第9 章項(xiàng)目采購(gòu)管理
9.1 概述
1 什么是采購(gòu)
采購(gòu)是從項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)外部獲得產(chǎn)品、服務(wù)或成果的完整的購(gòu)買過(guò)程。
IT 項(xiàng)目采購(gòu)的對(duì)象一般分為工程、產(chǎn)品/貨物和服務(wù)三大類，有時(shí)工程或服務(wù)會(huì)以項(xiàng)目的形式通過(guò)招投標(biāo)程序?qū)嵤┎少?gòu)。
2.對(duì)采購(gòu)的基本要求
采購(gòu)必須要滿足技術(shù)與質(zhì)量要求，同時(shí)應(yīng)滿足經(jīng)濟(jì)性或價(jià)格合理的要求。
9.2 戰(zhàn)略合作管理
1.戰(zhàn)略合作管理本質(zhì)
隨著經(jīng)濟(jì)全球化進(jìn)程的加速和需求多樣化趨勢(shì)的加強(qiáng)，企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，必須擯棄“以企業(yè)為中心”的傳統(tǒng)管理模式，代之以現(xiàn)代戰(zhàn)略合作的管理模式。戰(zhàn)略合作的管理本質(zhì)是供應(yīng)鏈管理。供應(yīng)鏈成員企業(yè)間應(yīng)建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，即供應(yīng)鏈中相互獨(dú)立的上下游企業(yè)間基于信任和共同目標(biāo)，共享資源、共擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)、共同獲利的非正式長(zhǎng)期協(xié)議關(guān)系。
2.戰(zhàn)略合作管理目的
為了降低供應(yīng)鏈總成本、降低庫(kù)存水平、增強(qiáng)信息并享、改善相互之間的交流、保持戰(zhàn)略伙伴相互之間操作的一貫性、產(chǎn)生更大的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，以實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈節(jié)點(diǎn)企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況、質(zhì)量、產(chǎn)量、交貨期、用戶滿意度和業(yè)績(jī)的改善和提高。
3.供應(yīng)商戰(zhàn)略伙伴關(guān)系
供應(yīng)商戰(zhàn)略伙伴關(guān)系是企業(yè)與供應(yīng)商之間達(dá)成的最高層次的合作關(guān)系，它是指在相互信任的基礎(chǔ)上，供需雙方為了實(shí)現(xiàn)共同的目標(biāo)而采取的共擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)、共享利益的長(zhǎng)期合作關(guān)系。
9.3 采購(gòu)管理過(guò)程
項(xiàng)目采購(gòu)管理的主要過(guò)程包括編制采購(gòu)計(jì)劃、實(shí)施采購(gòu)、控制采購(gòu)、結(jié)束采購(gòu)4 個(gè)過(guò)程。細(xì)化來(lái)講包含如下步驟：
（1）需求確定與采購(gòu)計(jì)劃的制訂；
（2）供應(yīng)商的搜尋與分祈；
（3）定價(jià),常見的有競(jìng)爭(zhēng)性報(bào)價(jià)及談判兩種；
（4）擬定丼發(fā)出定単；
（5）定單的跟蹤和跟催；
（6）驗(yàn)貨和收貨；
（7）開票和支付貸款；
（8）記錄管理。
采購(gòu)管理各過(guò)程、所屬過(guò)程組及其輸入、輸出、工具和技術(shù)詳見表。

9.3.1 規(guī)劃采購(gòu)
1.供應(yīng)商的管理
(1)供應(yīng)商調(diào)查
①供應(yīng)商初步調(diào)查。所謂供應(yīng)商初步調(diào)查，是對(duì)供應(yīng)商的基本情況的調(diào)查。
②供應(yīng)商深入調(diào)查。只有準(zhǔn)備發(fā)展成緊密關(guān)系的供應(yīng)商或?qū)ふ谊P(guān)鍵采購(gòu)產(chǎn)品的供應(yīng)商才需要。
（2）供應(yīng)商選擇指標(biāo)
①供應(yīng)商選擇指標(biāo)確定原則：在選擇供應(yīng)商時(shí)，企業(yè)考慮的主要因素有：價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)、位置、供應(yīng)商的存貨政策和柔性。
