如果您不熟悉項(xiàng)目管理或以前依賴任務(wù)管理系統(tǒng)來管理您的項(xiàng)目，那么任務(wù)和項(xiàng)目之間的區(qū)別可能會令人困惑。任務(wù)和項(xiàng)目是項(xiàng)目管理系統(tǒng)中的主要構(gòu)建塊，使您能夠跟蹤和組織您的工作。

任務(wù)是需要在項(xiàng)目中完成的單個(gè)工作單元。項(xiàng)目是需要一起完成以實(shí)現(xiàn)單個(gè)結(jié)果或目標(biāo)的整個(gè)系列任務(wù)。例如，如果您要創(chuàng)建一個(gè)新產(chǎn)品，那么整個(gè)創(chuàng)建過程就是您的項(xiàng)目。該項(xiàng)目中的一項(xiàng)任務(wù)可能是“構(gòu)建原型”。

項(xiàng)目管理系統(tǒng)中的任務(wù)是什么？

任務(wù)類似于待辦事項(xiàng)列表中的項(xiàng)目。這是將您的項(xiàng)目推向預(yù)期結(jié)果所需的一項(xiàng)行動或步驟。任務(wù)應(yīng)該用于：
1、計(jì)劃完成項(xiàng)目的所有必要步驟
2、可視化項(xiàng)目甘特圖上的各個(gè)步驟
3、存儲有關(guān)流程、操作方法或注釋的詳細(xì)信息
通常，一項(xiàng)任務(wù)將分配給一個(gè)人，并且需要相對較短的時(shí)間來完成。例如，一種最佳實(shí)踐是任務(wù)長度在整個(gè)項(xiàng)目長度的1%–10%之間。這意味著如果您的項(xiàng)目需要100個(gè)工作日才能完成，則每個(gè)任務(wù)的長度應(yīng)為1到10天。因此，任何超過十天的任務(wù)都應(yīng)分為兩個(gè)或多個(gè)任務(wù)。
次要選項(xiàng)是將較長或復(fù)雜的任務(wù)分解為子任務(wù)。此選項(xiàng)使您能夠保持總體任務(wù)的可見性，同時(shí)仍將其劃分為更易于管理的工作。例如，使用上面的示例，假設(shè)您有一個(gè)名為“構(gòu)建原型”的任務(wù)。此任務(wù)可能涉及以下子任務(wù)：
機(jī)械師建造原型車身
Ironworker完成原型外殼
如果需要將主體和外殼構(gòu)建在一起，則將它們分組在一項(xiàng)任務(wù)下可能是有意義的。但是，由于每個(gè)人都由不同的人負(fù)責(zé)，因此擁有子任務(wù)可以讓每個(gè)人都清楚地看到和理解對每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員的期望。
為了在項(xiàng)目管理系統(tǒng)中跟蹤您的整體任務(wù)進(jìn)度，父任務(wù)應(yīng)該顯示一個(gè)子任務(wù)進(jìn)度條，隨著子任務(wù)的完成慢慢填滿。此功能允許您輕松跟蹤個(gè)人貢獻(xiàn)及其對總體任務(wù)的直接影響。

什么是項(xiàng)目管理系統(tǒng)中的項(xiàng)目？

項(xiàng)目包含為達(dá)到特定結(jié)果而需要完成的所有內(nèi)容。這可以包括實(shí)現(xiàn)特定目標(biāo)所需的所有行動、輸入、輸出和里程碑。項(xiàng)目可以從簡單到復(fù)雜，并且在長度、資源、成本和范圍方面差異很大。每個(gè)項(xiàng)目都應(yīng)該有明確的開始和結(jié)束日期、明確的工作范圍和所有者。
項(xiàng)目管理系統(tǒng)中的項(xiàng)目用于：
1、監(jiān)控整個(gè)項(xiàng)目的開始和完成日期，而不僅僅是單個(gè)任務(wù)
2、快速輕松地跟蹤高級項(xiàng)目狀態(tài)
3、管理任務(wù)依賴性和交互，例如如果一項(xiàng)任務(wù)延遲另一項(xiàng)任務(wù)
4、使用軟件報(bào)告輕松更新項(xiàng)目利益相關(guān)者的項(xiàng)目信息
5、存儲整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需要訪問的項(xiàng)目相關(guān)文件和注釋
更大、更復(fù)雜或更長的項(xiàng)目可能會分解為各個(gè)階段。一些項(xiàng)目管理方法，例如敏捷，將項(xiàng)目分解為單獨(dú)的沖刺。每個(gè)階段或sprint都應(yīng)該有自己定義的時(shí)間段和結(jié)果，因此可以在項(xiàng)目管理系統(tǒng)中被視為自己的項(xiàng)目。

