近日，遠(yuǎn)光智慧檔案管理系統(tǒng)（以下簡稱“遠(yuǎn)光智慧檔案”）憑借在推動(dòng)檔案電子化、無紙化落地的方面的卓越表現(xiàn)及其創(chuàng)新的軟硬一體化特性，獲中國軟件行業(yè)協(xié)會(huì)評(píng)選為“2022年度優(yōu)秀軟件產(chǎn)品”。

遠(yuǎn)光智慧檔案是公司基于在電子檔案領(lǐng)域多年的研究與實(shí)踐，遵循電子票證管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，將電子檔案系統(tǒng)與智能設(shè)備相結(jié)合，推出的全新一體化解決方案。通過構(gòu)建貫通企業(yè)產(chǎn)業(yè)鏈上下游內(nèi)外部數(shù)據(jù)互通的協(xié)同體系，融合RPA、OCR、區(qū)塊鏈、物聯(lián)網(wǎng)、AI等多種新技術(shù)能力，建立企業(yè)統(tǒng)一的電子檔案管理系統(tǒng)和檔案信息資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了電子文件采集、歸檔和電子檔案管理“三位一體”的全生命周期管理。同時(shí)，基于沉淀的海量數(shù)據(jù)資產(chǎn)及完整的業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)，構(gòu)建起電子信息流網(wǎng)狀、立體化的知識(shí)圖譜，保持檔案的原貌與全貌，支撐檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)洞察利用。

遠(yuǎn)光智慧檔案創(chuàng)新點(diǎn)
檔案采集：自動(dòng)智能采集，全面無紙化

建立銀企、稅企、政企、企企互聯(lián)通道，實(shí)現(xiàn)外部電子文件在線全量采集，并建立與企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)，助力財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的全程無紙化、自動(dòng)化、智能化；強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部前端業(yè)務(wù)載體數(shù)據(jù)在線與貫通，推動(dòng)前端業(yè)務(wù)活動(dòng)全流程電子化（數(shù)字化），構(gòu)建以信息互聯(lián)為主，離線采集為輔的電子文件全面采集體系，形成全量電子檔案票據(jù)池。

檔案歸檔：電子和實(shí)物檔案分冊(cè)歸檔，一體化管理

建設(shè)電子檔案資源、業(yè)務(wù)、管控和共享的一體化平臺(tái)，將業(yè)務(wù)處理過程中產(chǎn)生的電子檔案進(jìn)行前置采集，以原始單據(jù)影像化、系統(tǒng)單據(jù)版式化、檔案電子化為目標(biāo)，對(duì)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)中的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔固化、關(guān)聯(lián)整理和長久保存。實(shí)物檔案通過采用成熟的二維碼和RFID技術(shù)，實(shí)現(xiàn)粘貼單二維碼與檔案盒RFID的綁定，并同步至電子檔案系統(tǒng)，通過電子檔案系統(tǒng)存儲(chǔ)的記賬憑證與粘貼單二維碼和記錄、更新的RFID信息，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)實(shí)物檔案的裝盒、上架、借閱等管理。

檔案保管：實(shí)物檔案無序存放，電子存檔長期保存

根據(jù)檔案分類方案進(jìn)行檔案的分類整理，對(duì)文件進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性、安全性的“四性”檢測(cè)，然后根據(jù)配置的業(yè)務(wù)流程完成檔案組卷、裝盒、上架等虛擬化庫房管理操作，線下利用RFID射頻識(shí)別技術(shù)同步完成實(shí)物歸檔操作，保持線上線下狀態(tài)一致。接著按照保管規(guī)則、備份方案進(jìn)行電子檔案的備份管理、狀態(tài)監(jiān)控。“四性”保障貫穿于數(shù)據(jù)形成、歸檔到保管的全部環(huán)節(jié)，以完善數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換、封裝等長期保存功能，確保長期可讀，實(shí)現(xiàn)公司總部、分子公司檔案工作的一體化管控。

檔案查閱：分級(jí)授權(quán)，多維度標(biāo)簽追溯

建立一站式檔案利用服務(wù)平臺(tái)，提供包括普通檢索、智能檢索、個(gè)性推薦和知識(shí)服務(wù)在內(nèi)的“一站式”數(shù)字檔案利用服務(wù)，通過人工智能技術(shù)賦予機(jī)器理解文檔的能力，自動(dòng)從海量文檔中提取出結(jié)構(gòu)化信息，生成檔案元數(shù)據(jù)，給歸檔文件自動(dòng)打標(biāo)簽，提供檔案管理的多維信息，滿足電子檔案智能保管、高效利用的場(chǎng)景需求。

檔案安全：新技術(shù)加持，高性能高可用

通過統(tǒng)一身份認(rèn)證配合區(qū)塊鏈、數(shù)字簽名、數(shù)字水印、防讀寫等技術(shù)手段，從源頭確保了會(huì)計(jì)檔案的“安全性”“真實(shí)性”；電子歸檔文件按照原始文件格式和可視化的版式文件歸檔，以紙質(zhì)、電子介質(zhì)會(huì)計(jì)憑證的獨(dú)立編號(hào)，保障電子會(huì)計(jì)檔案的“可用性”“完整性”；通過二維碼、智能設(shè)備、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)實(shí)物檔案全過程管控，并與電子檔案數(shù)據(jù)互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案管理的智能化升級(jí)。

隨著各行各業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的不斷深入，推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)已是大勢(shì)所趨。目前，遠(yuǎn)光軟件已成功打造了30多個(gè)不同規(guī)模的智慧檔案項(xiàng)目，助力了浙江、甘肅等地多家單位成功通過增值稅電子發(fā)票電子化報(bào)銷、入賬、歸檔試點(diǎn)驗(yàn)收，檔案管理相關(guān)的軟硬件產(chǎn)品已在北京、浙江、廣東、內(nèi)蒙古等全國多個(gè)省份的3000多家單位成功應(yīng)用。下一步，遠(yuǎn)光軟件將繼續(xù)創(chuàng)新、深化、完善檔案產(chǎn)品，幫助企業(yè)加快推進(jìn)檔案電子化、無紙化落地，推進(jìn)綠色低碳發(fā)展。