②供應(yīng)商選擇指標(biāo)體系設(shè)置三大主要因素：供應(yīng)商的產(chǎn)品價(jià)格、質(zhì)量、和服務(wù)。
(3)供應(yīng)商評(píng)估方法；①供應(yīng)商走訪。②招標(biāo)法。③協(xié)商法。
2. 采購(gòu)計(jì)劃管理
《項(xiàng)目采購(gòu)計(jì)劃（任務(wù)）單》填寫應(yīng)清楚地表明對(duì)所需采購(gòu)產(chǎn)品的要求，其中包括: 所購(gòu)產(chǎn)品/項(xiàng)目名稱、產(chǎn)品型號(hào)規(guī)格、技術(shù)要求、數(shù)量、交貨期、保修期等（當(dāng)有特殊要求時(shí)應(yīng)寫明特殊要求，如贈(zèng)送)。
9.3.2 實(shí)施采購(gòu)
1.詢價(jià)比價(jià)管理
（1）入列采購(gòu)詢價(jià)比價(jià)的條件：
?采用詢價(jià)比價(jià)形式的采購(gòu)產(chǎn)品主要包括：市場(chǎng)化程度高的產(chǎn)品、非專利專有技術(shù)的產(chǎn)品、充分競(jìng)爭(zhēng)性產(chǎn)品、可替代性強(qiáng)的產(chǎn)品、供應(yīng)商不唯一的產(chǎn)品等。
?單個(gè)供應(yīng)商供貨合同過(guò)一定金額以上的采購(gòu)。
（2）不列入采購(gòu)詢價(jià)比價(jià)的采購(gòu)
?指定采購(gòu)。
?原廠、代理有相關(guān)協(xié)議的采購(gòu)。
?單個(gè)供應(yīng)商供貨合同在一定金額以下的采購(gòu)。
2.采購(gòu)談判
在談判過(guò)程中，一般分為5 個(gè)階段，分別介紹如下。
（1）雙方互做介紹，商議談判議程和程序規(guī)則。
（2）探討談判所涉及的范圍，即雙方希望在談判中解決的事宜。
（3）要談判成功，雙方需要達(dá)成一致意見的共同目標(biāo)。
（4）在可能的情況下，雙方需要確定并解決阻礙談判達(dá)成共同目標(biāo)的分歧。
（5）達(dá)成協(xié)議，談判結(jié)束。
在采購(gòu)談判中，談判雙方主要就以下幾項(xiàng)交易條件進(jìn)行磋商。
（1）商品的品質(zhì)條件；（2）商品的價(jià)格條件；（3）商品的數(shù)量條件；（4）商品的包裝條件；（5）交貨條件；（6）貸款的支付條件；（7）貨物保險(xiǎn)條件；（8）商品檢驗(yàn)與索賠條件；（9）不可抗力條件；（10）仲裁。
3.采購(gòu)合同的簽訂
一個(gè)完整的采購(gòu)合同通常是由開頭、正文、結(jié)尾、附件四部分組成。采購(gòu)合同必備條款包括以下各項(xiàng)內(nèi)容：商品名稱、質(zhì)量條款、數(shù)量和計(jì)量單位、商品的價(jià)格、交貨的期限、地點(diǎn)和方式、產(chǎn)品的包裝標(biāo)準(zhǔn)和包裝物的供應(yīng)與回收、商品的驗(yàn)收方法、違約責(zé)任、結(jié)算方式。
9.3.3 控制采購(gòu)

1. 采購(gòu)不合格控制
   （1）不合格品識(shí)別
   采購(gòu)設(shè)備不符合采購(gòu)計(jì)劃及采購(gòu)合同所規(guī)定要求、規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)，均為不合格品。
   （1）經(jīng)進(jìn)貨驗(yàn)證確定為不合格的產(chǎn)品，采購(gòu)應(yīng)及時(shí)處理，如：（1）退貨、（2）調(diào)換、（3）降級(jí)改作他用，但降級(jí)處理需主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在相關(guān)部門備案。
   （2）進(jìn)貨驗(yàn)證的不合格品，由驗(yàn)貨人進(jìn)行“不合格”標(biāo)識(shí)。
   9.3.4 結(jié)束采購(gòu)
   結(jié)束采購(gòu)是完結(jié)本次項(xiàng)目采購(gòu)的過(guò)程。
   完成每一次項(xiàng)目采購(gòu)，都需要結(jié)束采購(gòu)過(guò)程。它是項(xiàng)目收尾或者階段收尾過(guò)程的一部分，它把合同和相關(guān)文件歸檔以備將來(lái)參考，因?yàn)轫?xiàng)目收尾或者階段收尾過(guò)程已核實(shí)本階段或本項(xiàng)目所有工作和項(xiàng)目可交付物是否是可接受的。
   9.4 采購(gòu)管理技術(shù)和工具
   1.“自制/外購(gòu)”分析
   是指企業(yè)圍繞既可自制又可外購(gòu)的項(xiàng)目設(shè)備的取得方式而開展的分析和決策。一般可采用相關(guān)成本分析法和成本平衡點(diǎn)分析法。
