1.概述

紅頭文件是我國行政機(jī)關(guān)實(shí)現(xiàn)上情下達(dá)的唯一法定方式，印章則是文件有效性的表現(xiàn)形式。隨著電子政務(wù)逐步深入的開展，政府內(nèi)部實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公，實(shí)現(xiàn)了日常文件的起、審批和流轉(zhuǎn)的網(wǎng)絡(luò)化與電子化。

同時(shí)，如何實(shí)現(xiàn)上、下級(jí)之間的無紙化辦公和政務(wù)交流，越來越多為政務(wù)信息化建設(shè)部門所重視。通達(dá)公文傳輸系統(tǒng)正是針對(duì)公文傳輸?shù)倪@種需求，在政務(wù)信息化領(lǐng)域所邁出的重要一步。

公文傳輸系統(tǒng)利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、版面處理與控制技術(shù)、安全 技術(shù)等，實(shí)現(xiàn)了單位與單位之間紅頭文件的起草、制作、分發(fā)、接收、閱讀、打印、轉(zhuǎn)發(fā)和歸檔等功能，以現(xiàn)代的電子公文傳輸模式取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)公文傳輸模式。

2.公文管理定義

“公文管理”是政府機(jī)關(guān)日常辦公的核心業(yè)務(wù)。在傳統(tǒng)的手工作業(yè)的公文管理中，存在著低效率、少監(jiān)督、欠管理的弊病，因此，建立一個(gè)好的公文管理系統(tǒng)是確保政府機(jī)關(guān)行政管理高效辦事、廉潔行政、規(guī)范管理和提高效益的基礎(chǔ)。

“公文管理”按來文源不同可分為：收文管理和發(fā)文管理。收文管理主要對(duì)外來公文（紙質(zhì)或電子公文）進(jìn)行管理和管理，實(shí)現(xiàn)收文登記、擬辦、批辦、傳閱、承辦和歸檔等全過程的電子化管理。發(fā)文管理主要管理來文轉(zhuǎn)發(fā)和內(nèi)部制發(fā)的公文，實(shí)現(xiàn)公文的草擬、審核、簽發(fā)、編號(hào)、打印、分發(fā)、歸檔等全過程的電子化管理。

3.公文管理要求

公文內(nèi)容不被非法截取、篡改和偽造

在公文傳輸?shù)臅r(shí)候，首先我們需要防止公文被非法截取，這是網(wǎng)絡(luò)安全的問題。同時(shí)也需要考慮到，萬一公文被非法截取的話，公文的安全如何得到保護(hù)，這就需要通過密碼技術(shù)來解決。根據(jù)國家有關(guān)管理部門的要求，正式公文必須采用硬件加密，含有國家機(jī)密的文件還必須采用國家指定的密碼機(jī)。

電子印章的安全性；

對(duì)公文傳輸來說，加蓋電子印章是必不可少的。這就要求電子公文文件必須具有高度的保密性、嚴(yán)肅性、不可抵賴性、不可偽造性和不可篡改性，并對(duì)電子公章實(shí)施專門的保護(hù)，不允許出現(xiàn)安全漏洞。因此，就必須在公文傳輸、處理、存儲(chǔ)等過程中，保證印章不被非法盜用。

印章存放安全：實(shí)物印章看得見摸得著，可以鎖在保險(xiǎn)柜中有專人保管。電子印章是無形的，必須存放在移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)（U 盤、軟盤）上，這樣就可以和實(shí)物印章一樣鎖在保險(xiǎn)柜中有專人保管，按照同樣的印章管理制度進(jìn)行管理。

印章使用安全：實(shí)物印章是誰拿到誰就能用，在哪里都可以用。電子印章在使用上采取了更多的安全措施，有效防止了印章被非法盜用。

4.公文管理解決方案

4.1企事業(yè)公文管理現(xiàn)狀

隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在政府辦公中的廣泛應(yīng)用，很多信息可通過電子信息通道傳遞。但對(duì)于大量存在的機(jī)要文件和物件，由于其機(jī)要保密和憑證特性等要求，有很多無法通過網(wǎng)絡(luò)直接傳輸，而必須以實(shí)物的方式進(jìn)行傳遞、處理和保存。

長(zhǎng)期以來，各級(jí)黨、政、軍、企事業(yè)單位的紙質(zhì)文件收發(fā)、流轉(zhuǎn)工作主要是靠手工簽收、手工登記（錄入）完成的。手工管理方式受人為因素影響大，效率低，容易出錯(cuò)，不易分清責(zé)任，對(duì)不可避免的錯(cuò)誤或者漏洞難以追蹤和糾正，甚至還會(huì)出現(xiàn)失泄密等重大事故。

且由于文件的收發(fā)流轉(zhuǎn)信息一般在登記本上，查詢統(tǒng)計(jì)很不方便，信息資源難以共享，無法適應(yīng)由于信息量的快速膨脹，管理部門對(duì)大量信息處理提出的快速、準(zhǔn)確的要求。

