Zoho Projects是一款專為大型產(chǎn)研團(tuán)隊(duì)設(shè)計(jì)的項(xiàng)目管理工具，它也是許多軟件開發(fā)行業(yè)高速成長背后的生產(chǎn)線。與其他項(xiàng)目管理產(chǎn)品相比，Zoho Projects最大的不同之處在于其獨(dú)特的流程設(shè)計(jì)。在軟件上線初期，Zoho Projects能夠有效地幫助軟件研發(fā)公司實(shí)現(xiàn)敏捷的功能迭代，讓最佳實(shí)踐流程得以沉淀在系統(tǒng)中。此外，基于軟件研發(fā)公司的產(chǎn)品理念，Zoho Projects還精心打造了一系列強(qiáng)大的功能模塊，以滿足各種需求。

• 　　軟件研發(fā)公司為什么要研發(fā)Zoho Projects？
• 　　Zoho Projects為何偏愛“流程”？?
• 　　軟件研發(fā)公司是如何使用Zoho Projects沉淀項(xiàng)目管理理念的？?

　　一、軟件研發(fā)公司為什么需要Zoho Projects？?

　　我們需要理解一個(gè)超過50人的大型團(tuán)隊(duì)在進(jìn)行協(xié)作時(shí)可能面臨的復(fù)雜場景：從需求的產(chǎn)生、開發(fā)，到測試、灰度，再到上線，每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要經(jīng)歷一整套繁雜的流程，涉及產(chǎn)品、設(shè)計(jì)、研發(fā)、測試等各方緊密協(xié)同。由于迭代速度極快，很可能幾十上百個(gè)需求都在同時(shí)進(jìn)行，并且流程頻繁變更。對(duì)于這樣的場景，如果缺乏有效的項(xiàng)目管理工具，PMO（項(xiàng)目管理辦公室）將難以有效地進(jìn)行管理。

　　對(duì)于新入職的員工來說，他們可能會(huì)對(duì)自身的工作上下游以及在整個(gè)流程中的位置感到困惑。同樣，對(duì)于團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人來說，如何在數(shù)百個(gè)需求中查看人力消耗，并有效定位阻塞節(jié)點(diǎn)，也是一個(gè)棘手的問題。

　　這些問題的根源在于工具的割裂。在軟件研發(fā)公司中，每個(gè)角色（如產(chǎn)品、設(shè)計(jì)、研發(fā)、測試等）都使用不同的工具，而這些工具往往是由業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人根據(jù)自己的喜好挑選的。這就導(dǎo)致了工具之間數(shù)據(jù)的不打通，需要通過大量的會(huì)議和點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的溝通來拉齊信息。

　　此外，復(fù)雜的流程和多角色協(xié)同也是一個(gè)重要的問題。在軟件研發(fā)公司中，一個(gè)需求從開始到結(jié)束，需要經(jīng)歷非常復(fù)雜的流程。而新人的學(xué)習(xí)成本高，因?yàn)檐浖邪l(fā)公司團(tuán)隊(duì)很快從幾百人擴(kuò)張到了幾千人，每一個(gè)新入職的新人，都要學(xué)習(xí)一遍全部的流程。如果沒有一個(gè)系統(tǒng)承載和固化這些流程，一個(gè)新人的學(xué)習(xí)成本將會(huì)非常之高，這也會(huì)拖慢組織的效率。

　　Zoho Projects項(xiàng)目管理工具正是為了解決這些問題而設(shè)計(jì)的。它能讓每個(gè)員工都可以低成本上手，能支持像軟件研發(fā)公司一樣超大型、超復(fù)雜的項(xiàng)目，還能支持業(yè)務(wù)的快速迭代。Zoho Projects項(xiàng)目管理工具能夠把流程固化在系統(tǒng)里，任何人進(jìn)入不需要學(xué)習(xí)，只需要按照沉淀的標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行日常工作開展，并且任何流程中的參與者都能直觀看到自己所在的位置。這樣，我們就可以有效地管理復(fù)雜的項(xiàng)目，提高團(tuán)隊(duì)的效率，降低學(xué)習(xí)成本。

　　二、Zoho Projects核心產(chǎn)品理念：重視流程沉淀?