   （1）有時(shí)項(xiàng)目的執(zhí)行組織可能有能力自制，但是可能與其他項(xiàng)目有沖突或自制成本明顯高于外購(gòu)，在這些情況下項(xiàng)目需要從外部采購(gòu)，以兌現(xiàn)進(jìn)度承諾。
   （2）任何預(yù)算限制都可能是影響“自制/外購(gòu)”決定的因素。如果決定購(gòu)買，還要進(jìn)一步?jīng)Q定是購(gòu)買還是租借。“自制/外購(gòu)”分析應(yīng)該考慮所有相關(guān)的成本，無(wú)論是直接成本還是間接成本。
   （3）在進(jìn)行“自制/外購(gòu)”過(guò)程中也要確定合同的類型，以決定買賣雙方間如何分擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)
   2.談判
   談判有廣義與狹義之分。廣義的談判是指除正式場(chǎng)合下的談判外，一切協(xié)商、交涉、商量、磋商等等，都可以看做談判。狹義的談判僅僅是指正式場(chǎng)合下的談判。
   （1）選中賣方后，在雙方簽訂合同前，通過(guò)采購(gòu)談判可以澄清雙方對(duì)合同結(jié)構(gòu)和要求的理解，使雙方達(dá)成一致意見。
   （2）合同談判的內(nèi)容包括責(zé)任和權(quán)限、適用的條款和法律、技術(shù)和業(yè)務(wù)管理方法、所有權(quán)、合同融資、技術(shù)解決方案、總體進(jìn)度計(jì)劃、付款和價(jià)格
   （3）采購(gòu)談判過(guò)程以買賣雙方簽署文件（如合同、協(xié)議）為結(jié)束標(biāo)志。最終合同一般是買方和賣方討價(jià)還價(jià)的結(jié)果。
   （4）對(duì)于復(fù)雜的采購(gòu)事項(xiàng)，合同談判應(yīng)是一個(gè)獨(dú)立的過(guò)程，有自己的依據(jù)和成果。對(duì)于簡(jiǎn)單的采購(gòu)事項(xiàng)合同，可以采用固定不變的、不可洽談的條款和條件，只需要賣方的接受而不用漫長(zhǎng)的談判。
   3.審計(jì)
   是指為了查明有關(guān)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)現(xiàn)象的認(rèn)定與所制定標(biāo)準(zhǔn)之間的一致程度，而客觀地收集和評(píng)估證據(jù)，并將結(jié)果傳遞給有利害關(guān)系的使用者的系統(tǒng)過(guò)程。
   對(duì)從采購(gòu)規(guī)劃至到合同管理的整個(gè)采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行系統(tǒng)的審查。其目的是找出可供本項(xiàng)目其他采購(gòu)合同或?qū)嵤┙M織內(nèi)其他項(xiàng)目借鑒的成功與失敗的經(jīng)驗(yàn)。
   9.4.2 采購(gòu)管理信息系統(tǒng)
   采購(gòu)管理信息系統(tǒng)是通過(guò)采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)訂貨、進(jìn)料檢驗(yàn)、倉(cāng)庫(kù)收料、采購(gòu)?fù)素?、?gòu)貨發(fā)票處理、供應(yīng)商管理、價(jià)格及供貨信息管理、訂單管理，以及質(zhì)量檢驗(yàn)管理等功能綜合運(yùn)用的管理系統(tǒng)，對(duì)采購(gòu)物流和資金流的全部過(guò)程進(jìn)行有效的雙向控制和跟蹤，實(shí)現(xiàn)完善的企業(yè)物資供應(yīng)信息管理。
   9.4.3 招投標(biāo)
   1.招標(biāo)人及其權(quán)利和義務(wù)
   招標(biāo)人是依照《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》規(guī)定提出招標(biāo)項(xiàng)目、進(jìn)行招標(biāo)的法人或者其他組織。
   （1）招標(biāo)人的權(quán)利
   ·招標(biāo)人有權(quán)自行選擇招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)，委托其辦理招標(biāo)事宜。招標(biāo)人具有編制招標(biāo)文件和組織評(píng)標(biāo)能力的，可以自行辦理招標(biāo)事宜。
   ·自主選定招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)并核驗(yàn)其資質(zhì)條件。
