大多數(shù)項(xiàng)目管理軟件都包含有助于規(guī)劃、協(xié)作和進(jìn)度管理的工具。下面列出了在小型團(tuán)隊(duì)的項(xiàng)目管理軟件中尋找的基本功能。

1、應(yīng)用內(nèi)交流

優(yōu)秀的項(xiàng)目管理軟件允許應(yīng)用程序內(nèi)通信、向團(tuán)隊(duì)成員發(fā)送通知以及使用內(nèi)置聊天功能促進(jìn)安全協(xié)作。

2、儀表盤

儀表板提供個(gè)人、團(tuán)隊(duì)和部門級(jí)別的進(jìn)度概覽。它們顯示正在進(jìn)行的項(xiàng)目的有用指標(biāo)并突出顯示有問題的區(qū)域。固定重要項(xiàng)目并選擇要在儀表板中監(jiān)控的內(nèi)容。

3、文件共享

項(xiàng)目管理軟件中的文件共享使管理人員和團(tuán)隊(duì)成員可以在集中式平臺(tái)上共享、存儲(chǔ)和處理數(shù)字資產(chǎn)和文檔。

4、多個(gè)視圖

適用于小型企業(yè)的最佳項(xiàng)目管理軟件提供多種視圖來管理任務(wù)和時(shí)間表。這允許團(tuán)隊(duì)成員根據(jù)自己的喜好工作，并從不同角度查看項(xiàng)目。項(xiàng)目管理軟件通常具有：

5、表格或電子表格視圖

雖然在Excel中規(guī)劃項(xiàng)目的日子可能已經(jīng)過去，但人們對(duì)項(xiàng)目管理軟件可以通過表格視圖利用的電子表格有一種強(qiáng)烈的熟悉感。
表格視圖比電子表格更進(jìn)一步，它添加了實(shí)時(shí)更新日期的選項(xiàng)，以各種方式過濾它，并讓所有團(tuán)隊(duì)成員了解任務(wù)和項(xiàng)目進(jìn)度。
在一周內(nèi)處理大量信息或完成大量操作的團(tuán)隊(duì)可以從表格視圖中獲益最多。團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人可以收集每項(xiàng)任務(wù)的所有相關(guān)信息，將它們歸類為“規(guī)劃”或“營(yíng)銷”等大類，然后將它們排列在易于閱讀的表格中。
以下是團(tuán)隊(duì)可以通過表格視圖一目了然的一些數(shù)據(jù)點(diǎn)：
到期日
受讓人
優(yōu)先級(jí)
最后期限
預(yù)計(jì)完成時(shí)間
迄今為止花費(fèi)的時(shí)間
將所有這些信息集中在一個(gè)地方可以讓團(tuán)隊(duì)成員檢查他們的職責(zé)，并在必要時(shí)采取果斷行動(dòng)。

6、甘特圖或時(shí)間線視圖

數(shù)據(jù)可視化是許多公司有效決策的支柱，但它也可以在簡(jiǎn)化項(xiàng)目管理方面發(fā)揮巨大作用。
有時(shí)能夠縮小一個(gè)項(xiàng)目甚至多個(gè)項(xiàng)目并清楚地看到您所在的位置是有益的。時(shí)間線或甘特圖視圖可以讓您做到這一點(diǎn)。這種類型的視圖繪制出相關(guān)的項(xiàng)目數(shù)據(jù)，以便您可以可視化進(jìn)度并查看是否一切都按計(jì)劃進(jìn)行。
借助Zoho Projects，您可以充分利用動(dòng)態(tài)時(shí)間線視圖來拖放任務(wù)、延長(zhǎng)或縮短任務(wù)、添加里程碑或依賴項(xiàng)，并在進(jìn)行過程中有效地進(jìn)行計(jì)劃。此視圖允許您在整個(gè)項(xiàng)目過程中做出響應(yīng)，在必要時(shí)重新分配時(shí)間和資源。
甘特圖視圖鼓勵(lì)靈活性和主動(dòng)性，這是項(xiàng)目管理的關(guān)鍵，因?yàn)楫?dāng)逆境出現(xiàn)時(shí)，即使是優(yōu)秀的計(jì)劃也可能開始分崩離析。

7、列表顯示

雖然組織信息的方法有很多種，但有時(shí)優(yōu)秀的方法是保持簡(jiǎn)單。我們中的許多人使用待辦事項(xiàng)列表來提高個(gè)人工作效率，那么為什么不在專業(yè)環(huán)境中使用相同的系統(tǒng)呢？
工作效率通常歸結(jié)為——并作為——完成任務(wù)的結(jié)果來衡量。在這種情況下，為團(tuán)隊(duì)成員提供易于理解的活動(dòng)列表是監(jiān)控績(jī)效并鼓勵(lì)他們?cè)陂_始另一項(xiàng)任務(wù)之前完成一項(xiàng)任務(wù)的絕佳方式。
核對(duì)待辦事項(xiàng)清單上的項(xiàng)目所產(chǎn)生的小多巴胺是一個(gè)受歡迎的好處，因?yàn)樗梢猿蔀閳F(tuán)隊(duì)成員處理盡可能多的任務(wù)的額外動(dòng)力。
通過列表視圖，團(tuán)隊(duì)成員還可以以合理的方式確定任務(wù)的優(yōu)先級(jí)。例如，他們可以采用直接的“吃掉青蛙”方法，首先處理最緊迫的任務(wù)，或者他們可以使用艾森豪威爾矩陣等工具，根據(jù)任務(wù)的重要性和緊迫性來完成任務(wù)。