　　流程是組織生產(chǎn)力最大化的底層邏輯，不同級(jí)別的流程串聯(lián)起企業(yè)中的所有工作。針對(duì)流程進(jìn)行的拆解、優(yōu)化過程，也是對(duì)企業(yè)價(jià)值鏈的分析和打磨。在這樣的實(shí)踐理解和理念沉淀下，Zoho Projects應(yīng)運(yùn)而生。它承載的遠(yuǎn)不僅僅是一個(gè)效率工具，更是Zoho在長期敏捷高效實(shí)踐中所沉淀的先進(jìn)理念與實(shí)踐。

　　軟件研發(fā)公司在項(xiàng)目管理實(shí)踐中，從一開始就將“流程管理”放在了非常重要的位置。團(tuán)隊(duì)深刻認(rèn)識(shí)到質(zhì)量與效率和工作是否有序進(jìn)行是強(qiáng)相關(guān)的。在業(yè)務(wù)高速發(fā)展、研發(fā)資源擴(kuò)張、跨項(xiàng)目調(diào)配訴求非常頻繁的背景下，再先進(jìn)的流程文化在落地過程中也需要謹(jǐn)慎評(píng)估學(xué)習(xí)與流程執(zhí)行成本帶來的效率損耗。對(duì)于流程把控的意識(shí)，能夠讓業(yè)務(wù)在持續(xù)爆發(fā)擴(kuò)張的過程中，讓組織的理念與文化更自然地延續(xù)和傳遞。

　　正是基于這一認(rèn)識(shí)，Zoho Projects和其他項(xiàng)目管理產(chǎn)品最大的不同，就是流程。Zoho Projects對(duì)于流程的重視體現(xiàn)在以下幾個(gè)特點(diǎn)中：

　　流程標(biāo)準(zhǔn)化：無論是再復(fù)雜的項(xiàng)目，在Zoho Projects里，都能抽象沉淀為標(biāo)準(zhǔn)的節(jié)點(diǎn)流。這樣，協(xié)作的SOP就能通過工具去沉淀和呈現(xiàn)，員工會(huì)更自然地遵循設(shè)定好的流程高效協(xié)作，信息也能更高效流通，大大減少了大型項(xiàng)目里的溝通工作。

　　統(tǒng)一項(xiàng)目進(jìn)度認(rèn)知：提升協(xié)作效率的第一步是將用戶從無序和疲憊的流程協(xié)作中釋放出來。將被驗(yàn)證過的事務(wù)和經(jīng)驗(yàn)固化在組織中，減少對(duì)人的依賴，生產(chǎn)力和創(chuàng)造力才能得到真正解放。

　　流程定制化：Zoho Projects支持流程的定制化，通過流程裁剪，讓流程更好地落地。例如項(xiàng)目經(jīng)理可以把特殊需求制作成可配置的開關(guān)，動(dòng)態(tài)地修改流程，使流程去適配需求的實(shí)際情況，這樣就可以避免因流程不合適導(dǎo)致整體流程不通暢，項(xiàng)目流程運(yùn)行不成功。

　　流程智能化：將生產(chǎn)實(shí)踐全部落地在Zoho Projects后，平臺(tái)里沉淀的數(shù)據(jù)將產(chǎn)生巨大的價(jià)值。度量功能模塊是其中之一，也是Zoho Projects中的亮點(diǎn)功能之一。市面上的類似功能要么靠PM手算，一個(gè)季度報(bào)告耗時(shí)一個(gè)月；要么需要單獨(dú)購買付費(fèi)的插件。而Zoho Projects中度量功能則是原生集成，PMO可使用度量功能高效的查看項(xiàng)目表現(xiàn)，并層層下鉆進(jìn)行分析，探尋資源調(diào)配的優(yōu)化改進(jìn)之處。

　　流程自動(dòng)化：除了讓信息協(xié)同更為高效，Zoho Projects也希望項(xiàng)目流程中的每一位參與者能夠?qū)Ｗ⒂谟袃r(jià)值的工作。Zoho Projects中配置了比較完善的OpenAPI、Webhook等插件體系，通過關(guān)聯(lián)可以將第三方平臺(tái)的關(guān)鍵信息直接展示在Zoho Projects上。同時(shí)Zoho Projects可以設(shè)定自動(dòng)化條件，免去一些重復(fù)低效的操作。

　　三、軟件研發(fā)公司如何通過Zoho Projects沉淀項(xiàng)目管理理念？?

