一、企業(yè)行政管理體系的功能

一個好的企業(yè)，首先要有一個堅實、高效的團(tuán)隊。

企業(yè)行政管理體系，可以說是企業(yè)的中樞神經(jīng)系統(tǒng)。它以總經(jīng)理為最高領(lǐng)導(dǎo)，由行政人事經(jīng)理分工負(fù)責(zé)，由行政各個部門具體組織實施、操作的一個完整的體系。企業(yè)管理的具體工作的廣度涉及到企業(yè)的全部運(yùn)作過程，其深度設(shè)計到企業(yè)的各個部門和分支機(jī)構(gòu)的方方面面以及局外人難以想象的細(xì)微末節(jié)。

企業(yè)行政管理體系擔(dān)負(fù)著企業(yè)的管理工作；企業(yè)中除行政管理之外的工作，都是某個方面的“業(yè)務(wù)”。行政管理體系推動和保證著企業(yè)的技術(shù)（設(shè)計）、工程（服務(wù)）、資金（財務(wù)）、發(fā)展（營銷）幾大塊業(yè)務(wù)的順利、有效進(jìn)行和相互之間的協(xié)調(diào)。

企業(yè)行政管理體系工作可以說是千頭萬緒、紛繁復(fù)雜。企業(yè)行政人員每天都面臨著大量的、瑣碎的、不起眼的事務(wù)。但是，這些事務(wù)只不過是行政管理這顆大樹上的枝枝葉葉而已。

概括起來說，行政管理的企業(yè)中主要有管理、協(xié)調(diào)、服務(wù)三大功能：其中管理是主干，協(xié)調(diào)是核心，服務(wù)是根本。究而言之，行政管理的實質(zhì)是服務(wù)。

二、企業(yè)行政管理體系的職能

行政部門應(yīng)該兢兢業(yè)業(yè)、認(rèn)真細(xì)致地做好種種行政事務(wù)工作，把領(lǐng)導(dǎo)和員工從繁重、瑣碎的行政事務(wù)和生活瑣事中解脫出來，可以集中精力、輕裝上陣，研究市場形勢，考慮公司的發(fā)展戰(zhàn)略，探討公司的組織架構(gòu)，任用公司的各級干部，實施公司的經(jīng)營方針，解決公司所面臨的重大問題，以及專心做好每一筆重要業(yè)務(wù)等等。

為了做好紛繁復(fù)雜的行政工作，就必須建立健全和認(rèn)真執(zhí)行行政部門的各項管理制度、崗位責(zé)任制度、工作程序以及一系列規(guī)范化表格、圖表等，從而建立起行政部門的“法治”秩序。更重要的是，要培養(yǎng)出一支高素質(zhì)、高效率的行政人員隊伍：同時要搞好科學(xué)分工、管理層次和合理授權(quán)。一旦行政系統(tǒng)的一系列硬件（如辦公設(shè)施、生活設(shè)施）、軟件（如規(guī)章制度、工作程序）、人員隊伍、分工協(xié)作和管理層次等等建立健全起來，整個行政管理體系在很大程度上就會成為一部自動機(jī)器一樣運(yùn)轉(zhuǎn)，只在較少的場合才需要部門領(lǐng)導(dǎo)和上級領(lǐng)導(dǎo)輔以“人治”。

行政管理體系工作基本包括：會議管理、辦公物品管理、檔案管理、公關(guān)管理、各種實物資產(chǎn)管理、車輛管理、內(nèi)部監(jiān)察事務(wù)，以及人力資源管理等等，參與企業(yè)的監(jiān)督、控制、決策工作；以全面提高組織效能，提供必要管的保障為目的，而對企業(yè)內(nèi)部辦公事務(wù)、后勤事務(wù)活動的構(gòu)成要素及其理流通過程所作的規(guī)劃、組織、監(jiān)控、控制、協(xié)調(diào)。

三、企業(yè)行政管理體系的任務(wù)

企業(yè)內(nèi)部的各種事務(wù)是由多種要素構(gòu)成的，人、財、物、信息、制度方法等等都要參與其中，共同發(fā)揮作用，這就需要保持構(gòu)成要素的齊全、有效，使要素之間有最佳的配合關(guān)系。