項(xiàng)目與文件夾

一些項(xiàng)目管理系統(tǒng)解決方案還允許您創(chuàng)建和管理文件夾。文件夾用于包含和組織數(shù)據(jù)。它們不是可操作的項(xiàng)目，并且它們沒有自己的一組屬性，例如開始日期和結(jié)束日期。文件夾的目的只是將相關(guān)信息保存在一個(gè)地方，并創(chuàng)建一個(gè)組織結(jié)構(gòu)或?qū)哟谓Y(jié)構(gòu)，使用戶可以輕松查找和共享信息。
您可以使用文件夾：
1、將相關(guān)的任務(wù)和項(xiàng)目組合在一起
2、將與任務(wù)和項(xiàng)目相關(guān)的支持文檔組合在一起，例如會議議程、筆記、待辦事項(xiàng)、問題或風(fēng)險(xiǎn)以及臨時(shí)請求
3、為任務(wù)添加標(biāo)簽，以便單個(gè)任務(wù)可以在多個(gè)文件夾中查看
文件夾可用于按團(tuán)隊(duì)、客戶、工作階段或最適合您的團(tuán)隊(duì)的方式對項(xiàng)目和任務(wù)進(jìn)行分組。您可以創(chuàng)建一個(gè)文件夾來對同一項(xiàng)目的不同階段進(jìn)行分組，或者對具有相同客戶的不同項(xiàng)目進(jìn)行分組。
或者，您可以為每個(gè)部門創(chuàng)建一個(gè)單獨(dú)的文件夾，并為其相關(guān)部門標(biāo)記任務(wù)。例如，如果您有一個(gè)“營銷”文件夾，任何營銷人員都可以在一個(gè)地方快速瀏覽他們的所有任務(wù)，即使它們涉及不同的項(xiàng)目。
文件夾可以包含子文件夾、項(xiàng)目和任務(wù)。通過使用標(biāo)簽，文件夾允許您以對團(tuán)隊(duì)成員最有用的方式對信息進(jìn)行切片、切塊和分組，而無需復(fù)制數(shù)據(jù)。

使用文件夾、項(xiàng)目、任務(wù)和子任務(wù)的最佳實(shí)踐

以下是有關(guān)創(chuàng)建工作并將其組織到文件夾、項(xiàng)目、任務(wù)和子任務(wù)中的一些提示：
從頂部開始：組織項(xiàng)目管理系統(tǒng)的最簡單方法是從盡可能大的存儲桶開始，然后逐步向下工作。例如，一個(gè)文件夾可能專用于單個(gè)客戶。他們要求的每個(gè)獨(dú)特產(chǎn)品或可交付成果都可能是該文件夾中自己的項(xiàng)目。
創(chuàng)建和使用模板：通過為文件夾結(jié)構(gòu)、項(xiàng)目結(jié)構(gòu)和任務(wù)構(gòu)建模板，您可以節(jié)省時(shí)間并確保整個(gè)軟件的工作結(jié)構(gòu)一致。使用模板，每次創(chuàng)建新項(xiàng)目或任務(wù)時(shí)，您已經(jīng)有了大綱和結(jié)構(gòu)。
熟悉項(xiàng)目管理最佳實(shí)踐：PM最佳實(shí)踐將幫助您提高項(xiàng)目績效和項(xiàng)目管理系統(tǒng)的使用。例如，了解如何創(chuàng)建WBS（工作分解結(jié)構(gòu)）將幫助您將項(xiàng)目分解為任務(wù)。
與他人合作：從您的軟件供應(yīng)商、社區(qū)論壇或公司內(nèi)的其他人處尋求幫助和建議可以幫助您發(fā)現(xiàn)在系統(tǒng)內(nèi)組織項(xiàng)目和任務(wù)的最佳方式。沒有適合所有場景的完美解決方案。但是，通過與他人互動，您可以發(fā)現(xiàn)新想法并了解對與您類似的公司或項(xiàng)目有效的方法。