另一方面，在傳統(tǒng)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，需要分發(fā)交換的文件和文件相對(duì)應(yīng)的電子信息是脫節(jié)的，經(jīng)常出現(xiàn)文件的電子信息已經(jīng)發(fā)到領(lǐng)導(dǎo)的電腦上而紙質(zhì)文件還沒有到達(dá)，或者領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)在紙質(zhì)文件上進(jìn)行了批閱，秘書還要重新錄入電子信息的情況，使紙質(zhì)公文與電子公文形成“兩層皮”現(xiàn)象。

4.2通達(dá)OA公文管理應(yīng)用

電子公文系統(tǒng)分發(fā)文工作流程和收文工作流程兩個(gè)部分。發(fā)文工作流程包括版式文件的生成、文件蓋章加密、公文分發(fā)；收文工作流程包括文件的簽收、公文打??；系統(tǒng)還包括回執(zhí)功能，以及與其他信息交換平臺(tái)之間的接口。接下來我們?cè)敿?xì)介紹整個(gè)通達(dá)公文系統(tǒng)的功能。

公文發(fā)文

1. 任一部門任一工作人員都可起草公文,即擬稿。
2. 在擬稿以后提交給核稿人進(jìn)行核稿，核稿人可以是同級(jí)也可以是上級(jí)。
3. 對(duì)于核稿沒有通過的，核稿人可退回給擬稿人重新擬稿直到滿意為止， 退回的同時(shí)給出核稿意見。
4. 核稿通過后提交給上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核，并寫明審核意見；對(duì)于未能通 過的公文審核人可退回給擬稿人，同時(shí)提出審核意見，令擬稿人做出修改。
5. 通過審核的公文提交給再上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽發(fā)，領(lǐng)導(dǎo)人寫明簽發(fā)意見后， 由相關(guān)人員進(jìn)行發(fā)文處理。
6. 發(fā)文人在收到要發(fā)送的公文后，將上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的處理意見一并發(fā)給簽收部門，然后等待簽收部門簽收。
7. 簽收部門進(jìn)行簽收后，發(fā)文人將此公文歸檔。

公文收文

1. 簽收部門收到公文后首先簽收，并告知發(fā)文部門的發(fā)文人其發(fā)文已經(jīng)簽 收，然后簽收人再將收文進(jìn)行登記。
2. 收文登記后交到擬辦人那里，擬辦人提出擬辦意見提交給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)閱批。
3. 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)閱批后提出閱批意見，按要求的承辦部門交給分辦人進(jìn)行辦理。
4. 分辦人根據(jù)承辦部門將公文及閱批意見一并提交到各承辦部門。
5. 承辦部門在收到公文后填寫承辦意見及辦理情況。
6. 承辦部門辦理公文后，將此收文歸檔。

4.2.1公文發(fā)文

公文流程中支持自定義流程，根據(jù)單位實(shí)際公文發(fā)文流程實(shí)施搭建。發(fā)文處理是指以本單位發(fā)出去的文件的處理國策。行文具有相似的工作處理流程。發(fā)文處理模塊有以下要求：所有的發(fā)文要求通過擬稿、核稿、審核、簽發(fā)、套紅、發(fā)文、歸檔。

例：在公文流程中可實(shí)現(xiàn)，由擬稿人進(jìn)行發(fā)文擬稿，部門核稿、會(huì)簽、辦公室審核、主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、文書編號(hào)、套紅蓋章、經(jīng)辦人校對(duì)、公文發(fā)文，歸檔等操作。

發(fā)文擬稿

在發(fā)文擬稿環(huán)節(jié)可進(jìn)行發(fā)文擬稿、上傳正文、添加附件；在發(fā)文稿紙中可填寫“文號(hào)”“緩急”“密級(jí)”“標(biāo)題”等常用字段，如下圖所示。

右上角點(diǎn)擊【正文】按鈕，可在正文區(qū)域進(jìn)行正文擬稿或正文上傳操作。正文編輯好后，點(diǎn)擊右上方【保存】按鈕，即對(duì)正文進(jìn)行保存操作，提示保存成功，在表單下正文區(qū)域自動(dòng)形成正文區(qū)域。 右上角點(diǎn)擊【附件】，即可看到附件區(qū)，用于上傳相關(guān)附件。

辦公室核稿

辦公室核稿步驟，由辦公室負(fù)責(zé)人對(duì)正文進(jìn)行核對(duì)工作，點(diǎn)擊正文區(qū)域?qū)φ倪M(jìn)行下載、閱讀、在線編輯等操作。

對(duì)正文點(diǎn)擊在線編輯即可對(duì)正文進(jìn)行核稿，支持保留痕跡及隱藏痕跡功能。當(dāng)核稿通過即可轉(zhuǎn)交下一步；當(dāng)核稿沒有通過的，核稿人退回給擬稿人重新擬稿直到滿意為止，退回的同時(shí)給出核稿意見。