企業(yè)行政管理的任務(wù)就是通過對事務(wù)活動的構(gòu)成要素及其流通過程實施科學(xué)有效的規(guī)劃、組織、監(jiān)督、控制、協(xié)調(diào)，為企業(yè)職能活動的高效開展創(chuàng)造條件、奠定基礎(chǔ)、提供保障。要使企業(yè)做到：

人盡其才，即為事務(wù)活動的有效運(yùn)行提供人力資源保證，要通過科學(xué)分工、優(yōu)化組合、完善行為規(guī)范、教育培訓(xùn)與激勵、合理配置各類從事事務(wù)處理工作的人員，明確其職位，提高其素質(zhì)，充分調(diào)動他們的積極性，充分發(fā)揮他們的作用。

物盡其才，即為企業(yè)職能活動提供必需的物質(zhì)條件，要合理分配，正確使用各種設(shè)備、工具、材料和能源，充分發(fā)揮其作用，厲行節(jié)約，努力降低消耗，力爭供求平衡。

財盡其用，即為企業(yè)職能活動提供基本的財力保證，要量入為出，量力而行，講究成本效益，講究核算，使有限的資金得到合理利用。

時盡其能，即為企業(yè)職能活動的有效性提供必要的時間資源，要維護(hù)事務(wù)的時效，以有力措施充分發(fā)掘時間的利用價值，合理配置時間，充分利用時間。& p!

文暢其流，即為企業(yè)職能活動提供包括文件在內(nèi)的各種信息資源，要創(chuàng)造、充分利用、有效維護(hù)信息資源，使信息流通過程有序、順暢、有效。

四、企業(yè)行政管理體系的構(gòu)建

1、企業(yè)行政管理體系組織架構(gòu)圖

1、企業(yè)行政管理體系組織架構(gòu)圖

2、管理職責(zé)

2.1行政管理體系組織

根據(jù)本企業(yè)實際情況，建立能夠充分協(xié)調(diào)、高效發(fā)揮職責(zé)的行政管理體系組織。

2.2職責(zé)、權(quán)限和義務(wù)

公司總經(jīng)理對行政管理負(fù)責(zé)，任命行政人事經(jīng)理和各行政控制系統(tǒng)責(zé)任人員。行政人事經(jīng)理應(yīng)具有企業(yè)行政管理的相關(guān)知識和經(jīng)驗，具有行政管理體系建立、實施、保持和改進(jìn)的管理職責(zé)和權(quán)限。

行政人事中心經(jīng)理對公司行政管理工作分工負(fù)責(zé)，任命行政控制系統(tǒng)（如企業(yè)文化、辦公事務(wù)、人力資源、其他主要過程控制系統(tǒng)等）責(zé)任人員，規(guī)定各行政控制系統(tǒng)責(zé)任人員以及需要獨(dú)立行使與保證行政管理效能的相關(guān)人員的職責(zé)、權(quán)限和義務(wù)，明確各行政控制系統(tǒng)之間、行政人事經(jīng)理與各行政控制系統(tǒng)責(zé)任人員之間、各行政控制系統(tǒng)責(zé)任人員之間的工作接口和協(xié)調(diào)措施。

2.3管理評審

每年至少應(yīng)當(dāng)對企業(yè)行政管理體系進(jìn)行一次管理評審，確保行政管理體系的適應(yīng)性、充分性和有效性，滿足企業(yè)發(fā)展需要的要求，并保存管理評審記錄。

3、行政管理體系文件

行政管理體系文件包括行政管理手冊、程序文件（管理制度）和記錄文件（表、卡）等。

3.1行政管理手冊

行政管理手冊應(yīng)當(dāng)描述行政管理體系文件的結(jié)構(gòu)層次和相互關(guān)系，并至少包括以下內(nèi)容：

（1）術(shù)語和縮寫；

（2）體系的適應(yīng)范圍；

（3）管理方針和目標(biāo)；

（4）行政管理體系組織及管理職責(zé)；

（5）行政管理體系基本要素、行政控制系統(tǒng)、控制環(huán)節(jié)、控制點(diǎn)的要求。

3.2程序文件（管理制度）

程序文件（管理制度）應(yīng)當(dāng)與管理方針一致，滿足行政管理手冊基本要素的要求，并且具有可操作性。

3.3記錄文件（表、卡）

管理記錄應(yīng)當(dāng)符合企業(yè)特性，滿足程序控制實施過程的需求。文件格式及其包括的項目、內(nèi)容應(yīng)當(dāng)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。

