項(xiàng)目管理信息化的核心意義，是通過(guò)系統(tǒng)將項(xiàng)目的質(zhì)量控制、進(jìn)度開展、資源配置、安全進(jìn)行統(tǒng)一管控。

如何提高項(xiàng)目管理水平，我們將研究項(xiàng)目交付的7個(gè)基本經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)分享給大家。

1、制定范圍聲明 范圍聲明是一種正式的文檔，它確定了項(xiàng)目中包含和不包含的可交付成果。它是一個(gè)關(guān)鍵文檔，你可以用它來(lái)協(xié)商目標(biāo)、可交付成果和澄清假設(shè)。如果準(zhǔn)備了范圍聲明，并與項(xiàng)目干系人進(jìn)一步審查，那么在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中就不會(huì)有那么多的意外了。范圍聲明是一個(gè)很好的文檔，有助于確定項(xiàng)目邊界。

一個(gè)好的范圍聲明應(yīng)該包括以下部分： ●項(xiàng)目目標(biāo) ●交付 ●里程碑 ●關(guān)鍵需求 ●限制和排除

可交付成果部分定義了項(xiàng)目范圍內(nèi)的內(nèi)容，限制和排除部分闡明了項(xiàng)目范圍外的內(nèi)容。關(guān)鍵的里程碑不會(huì)確定承諾的日期，但至少你確定了需要跟蹤的重要里程碑。范圍聲明還可以識(shí)別項(xiàng)目需要滿足的任何高級(jí)關(guān)鍵需求。

2、進(jìn)行利益相關(guān)者分析

利益相關(guān)者分析是一種用于評(píng)估人們對(duì)項(xiàng)目的需求和影響的技術(shù)。不要假設(shè)在給定的管理層或執(zhí)行層中的所有利益相關(guān)者都有相同的權(quán)力、興趣和溝通需求。一些利益相關(guān)者可能在組織內(nèi)擁有高水平的權(quán)力和重大利益，而其他利益相關(guān)者對(duì)項(xiàng)目的影響較小。

如果你不了解利益相關(guān)者想要什么，以及他們的組織權(quán)力和影響力，你就有可能溝通不正確。如果你曾經(jīng)犯過(guò)錯(cuò)誤，沒(méi)有讓一個(gè)高權(quán)力/高利益的利益相關(guān)者充分了解情況，你一定會(huì)得到“支持性反饋”。如果對(duì)每個(gè)人的權(quán)力、利益和溝通需求有更好的了解，這些溝通障礙是可以避免的。

3、制定并溝通項(xiàng)目計(jì)劃 項(xiàng)目計(jì)劃不是項(xiàng)目進(jìn)度表。項(xiàng)目計(jì)劃是一個(gè)正式的文件，它定義了用于執(zhí)行和控制項(xiàng)目的項(xiàng)目管理過(guò)程。使用項(xiàng)目管理計(jì)劃可以解釋項(xiàng)目將如何運(yùn)行，并指出關(guān)鍵的項(xiàng)目管理期望。如果你使用項(xiàng)目管理計(jì)劃來(lái)構(gòu)成項(xiàng)目啟動(dòng)平臺(tái)的基礎(chǔ)，它可以為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)增加價(jià)值。

4、檢查工作分解結(jié)構(gòu)（WBS） 在每個(gè)項(xiàng)目中使用圖形化的工作分解結(jié)構(gòu)。可視化的工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）有助于將項(xiàng)目分解成小的可交付成果，這些可交付成果可以添加到項(xiàng)目時(shí)間表中。 有些項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)喜歡直接開始計(jì)劃，對(duì)于較小的項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，這樣做很好。但是對(duì)于更大、更復(fù)雜的項(xiàng)目，繪制WBS將幫助項(xiàng)目經(jīng)理組織和識(shí)別需要在項(xiàng)目狀態(tài)中跟蹤和報(bào)告的關(guān)鍵工作流。

5、跟蹤行動(dòng)、問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn) 項(xiàng)目的操作、問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)的維護(hù)、跟蹤和管理可能是乏味的。跟蹤行動(dòng)、問(wèn)題、風(fēng)險(xiǎn)和關(guān)鍵決策是一項(xiàng)管理挑戰(zhàn)，但它是發(fā)布和風(fēng)險(xiǎn)管理過(guò)程的核心。如果你每周寫下并回顧你的行動(dòng)、問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)，你就不會(huì)忘記任何需要回應(yīng)的重要事項(xiàng)。 這些日志以不同的格式實(shí)現(xiàn)，包括電子表格模板、在線項(xiàng)目管理系統(tǒng)和共享文檔存儲(chǔ)庫(kù)。理想情況下，你可以在協(xié)作工具中跟蹤這些操作、問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)，這樣項(xiàng)目經(jīng)理就不是唯一維護(hù)日志的人了。

6、管理會(huì)議記錄 做會(huì)議記錄可能是行政上的累贅，但它們提供了一個(gè)有效的會(huì)議總結(jié)，推動(dòng)問(wèn)責(zé)和確定后續(xù)行動(dòng)。你可以不會(huì)為每一次會(huì)議做筆記，但應(yīng)該在關(guān)鍵會(huì)議上記錄下來(lái)，在這些會(huì)議上需要做出決定并采取額外的后續(xù)行動(dòng)。

7、更新項(xiàng)目時(shí)間表并檢查關(guān)鍵路徑 每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理都知道項(xiàng)目進(jìn)度的重要性，并閱讀過(guò)關(guān)鍵路徑。及時(shí)更新項(xiàng)目進(jìn)度很重要。

如果你錯(cuò)過(guò)了更新項(xiàng)目時(shí)間表，并認(rèn)為是在正軌上，那么作為項(xiàng)目經(jīng)理，你很容易因?yàn)槊β刀浟艘恍?duì)項(xiàng)目成功交付至關(guān)重要的管理任務(wù)。

以上7個(gè)項(xiàng)目管理技巧可能并不是能夠顯著改變你管理項(xiàng)目的方式的新想法。然而，它們是有利于項(xiàng)目的基本教訓(xùn)。如今，項(xiàng)目經(jīng)理面臨的挑戰(zhàn)是，當(dāng)我們同時(shí)處理多個(gè)項(xiàng)目、參加太多會(huì)議并被迫權(quán)衡項(xiàng)目管理分類的過(guò)程時(shí)，要始終應(yīng)用這些經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。