1. 什么是復(fù)雜問題？

復(fù)雜問題需要很多道工序，涉及到與多個人進行溝通，人的注意力沒法持續(xù)關(guān)注，導(dǎo)致很容易忘掉很多重要步驟。像這種問題就要用到項目管理工具，在重要的節(jié)點上，來檢查自己是否遺漏了重要的環(huán)節(jié)。

比如手里總有十好幾個工作任務(wù)同時在跑，手忙腳亂應(yīng)付不了總是在懷疑人生；除了要完成領(lǐng)導(dǎo)布置的工作任務(wù)外，還要和其他部門各種溝通對接，微信群里時不時傳來不斷變化的需求……每天恨不得25小時都在工作，可工作進度還是難以把控，經(jīng)常延誤，到底怎么辦呢？

有人會說用專門的項目管理軟件來管理多個工作任務(wù)就好了，但是你還得花時間去適應(yīng)各種項目管理軟件。你的時間有限，沒有時間學(xué)習(xí)多余的東西。

最重要的一點是，別人很有可能打不開你發(fā)的工作文件。因為不是所有人的電腦里都安裝了這個軟件。

如果用 Excel來做那就簡單多了，因為每個職場人的電腦里都有Excel，幾乎人人都會用，可以極大地提高工作效率。最重要的是，Excel簡單容易上手，不需要你花太多時間就可以掌握。

這時候我們就可以使用Excel來做項目管理里常用的甘特圖。

2. 什么是甘特圖呢？

甘特圖是以提出者甘特先生的名字命名的。橫軸表示時間，縱軸表示項目里各個任務(wù)。通過條狀圖來顯示項目里各個任務(wù)隨著時間進展的完成情況。

3. 什么是項目管理文檔？

很多創(chuàng)業(yè)公司其實是沒有項目經(jīng)理的，通常是一個技術(shù)人員就作為某項目的負責(zé)人。

這部分我會通過一個實戰(zhàn)案例，教會你如何使用Excel來繪制甘特圖，從而來管理項目，并自動生成項目進度報表。

我們可以根據(jù)項目需求用Excel做下面的項目管理文檔。

圖片里的序號對應(yīng)l項目管理文檔分為三部分：

1）項目計劃表

用于記錄項目各個任務(wù)模塊，以及對應(yīng)的負責(zé)人，開始時間，項目周期這些數(shù)據(jù)。

2）甘特圖

通過甘特圖可以清晰的看到各個任務(wù)的完成進度。

3）項目分析

項目圖表分析部分是根據(jù)項目計劃數(shù)據(jù)自動生成的，并不需要人為額外更新，最大程度上減少了人員工作量。

這部分主要是為了方便全局看到項目信息和人員任務(wù)安排信息，幫助最大化利用人員時間和效率，降低資源浪費

每周你可以把項目進度文檔發(fā)給各個相關(guān)的人員，每個人可以看到整體項目的進度，和各自當(dāng)前的工作任務(wù)。跟CEO匯報也一目了然。

整個文檔做起來難度并不是很大，做完之后能夠多次重復(fù)使用，大大的提升了使用的愉悅度和效率。

下面我教你如何用Excel做出這樣的項目管理文檔。

4. 如何用Excel做甘特圖？

1）如何制作項目計劃表？

在Excel中錄入項目分解也就是各個任務(wù)的名稱，負責(zé)人，開始時間，需要天數(shù)這些數(shù)據(jù)。

上圖中紅框里的內(nèi)容是增加的幾個輔助列，里面的數(shù)據(jù)是利用Excel里的函數(shù)計算出來的，這里看不懂也沒關(guān)系。我會在最后把這個項目文檔發(fā)出來，你可以直接使用我給的項目文檔。

如果你想深入學(xué)習(xí)Excel的函數(shù)功能，我也會在最后給出一個補充學(xué)習(xí)的資料，補充學(xué)習(xí)下就可以。

我這里簡單解釋一下這幾個輔助列是怎么計算出來的。

輔助列截止時間里的值等于開始時間加上需要天數(shù)；

已完成天數(shù)里的today()函數(shù)為當(dāng)天日期，里面當(dāng)天日期和開始日期計算出已完成天數(shù)；

未完成天數(shù)等于需要天數(shù)減去已完成天數(shù)

這樣我們就把項目計劃表做好了。輔助列里的數(shù)據(jù)會根據(jù)你其他列的值動態(tài)變化，不需要再手動去填寫。

2）甘特圖如何制作？

第1步，按住ctrl鍵選中項目分解，已完成天數(shù)，未完成天數(shù)這幾列

第2步，選擇插入菜單欄下的堆積條形圖，就得到了下面圖片中的甘特圖

第3步，選中圖表，點擊鼠標右鍵，選擇“選擇數(shù)據(jù)”按鈕

第4步，在彈出的對話框中選擇添加，出現(xiàn)下面圖片中的對話框

第5步，在系列名稱中選擇計劃表中的開始時間列名。在系列值中選擇開始時間這一列的數(shù)據(jù)。就把開始時間作為橫軸加到甘特圖里了。

第6步，我們把開始時間移動到最前面，就可以看到我們圖表中的綠色條形就是開始時間。

下面我們繼續(xù)優(yōu)化圖表。

第7步，我們設(shè)置坐標軸。

選擇縱軸，鼠標右鍵選擇“設(shè)置坐標軸格式”，在彈出的對話框中選擇“逆序類別”，我們看到縱軸安裝任務(wù)順序排列好了，橫軸開始時間也移動到了最上方。

我們看到橫軸時間比較亂，下面圖片我們繼續(xù)設(shè)置橫軸時間。

選中橫軸，鼠標右鍵選擇“設(shè)置坐標軸格式”，在彈出的對話框里最小值設(shè)置為計劃表開始時間的最小日期，輸入日期后按回車鍵。最大值設(shè)置為計劃表截止日期里的最大日期。

設(shè)置好后我們就看到了下圖的效果。

我們將綠色條形的地方選中，選擇無填充，讓它隱去，就得到了甘特圖。然后再做一些圖表的細節(jié)優(yōu)化處理，就可以讓甘特圖更好看了。

3）管理文檔的第3部分項目分析如何做？

預(yù)計總天數(shù)，已完成天數(shù)，未完成天數(shù)，對之前的計劃表列做加法就可以得到。

然后插入餅狀圖就可以得到項目完成進度。

對計劃表做數(shù)據(jù)透視表，就可以得到項目人員工作量的柱狀圖。

5. 模板下載

前面我們學(xué)習(xí)了面對復(fù)雜問題，如何使用Excel制作甘特圖和自動報表來推進項目進度。

我希望你也能親自跟著前面的步驟實踐一遍。