(xiàng)目類型匹配項(xiàng)目流程

系統(tǒng)支持定義順序型與自定義型的項(xiàng)目流程。在順序型項(xiàng)目中，各階段按照順序進(jìn)行，每個階段需按順序完成，達(dá)成目標(biāo)后才能進(jìn)入下一階段。對于自定義型項(xiàng)目流程，用戶可靈活調(diào)整階段順序，不同于順序型，自定義類型的項(xiàng)目流程一個時間段下允許多個項(xiàng)目階段并行。

圖 順序型與自定義型項(xiàng)目流程

對每個項(xiàng)目流程，可以靈活選擇流程中必須的項(xiàng)目階段，并為各個階段添加階段子任務(wù)。例如出發(fā)準(zhǔn)備階段，需要確認(rèn)現(xiàn)場開工條件、編制人員出發(fā)計劃、進(jìn)行入場資料準(zhǔn)備、工具設(shè)備領(lǐng)用、物料領(lǐng)用、車輛領(lǐng)取等任務(wù)。

圖 定義項(xiàng)目流程的階段及階段任務(wù)

管理員可以設(shè)置任務(wù)模板，在模板中定義該任務(wù)類型的優(yōu)先級、任務(wù)提醒時間等基礎(chǔ)信息，還可以添加任務(wù)的文檔需求，設(shè)置文檔類型及提交的必須性。例如“需求調(diào)研”任務(wù)可以配置必須輸出“調(diào)研報告”文檔。

圖 定義任務(wù)模板信息

通過類型、流程、階段與任務(wù)的組合，實(shí)現(xiàn)不同類型項(xiàng)目計劃模板的預(yù)定義。項(xiàng)目創(chuàng)建后，系統(tǒng)會自動匹配項(xiàng)目類型并創(chuàng)建相應(yīng)的項(xiàng)目計劃，項(xiàng)目經(jīng)理只需根據(jù)預(yù)定義的模板進(jìn)行少量的修改，這將簡化項(xiàng)目計劃制定的流程，將制定項(xiàng)目計劃編制與確認(rèn)的工作量減少50%以上。

圖 根據(jù)預(yù)定義的項(xiàng)目計劃模板自動創(chuàng)建項(xiàng)目計劃

亮點(diǎn)2：高效進(jìn)行任務(wù)的下達(dá)與反饋

在項(xiàng)目計劃確認(rèn)后，系統(tǒng)將根據(jù)項(xiàng)目階段自動下達(dá)計劃中的任務(wù)。如下圖，當(dāng)前階段為出發(fā)準(zhǔn)備階段，顯示為“進(jìn)行中”狀態(tài)，該階段相關(guān)任務(wù)將被自動下達(dá)，具體任務(wù)將顯示為“未開始”狀態(tài)，這表示任務(wù)尚未開始執(zhí)行。其他階段的狀態(tài)將顯示為“已計劃”，而階段任務(wù)的狀態(tài)將顯示為“未下達(dá)”。

圖 項(xiàng)目任務(wù)自動下達(dá)

任務(wù)可以設(shè)置任務(wù)提醒時間，例如“任務(wù)開始前2小時提醒”，在這個時間節(jié)點(diǎn)，系統(tǒng)會自動通過平臺、郵件等方式向執(zhí)行者發(fā)送任務(wù)提醒，避免任務(wù)的遺忘。

圖 項(xiàng)目執(zhí)行時間提醒

在執(zhí)行任務(wù)的過程中，執(zhí)行者可以通過系統(tǒng)隨時更新任務(wù)進(jìn)度。無論是在PC端還是移動端，愛敏捷都提供了方便的門戶界面，讓任務(wù)執(zhí)行人員可以輕松地記錄和上報任務(wù)信息。

圖 多門戶反饋執(zhí)行記錄

當(dāng)計劃者制定的當(dāng)前階段的階段目標(biāo)達(dá)成后，項(xiàng)目管理者可執(zhí)行轉(zhuǎn)階段操作，填寫轉(zhuǎn)階段申請單，系統(tǒng)可以配置審批流，轉(zhuǎn)階段申請單審批通過后，項(xiàng)目轉(zhuǎn)入新的階段，例如在項(xiàng)目驗(yàn)收階段，可以將簽字的項(xiàng)目驗(yàn)收單圖片上傳作為驗(yàn)收階段完成的依據(jù)。

圖 階段任務(wù)完成申請轉(zhuǎn)階段

通過這種自動化的任務(wù)下達(dá)和便捷的任務(wù)反饋機(jī)制，項(xiàng)目團(tuán)隊可以更好地協(xié)同工作，確保項(xiàng)目按照計劃順利進(jìn)行。

亮點(diǎn)3：實(shí)時可視化的項(xiàng)目進(jìn)度監(jiān)控

系統(tǒng)會實(shí)時整合任務(wù)執(zhí)行反饋信息，生成計劃甘特圖以及人員甘特圖，這些圖表以清晰、直觀的方式展示了任務(wù)的進(jìn)度、人員的工作負(fù)荷以及潛在的延誤風(fēng)險，項(xiàng)目相關(guān)人員可以隨時通過手機(jī)或電腦查看這些甘特圖，隨時掌握項(xiàng)目整體和個人的工作狀況。

圖 通過甘特圖實(shí)時監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度

在項(xiàng)目管理過程中，靈活性和適應(yīng)性是至關(guān)重要的。系統(tǒng)不僅提供了數(shù)據(jù)可視化工具，還允許項(xiàng)目團(tuán)隊根據(jù)實(shí)際情況對計劃進(jìn)行靈活調(diào)整。當(dāng)項(xiàng)目面臨變更需求或意外挑戰(zhàn)時，團(tuán)隊成員可以迅速變更計劃，重新安排任務(wù)和資源，以確保項(xiàng)目能夠繼續(xù)按計劃進(jìn)行。

圖 變更項(xiàng)目計劃

隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大和項(xiàng)目數(shù)量的增加，項(xiàng)目進(jìn)度控制的難度和要求也在不斷提高。通過引入數(shù)字化和智能化的管理工具和方法，企業(yè)可以更好地應(yīng)對項(xiàng)目進(jìn)度控制中的挑戰(zhàn)，提高項(xiàng)目管理的效率和精度。

愛敏捷交付云作為一款專業(yè)的項(xiàng)目管理軟件，通過快速制定項(xiàng)目計劃、高效的任務(wù)下達(dá)與反饋以及實(shí)時的項(xiàng)目進(jìn)度監(jiān)控等功能，為企業(yè)提供了一種全新的項(xiàng)目進(jìn)度控制解決方案。

未來，隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步和企業(yè)需求的不斷變化，項(xiàng)目管理軟件將會更加智能化、自動化和個性化。企業(yè)應(yīng)積極擁抱新技術(shù)，不斷優(yōu)化項(xiàng)目管理流程，以適應(yīng)日益激烈的市場競爭。

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