　　Zoho Projects為軟件研發(fā)公司提供了一種高效、敏捷的功能迭代方式，使得最佳實(shí)踐流程得以在系統(tǒng)中沉淀。在軟件研發(fā)公司的長期實(shí)踐中，Zoho Projects成功地承載了高速的組織增長，助力公司在規(guī)模上實(shí)現(xiàn)了從百人到千人的飛躍。

　　除了將流程沉淀在組織中，Zoho Projects還基于軟件研發(fā)公司的落地實(shí)踐，打造了一系列強(qiáng)大的功能模塊來承載組織的項(xiàng)目管理理念。這些功能模塊目前已經(jīng)作為核心模塊內(nèi)置在Zoho Projects中，包括項(xiàng)目評(píng)估和項(xiàng)目落地等關(guān)鍵能力。

　　1、項(xiàng)目評(píng)估：重視關(guān)鍵流程節(jié)點(diǎn)的把控

　　在項(xiàng)目進(jìn)展中，可能會(huì)出現(xiàn)重要環(huán)節(jié)出現(xiàn)隱患的情況，導(dǎo)致之前的研發(fā)工作全部被浪費(fèi)。為了避免這樣的問題產(chǎn)生，Zoho Projects非常注重關(guān)鍵流程節(jié)點(diǎn)的把控。比如在一個(gè)項(xiàng)目排期時(shí)對(duì)研發(fā)人力的評(píng)估超過了10人/天，就會(huì)自動(dòng)引入評(píng)估節(jié)點(diǎn)，前置評(píng)審項(xiàng)目的可行性、優(yōu)先級(jí)和籌備工作，避免人力資源的浪費(fèi)，在項(xiàng)目早期把控風(fēng)險(xiǎn)。

　　2、項(xiàng)目落地：坦誠清晰

　　在一個(gè)復(fù)雜需求的落地過程中，涉及的相關(guān)人員往往比較多，并且在持續(xù)的變化。如何讓每個(gè)人對(duì)上下文都有一個(gè)持續(xù)的跟蹤和了解，是軟件研發(fā)公司在項(xiàng)目管理過程中一直關(guān)心的問題。除了通過清晰可見的流程圖，讓每個(gè)人都能明確自己在流程中所在的位置，保持信息維度的統(tǒng)一，Zoho Projects還設(shè)置了“需求關(guān)聯(lián)群"功能，消除信息不對(duì)稱帶來的流程損耗?！靶枨箨P(guān)聯(lián)群”能夠與消息深度耦合，確保相關(guān)討論場景的快速、高效搭建，讓相關(guān)方都能快速完整了解上下文。

　　在Zoho Projects每一個(gè)需求建立的時(shí)候，都可以在“新建頁”選擇自動(dòng)拉群功能，讓相關(guān)角色一鍵入群，針對(duì)需求進(jìn)行深度溝通。不止在項(xiàng)目創(chuàng)建時(shí)一鍵拉群，隨著項(xiàng)目的深入、流程的進(jìn)展，新的參與者可以隨著新增關(guān)聯(lián)角色自動(dòng)被拉入群，也能夠主動(dòng)通過“加群”快速進(jìn)入“需求同步群”，閱讀歷史記錄，把握來龍去脈，追蹤項(xiàng)目進(jìn)展。

　　3、效益分析：重視數(shù)據(jù)價(jià)值

　　軟件研發(fā)公司非常重視數(shù)據(jù)的價(jià)值。每個(gè)雙月，軟件研發(fā)公司都會(huì)對(duì)內(nèi)部的項(xiàng)目進(jìn)行數(shù)據(jù)復(fù)盤和業(yè)務(wù)復(fù)盤。在軟件研發(fā)公司，一般會(huì)從兩個(gè)角度來評(píng)估一個(gè)需求的長期效益：1）需求實(shí)現(xiàn)的結(jié)果；2）需求開發(fā)過程中的實(shí)際體驗(yàn)。評(píng)估需求實(shí)現(xiàn)的結(jié)果最常用的是AB實(shí)驗(yàn)，通過設(shè)計(jì)實(shí)驗(yàn)可以獲得一些直觀的用戶數(shù)據(jù)作為需求的反饋，來評(píng)價(jià)需求實(shí)現(xiàn)的好壞；除了明確的收益數(shù)據(jù)信息以外，也會(huì)通過一些流程進(jìn)程中內(nèi)部參與人員的評(píng)估反饋，判斷團(tuán)隊(duì)是否可以長期的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。