4、文件和記錄控制

4.1文件控制

文件控制的范圍、程序、內(nèi)容如下：

（1）受控文件的類別確定，包括行政管理體系文件、外來文件、其他需要控制的文件等；

（2）文件的編制、會簽、審批、標(biāo)識、發(fā)放、修改、回收，其中外來文件控制還應(yīng)當(dāng)有收集、購買、接收等規(guī)定；

（3）行政管理體系實施的相關(guān)部門、人員及場所使用的受控文件為有效版本的規(guī)定；

（4）文件的保管方式、保管設(shè)施、保存期限及其銷毀的規(guī)定。

4.2記錄控制

記錄控制范圍、程序、內(nèi)容如下：

（1）行政管理過程所形成的記錄的填寫、確認(rèn)、收集、歸檔、貯存等；

（2）記錄的保管和保存期限等；

（3）行政保證體系實施部門、人員及場所使用相關(guān)受控記錄表格為有效版本的規(guī)定。

5、企業(yè)文化控制

企業(yè)文化控制的范圍、程序、內(nèi)容如下：

（1）企業(yè)文化責(zé)任部門的建立、建設(shè)和職能，企業(yè)文化責(zé)任人的職權(quán)、職責(zé)和義務(wù)。

（2）企業(yè)文化控制的目的（目標(biāo)）和任務(wù)。

（3）企業(yè)文化應(yīng)當(dāng)符合企業(yè)特性，具有客觀性、發(fā)展性、指導(dǎo)性、約束性、整體性、群體性、傳播性和傳承性等特性。

（4）企業(yè)文化戰(zhàn)略實施的計劃、過程和記錄。

（5）企業(yè)文化理念識別系統(tǒng)情況，包括：價值觀念（核心理念）、各類經(jīng)營管理理念、宣傳口號以及員工認(rèn)知和認(rèn)同程度。

（6）企業(yè)文化行為識別系統(tǒng)情況，包括：組織對內(nèi)、外行為，團(tuán)體對內(nèi)、外行為，個體對內(nèi)、外行為以及員工認(rèn)知和認(rèn)同程度。

（7）企業(yè)文化視覺識別系統(tǒng)情況，包括：工作（生產(chǎn)、經(jīng)營）、生活各類標(biāo)志、色彩，以及體現(xiàn)企業(yè)特性的其他視覺識別；員工對視覺識別系統(tǒng)的認(rèn)知和認(rèn)同程度。

（8）理念、行為、視覺識別系統(tǒng)的相互符合情況。

（9）企業(yè)文化貫穿于企業(yè)管理各個層面，并起到導(dǎo)向作用。

6、辦公事務(wù)控制

辦公事務(wù)責(zé)任部門的建立、建設(shè)和職能，辦公事務(wù)責(zé)任人的職權(quán)、職責(zé)和義務(wù)；辦公事務(wù)各環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人的認(rèn)定、職責(zé)、職權(quán)和義務(wù)。