8、看板視圖

對(duì)于日常運(yùn)營(yíng)效率，很少有數(shù)據(jù)可視化比看板視圖更好。使用敏捷方法中的看板框架，團(tuán)隊(duì)可以復(fù)制和改進(jìn)舊的白板上的便利貼組織系統(tǒng)。
將任務(wù)分類到不同的桶中可以非常有效地監(jiān)控項(xiàng)目狀態(tài)并確保每個(gè)人都在同一頁面上確定優(yōu)先級(jí)。以下是您通常希望通過看板方法看到的一些類別：
沒有開始
進(jìn)行中
審查中
完全的
看板方法不僅可以幫助團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者調(diào)整工作流程和時(shí)間表以滿足預(yù)期，而且還可以為團(tuán)隊(duì)成員創(chuàng)造更大的個(gè)人責(zé)任感。
例如，如果您在看板系統(tǒng)中完成一項(xiàng)任務(wù)，另一個(gè)團(tuán)隊(duì)成員將立即收到通知并有機(jī)會(huì)添加他們的輸入。從那里，該任務(wù)可能會(huì)返回給您進(jìn)行最終檢查，或者可以批準(zhǔn)并提交給客戶。
該系統(tǒng)在軟件開發(fā)領(lǐng)域尤其有效，在該領(lǐng)域，錯(cuò)誤修復(fù)等任務(wù)一直在議事日程上，可能需要不同團(tuán)隊(duì)成員的多次傳遞。
通過共享的看板視圖，每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員都可以看到每天需要輸入哪些正在進(jìn)行的項(xiàng)目，以及它們的優(yōu)先級(jí)。這有助于每個(gè)人有效地管理他們的時(shí)間并保持高生產(chǎn)力水平。它還使團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者可以輕松地根據(jù)每個(gè)成員一天完成多少任務(wù)來衡量生產(chǎn)力。

9、云儲(chǔ)存

良好的項(xiàng)目管理提供云存儲(chǔ)，因此只要您有互聯(lián)網(wǎng)連接（和準(zhǔn)確的安全訪問），您的信息和數(shù)據(jù)就可以輕松訪問。團(tuán)隊(duì)成員可以將項(xiàng)目管理軟件中的文件和其他信息直接上傳到云端。這鼓勵(lì)了靈活性和高效的遠(yuǎn)程工作。無論您的團(tuán)隊(duì)在哪里工作，任務(wù)都可以更快地完成。

10、移動(dòng)應(yīng)用

由于團(tuán)隊(duì)遠(yuǎn)程和在家工作，正確的項(xiàng)目管理使您能夠隨時(shí)隨地監(jiān)督項(xiàng)目。小型企業(yè)經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)可以在不同地點(diǎn)工作，不會(huì)錯(cuò)過任何一個(gè)節(jié)拍。項(xiàng)目管理移動(dòng)應(yīng)用程序確保您不必坐在桌面前就可以為項(xiàng)目做出貢獻(xiàn)。
如果您正在尋找可幫助您掌控任務(wù)和待辦事項(xiàng)列表的移動(dòng)項(xiàng)目管理解決方案，則需要注意各種因素。
理想情況下，合適的應(yīng)用程序應(yīng)與您當(dāng)前的技術(shù)兼容，配備合適的功能來幫助您和您的團(tuán)隊(duì)完成工作，并提供強(qiáng)大的安全措施。
在選擇用于項(xiàng)目管理的移動(dòng)應(yīng)用程序時(shí)，實(shí)際情況可能如下所示：

1)兼容性

在選擇用于項(xiàng)目管理的移動(dòng)應(yīng)用程序時(shí)，兼容性是要考慮的最重要因素。雖然很容易假設(shè)您的首選項(xiàng)目管理解決方案將適用于您的操作系統(tǒng)，但情況不一定如此。
正如基于瀏覽器的時(shí)間跟蹤工具可能僅限于特定瀏覽器一樣，項(xiàng)目管理解決方案應(yīng)用程序可能只能在一種操作系統(tǒng)上使用，例如iOS或Android。
因此，請(qǐng)考慮什么對(duì)您的團(tuán)隊(duì)最有意義。
是否有公司發(fā)行的手機(jī)都使用相同的操作系統(tǒng)？如果是這樣，這是優(yōu)秀的情況，因?yàn)槟梢酝顿Y使用該操作系統(tǒng)的解決方案。如果沒有，那么您需要找到與各種操作系統(tǒng)兼容的解決方案。
兼容性也可能是設(shè)備和版本的問題。一些應(yīng)用程序適用于智能手機(jī)和平板電腦，而其他應(yīng)用程序僅適用于智能手機(jī)。過時(shí)的技術(shù)也可能會(huì)限制您和您的團(tuán)隊(duì)可以使用的應(yīng)用程序。

