1、制定項(xiàng)目溝通計(jì)劃

編制項(xiàng)目溝通計(jì)劃就是確定、記錄并分析項(xiàng)目的干系人所需要的信息和溝通需求。其結(jié)果就是確定出誰(shuí)需要信息、需要何種信息、何時(shí)需要以及如何將信息有效地進(jìn)行傳遞。雖然每個(gè)項(xiàng)目都需要充分地進(jìn)行交流，但信息的需求和分發(fā)方式卻大不相同。

項(xiàng)目溝通計(jì)劃就是規(guī)定未來(lái)項(xiàng)目進(jìn)行溝通管理的文件。它一般是在項(xiàng)目的初期階段制定，但為了提高溝通的有效性，也應(yīng)該根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施中的具體情況和溝通計(jì)劃的適用性來(lái)定期進(jìn)行檢查和修改。

大多數(shù)情況下，我們可以認(rèn)為溝通計(jì)劃就是反映以下內(nèi)容的一張表，見(jiàn)下表溝通計(jì)劃

大多數(shù)情況下，溝通計(jì)劃并不是一個(gè)復(fù)雜的文檔。它主要說(shuō)明項(xiàng)目將產(chǎn)生哪些信息、怎么產(chǎn)生、這些信息保存在哪里、誰(shuí)需要這些信息，以及如何把這些信息發(fā)送出去。

2、按計(jì)劃實(shí)施管理溝通

管理溝通是項(xiàng)目中溝通活動(dòng)的主要實(shí)施過(guò)程。

根據(jù)目的的不同，它主要包括兩大類(lèi)活動(dòng)：

?獲取項(xiàng)目的實(shí)施狀態(tài)信息。

?分發(fā)項(xiàng)目的實(shí)施績(jī)效報(bào)告。

這一方面可以有效地促進(jìn)項(xiàng)目?jī)?nèi)部各方協(xié)作，另一方面則是讓管理者及項(xiàng)目干系人真實(shí)而準(zhǔn)確地了解項(xiàng)目實(shí)施狀態(tài)，判斷項(xiàng)目是否處于正常的軌道，以便及早發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。在具體實(shí)施當(dāng)中，根據(jù)信息發(fā)送的內(nèi)容、目的和發(fā)送對(duì)象可以選擇各種不同的溝通方式，并且還會(huì)經(jīng)常組合應(yīng)用各種方式。雖然項(xiàng)目溝通可以以正式的和非正式的兩種方式進(jìn)行，但溝通管理計(jì)劃中的預(yù)定活動(dòng)幾乎都是正式的溝通模式，其中又以書(shū)面溝通和多對(duì)多的會(huì)議溝通為主。

3、采用正式溝通的模式

項(xiàng)目成員為了完成項(xiàng)目工作，在明確規(guī)定的組織系統(tǒng)內(nèi)部進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)工作，這種溝通是通過(guò)一種正式的明確的渠道進(jìn)行的。在這個(gè)過(guò)程中，信息發(fā)送者和接收者并不一定直接交流，中間可能要經(jīng)過(guò)某些人的轉(zhuǎn)發(fā)，這就形成了一定的溝通渠道和溝通網(wǎng)絡(luò)。

同樣，溝通的結(jié)構(gòu)形式也會(huì)對(duì)溝通的效率產(chǎn)生影響。

正式溝通的模式見(jiàn)下表。

正式溝通是項(xiàng)目中最廣泛存在的溝通形式。例如，項(xiàng)目在實(shí)施過(guò)程中所產(chǎn)生的各種文檔，既包括有關(guān)產(chǎn)品工程活動(dòng)的結(jié)果，諸如產(chǎn)品規(guī)格、設(shè)計(jì)文檔等，也包括項(xiàng)目管理活動(dòng)所產(chǎn)生的文檔，諸如項(xiàng)目章程、項(xiàng)目計(jì)劃、反映項(xiàng)目實(shí)施狀態(tài)的績(jī)效報(bào)告等。這些文檔的目的之一就是傳遞某種信息。之所以把它定義為正式的書(shū)面文檔，是因?yàn)樗鼈冞€代表著某種約定和承諾，也可以說(shuō)擔(dān)負(fù)了“某些管理職能”。

在使用文檔這種書(shū)面的溝通形式的時(shí)候，應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)：

?必須事先約定統(tǒng)一的“符號(hào)系統(tǒng)”，這樣就使得溝通雙方在提供和獲取信息的表示形式上達(dá)成一致，避免信息傳遞偏差。

?使用事先約定的文檔模板。模板的作用除了使文檔看起來(lái)統(tǒng)一而美觀外，更重要的目的是使溝通雙方在溝通前對(duì)要溝通的內(nèi)容和展現(xiàn)形式達(dá)成雙方認(rèn)可的約定和默契，這將非常有助于提高后續(xù)溝通活動(dòng)的有效性和實(shí)施效率。

?表述上應(yīng)該使用簡(jiǎn)練而準(zhǔn)確的語(yǔ)言和文字，避免傳遞“非字面因素”以外的信息。因?yàn)楹笳叻浅Ｈ菀桩a(chǎn)生不同人在理解上的差異，從而在項(xiàng)目中造成混亂，引起不必要的麻煩。

需要項(xiàng)目管理資料合集的同學(xué)可先關(guān)注然后私信我哦