6.1行政公文管理

行政公文管理的范圍、程序、內(nèi)容如下：

（1）行政公文的起草、撰寫、審核、批準(zhǔn)、傳閱（抄送）、存檔、銷毀規(guī)定。

（2）不同公文行文規(guī)范和格式的要求。

（3）發(fā)文內(nèi)容、落款和印章的符合性。

（4）行政公文的可追溯性。

（5）外來文件的管理（上級部門、下級單位、平級單位、其他外來文件等），包括接收、傳達(dá)、確認(rèn)、落實、反饋等。

（6）行政公文管理過程與企業(yè)文化相符合。

6.2辦公物品管理

辦公物品管理的范圍、程序、內(nèi)容如下：

（1）辦公物品管理的目的（目標(biāo)）和任務(wù)。

（2）辦公物品的范圍和分類。

（3）辦公用品的采購程序及供方選擇。

（4）辦公用品的入庫、保管、領(lǐng)用、更換、報廢等過程控制。

（5）非一次性耗用辦公用品的規(guī)范化使用和耗材（能源）節(jié)約規(guī)定。

（6）辦公用品使用說明書、操作手冊等附帶資料的管理。

（7）辦公物品管理過程與企業(yè)文化相符合。

6.3檔案管理

檔案管理的范圍、程序、內(nèi)容如下：

（1）檔案管理的目的（目標(biāo)）和任務(wù)。

（2）檔案的范圍和分類。

（3）檔案的入檔、保管、借閱、銷毀等過程控制。

（4）貯存環(huán)境和期限符合不同檔案的要求。

（5）檔案管理過程與企業(yè)文化相符合。

6.4會議管理

會議管理的范圍、程序、內(nèi)容如下：

（1）會議管理的目的（目標(biāo)）和任務(wù)。

（2）外部會議的信息收知、分類、傳達(dá)，批準(zhǔn)參會，會議反饋、批準(zhǔn)落實，信息收集和過程保存，全程的控制。

（3）內(nèi)部固定會議（例會）的召開類型、形式，參會人員、時間、地點(diǎn)變化的記錄，會議記錄，落實及效果分析。

（4）臨時會議的召開原因、類型、形式，告知方式、會議記錄，落實及效果分析。

（5）會議管理過程與企業(yè)文化相符合。

7、規(guī)章制度控制

規(guī)章制度控制的范圍、程序、內(nèi)容如下：

（1）規(guī)章制度控制的目的（目標(biāo)）和任務(wù)。

（2）明確規(guī)章制度監(jiān)督、檢查的責(zé)任部門和第一責(zé)任人。

（3）規(guī)章制度的頒布，應(yīng)當(dāng)表明發(fā)文部門、批準(zhǔn)人、頒布時間、實施時間、應(yīng)用范圍和解釋部門等要素，并不得與國家法律、法規(guī)相違背。

（4）規(guī)章制度應(yīng)當(dāng)符合企業(yè)特性和現(xiàn)狀的要求，分類明確，內(nèi)容健全。

（5）規(guī)章制度至少應(yīng)當(dāng)包括以下三類：生產(chǎn)（經(jīng)營）類、行政類、崗位管理類。其中崗位管理類，應(yīng)當(dāng)明確各崗位人員的職權(quán)、職責(zé)和義務(wù)。

（6）規(guī)章制度規(guī)定了獎懲原則和措施。

（7）規(guī)章制度的落實記錄，如獎懲通報、記錄表格等應(yīng)規(guī)范、全面、可追溯。

（8）規(guī)章制度的修改條件、批準(zhǔn)和解釋。

（9）規(guī)章制度控制過程與企業(yè)文化相符合。

8、后勤事務(wù)控制

后勤事務(wù)控制的范圍、程序、內(nèi)容如下：

（1）后勤事務(wù)控制的目的（目標(biāo)）和任務(wù)。

（2）后勤事務(wù)控制實施、監(jiān)督、檢查等各責(zé)任部門和責(zé)任人。

（3）公共環(huán)境的基礎(chǔ)建設(shè)管理、配置和管理應(yīng)當(dāng)符合企業(yè)特性和實際需要，安全、適應(yīng)、美觀。

（4）生產(chǎn)（經(jīng)營）環(huán)境配置應(yīng)當(dāng)符合生產(chǎn)（經(jīng)營）需要，執(zhí)行國家法律、法規(guī)，符合方便企業(yè)和服務(wù)客戶的原則。

（5）支持性設(shè)施，如：通訊、運(yùn)輸（車輛）、餐飲、娛樂、安保等各環(huán)節(jié)的規(guī)定、落實規(guī)定和責(zé)任人員等情況。

（6）后勤事務(wù)控制過程與企業(yè)文化相符合。