會(huì)簽

當(dāng)公文的內(nèi)容涉及本單位的多個(gè)部門或與其他單位有關(guān)時(shí)，進(jìn)行會(huì)簽操作。此會(huì)簽功能支持對(duì)于會(huì)簽意見根據(jù)時(shí)間、角色排序進(jìn)行升序或降序顯示。

主管領(lǐng)導(dǎo)

通過辦公室審核的公文提交給再主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽發(fā)，領(lǐng)導(dǎo)人寫明簽發(fā)意見后， 由相關(guān)人員進(jìn)行套紅蓋章處理。?此會(huì)簽功能支持對(duì)于會(huì)簽意見根據(jù)時(shí)間、角色排序進(jìn)行升序或降序顯示。

編號(hào)與套紅、蓋章

正文套紅是按照單位規(guī)定的紅頭樣式，做出對(duì)應(yīng)的紅頭內(nèi)容，上傳到OA系統(tǒng)中。有套紅權(quán)限的人在處理附件時(shí)可直接將紅頭樣式套入到公文正文中，形成紅頭文件。目前通達(dá)OA支持多種套紅板式，自動(dòng)引入紅頭；促進(jìn)企事辦公信息化、公文電子化，降低文件錯(cuò)誤率和耗材開支。

由套紅、蓋章負(fù)責(zé)人對(duì)正文點(diǎn)擊在線編輯即可對(duì)正文進(jìn)行套紅及蓋章操作。

經(jīng)辦人進(jìn)行公文校對(duì)

主要在公文辦理過程中，以簽發(fā)的文稿為標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)打印的清樣進(jìn)行核對(duì)的工作。公文校對(duì)是確保行文規(guī)范，內(nèi)容準(zhǔn)確，避免發(fā)生紕漏的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是把好公文質(zhì)量關(guān)的有效手段。

辦公室發(fā)文

公室發(fā)文人在收到要發(fā)送的公文后，將上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的處理意見一并發(fā)給簽收部門，然后等待簽收部門簽收。

歸檔

簽收部門進(jìn)行簽收后，發(fā)文人將此公文進(jìn)行歸檔。

4.2.2公文發(fā)文

公文流程中支持自定義流程，根據(jù)單位實(shí)際公文收文流程實(shí)施搭建。在接收到上級(jí)單位下發(fā)正式文件后，公司專人通過OA上傳公文資料，以公文流程進(jìn)行公文審批、公文流轉(zhuǎn)操作。

例：公文流程中可實(shí)現(xiàn)，文書收文登記，轉(zhuǎn)交辦公室進(jìn)行擬辦，轉(zhuǎn)交領(lǐng)導(dǎo)批示后由辦公室負(fù)責(zé)人根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示轉(zhuǎn)交到分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批示，再次回到辦公室根據(jù)分管領(lǐng)導(dǎo)意見下發(fā)到相關(guān)部門負(fù)責(zé)人，由部門負(fù)責(zé)人接收到領(lǐng)導(dǎo)辦理意見后進(jìn)行辦理并內(nèi)部流轉(zhuǎn)公文，最終匯集到文書處進(jìn)行公文歸檔操作。

文書收文登記：

在收文登記環(huán)節(jié)可進(jìn)行上傳添加附件；在收文稿紙中可填寫 “收文文號(hào)”、“來文機(jī)關(guān)”、“來文文號(hào)”、“來文日期”、“文件標(biāo)題”、“重要級(jí)別”等常用字段字段進(jìn)行收文登記，如下圖所示。

辦公室擬辦

辦公室擬辦步驟，由辦公室負(fù)責(zé)人對(duì)來文進(jìn)行查閱，可對(duì)來文進(jìn)行下載、閱讀操作。根據(jù)來文內(nèi)容辦公室填寫擬辦意見。

領(lǐng)導(dǎo)批示

領(lǐng)導(dǎo)批示步驟可對(duì)來文文件進(jìn)行簽批操作，并填寫批示意見。

分管領(lǐng)導(dǎo)批示

分管領(lǐng)導(dǎo)基于領(lǐng)導(dǎo)批示及來文相關(guān)內(nèi)容，對(duì)文件進(jìn)行補(bǔ)充批示，再下發(fā)至各部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行承辦工作。領(lǐng)導(dǎo)批示頁面，根據(jù)會(huì)簽功能支持對(duì)領(lǐng)導(dǎo)批示意見根據(jù)角色排序進(jìn)行升序或降序顯示。

部門負(fù)責(zé)人辦理

部門負(fù)責(zé)人根據(jù)所有領(lǐng)導(dǎo)批示意見，對(duì)來文內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)閱讀并辦理工作，填寫部門辦理意見，將來文文件在內(nèi)部進(jìn)行傳閱，組織部門員工共同辦理或知曉該文件。

歸檔結(jié)束

各部門承辦完畢并在部門內(nèi)部流轉(zhuǎn)后，轉(zhuǎn)交到文書節(jié)點(diǎn)，由文書對(duì)公文進(jìn)行公文歸檔操作。