2)功能性

通常，軟件解決方案的移動(dòng)應(yīng)用程序會(huì)提供精簡(jiǎn)版以節(jié)省空間并使其易于在旅途中使用。因此，您通常依賴于桌面版項(xiàng)目管理解決方案的功能可能在移動(dòng)應(yīng)用程序中不可用。
但情況并非總是如此，因?yàn)橐恍┕靖又匾暡⑼度敫嗟拈_發(fā)時(shí)間到他們的移動(dòng)應(yīng)用程序中，以保留盡可能多的功能。
列出您的團(tuán)隊(duì)絕對(duì)需要的功能，以及他們不需要的功能。這將使選擇過程變得更加容易，因?yàn)槟梢耘懦切┎话ㄓ行ы?xiàng)目管理所需的關(guān)鍵功能的應(yīng)用程序。
其中一項(xiàng)功能可能是該應(yīng)用程序是否可以離線工作。如果這對(duì)你的團(tuán)隊(duì)很重要，那么搜索允許你在沒有連接到互聯(lián)網(wǎng)時(shí)進(jìn)行更改的應(yīng)用程序。
移動(dòng)應(yīng)用程序的功能也是其界面的產(chǎn)物。即使在解決方案的桌面版本中導(dǎo)航很簡(jiǎn)單，也并不總能轉(zhuǎn)化為無縫的移動(dòng)體驗(yàn)。用戶體驗(yàn)是移動(dòng)應(yīng)用程序的一個(gè)重要因素，因?yàn)槟Ｍ麘?yīng)用程序直觀且理想情況下比桌面版本更易于使用。

3)安全

每當(dāng)您向軟件解決方案提交大量數(shù)據(jù)時(shí)，都存在數(shù)據(jù)泄露的風(fēng)險(xiǎn)，可能會(huì)泄露敏感信息。這就是為什么投資一個(gè)強(qiáng)調(diào)保護(hù)數(shù)據(jù)和保護(hù)機(jī)密信息的項(xiàng)目管理工具很重要。
可以說，移動(dòng)應(yīng)用程序也增加了風(fēng)險(xiǎn)，因?yàn)檫B接到公共Wi-Fi源可能會(huì)為黑客攻擊打開大門。
那么，您應(yīng)該注意哪些安全功能以確保您的數(shù)據(jù)受到保護(hù)？
數(shù)據(jù)加密：如果您在移動(dòng)應(yīng)用程序上存儲(chǔ)任何數(shù)據(jù)，加密是必不可少的，因?yàn)樗鼘⑻峁╊~外的保護(hù)層，并使任何未經(jīng)許可的人都難以訪問信息。
雙因素身份驗(yàn)證：如今許多在線業(yè)務(wù)的主要內(nèi)容，雙因素身份驗(yàn)證是增強(qiáng)移動(dòng)應(yīng)用程序安全性并確保登錄的是您本人，而不是冒充您的人的簡(jiǎn)單方法。
安全登錄：通過安全登錄，可以降低您的數(shù)據(jù)公開可用和被黑客攻擊的風(fēng)險(xiǎn)。

11、模板

許多項(xiàng)目管理軟件程序都包含您可以自定義的模板，以避免每個(gè)新項(xiàng)目都從頭開始。最受歡迎的項(xiàng)目管理模板可幫助小型企業(yè)進(jìn)行票務(wù)、產(chǎn)品發(fā)布、服務(wù)交付、營(yíng)銷活動(dòng)、項(xiàng)目規(guī)劃、目標(biāo)設(shè)定和跟蹤。

12、團(tuán)隊(duì)角色和權(quán)限

當(dāng)您邀請(qǐng)團(tuán)隊(duì)和外部貢獻(xiàn)者加入您的項(xiàng)目時(shí)，設(shè)置可自定義的項(xiàng)目權(quán)限至關(guān)重要。有些人可能需要僅查看訪問權(quán)限，而其他人則需要完整的管理員權(quán)限。適用于小型團(tuán)隊(duì)的最佳項(xiàng)目管理軟件會(huì)授予用戶、角色和訪問權(quán)限，以確定特定用戶可以在軟件中查看和編輯哪些信息。

13、無縫整合

您的項(xiàng)目管理工作流程是您業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)的核心。優(yōu)秀的項(xiàng)目管理軟件工具可以輕松連接并集成您的其他工作應(yīng)用程序（例如，銷售團(tuán)隊(duì)的CRM），從而為您的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、項(xiàng)目和報(bào)告創(chuàng)建一個(gè)安全且集中的平臺(tái)。
如果沒有集成，您將不得不從單獨(dú)的應(yīng)用程序中提取數(shù)據(jù)并手動(dòng)組合它們以綜合見解，從而增加出錯(cuò)的風(fēng)險(xiǎn)。