   ·招標(biāo)人可以根據(jù)招標(biāo)項(xiàng)目本身的要求，在招標(biāo)公告或者投標(biāo)邀請(qǐng)書中，要求潛在投標(biāo)人提供有關(guān)資質(zhì)證明文件和業(yè)績(jī)情況，并對(duì)潛在投標(biāo)人進(jìn)行資格預(yù)審；國(guó)家對(duì)投標(biāo)人資格條件有規(guī)定的，按照其規(guī)定。
   ·在招標(biāo)文件要求提交投標(biāo)文件截止時(shí)間至少15 日前，招標(biāo)人可以以書面形式對(duì)己發(fā)出的招標(biāo)文件進(jìn)行必要的澄清或者修改。該澄清或者修改內(nèi)容是招標(biāo)文件的組成部分。
   ·招標(biāo)人有權(quán)也應(yīng)當(dāng)對(duì)在招標(biāo)文件要求提交的截止時(shí)間后送達(dá)的投標(biāo)文件拒收。
   ·開標(biāo)由招標(biāo)人主持。
   ·招標(biāo)人根據(jù)評(píng)標(biāo)委員會(huì)提出的書面評(píng)估報(bào)告和推薦的中標(biāo)候選人確定中標(biāo)人。
   ·招標(biāo)人也可以授權(quán)評(píng)標(biāo)委員會(huì)直接確定中標(biāo)人。
   （2）招標(biāo)人的義務(wù)
   ·招標(biāo)人委托招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)時(shí)，應(yīng)當(dāng)向其提供招標(biāo)所需要的有關(guān)資料并支付委托費(fèi)。
   ·招標(biāo)人不得以不合理?xiàng)l件限制或者排斥潛在投標(biāo)人，不得對(duì)潛在投標(biāo)人實(shí)行歧視待遇。
   ·招標(biāo)文件不得要求或者標(biāo)明特定的生產(chǎn)供應(yīng)者，以及含有傾向或者排斥潛在投標(biāo)人的其他內(nèi)容。
   ·招標(biāo)人不得向他人透露已獲取招標(biāo)文件的潛在投標(biāo)人的名稱、數(shù)量，以及可能影響公平競(jìng)爭(zhēng)的有關(guān)招標(biāo)投標(biāo)的其他情況。招標(biāo)人設(shè)有標(biāo)底的，標(biāo)底必須保密。
   ·招標(biāo)人應(yīng)當(dāng)確定投標(biāo)人編制投標(biāo)文件所需要的合理時(shí)間。但是，依法必須進(jìn)行招標(biāo)的項(xiàng)目，自招標(biāo)文件開始發(fā)出之日起至提交投標(biāo)文件截止之日止，最短不得少于20 日。
   ·招標(biāo)人在招標(biāo)文件要求提交投標(biāo)文件的截止時(shí)間前收到的所有投標(biāo)文件，開標(biāo)時(shí)都應(yīng)當(dāng)眾予以拆封、宣讀。
   ·招標(biāo)人應(yīng)當(dāng)采取必要的措施，保證評(píng)標(biāo)在嚴(yán)格保密的情況下進(jìn)行。
   ·中標(biāo)人確定后，招標(biāo)人應(yīng)當(dāng)向中標(biāo)人發(fā)出中標(biāo)通知書，并同時(shí)將中標(biāo)結(jié)果通知所有未中標(biāo)的中標(biāo)人。
   ·招標(biāo)人和中標(biāo)人應(yīng)當(dāng)自中標(biāo)通知書發(fā)出之日起30 日內(nèi)，按照招標(biāo)文件和中標(biāo)人的投標(biāo)文件訂立書面合同。
   2.招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)
   招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)是獨(dú)立于政府和企業(yè)之外的，為市場(chǎng)主體提供招標(biāo)服務(wù)的專業(yè)機(jī)構(gòu)，屬于中介服務(wù)組織。它的招標(biāo)代理資格需經(jīng)國(guó)家招標(biāo)投標(biāo)主管機(jī)關(guān)的嚴(yán)格認(rèn)證。
   3.招標(biāo)方式
   招標(biāo)分為公開招標(biāo)和邀請(qǐng)招標(biāo)。
   ·公開招標(biāo)：是指招標(biāo)人以招標(biāo)公告的方式邀請(qǐng)不特定的法人或者其他組織投標(biāo)。
   ·邀請(qǐng)招標(biāo)：是指招標(biāo)人以投標(biāo)邀請(qǐng)書的方式邀請(qǐng)?zhí)囟ǖ姆ㄈ嘶蛘咂渌M織投標(biāo)。
   4.招投標(biāo)程序
   （1）招標(biāo)人采用公開招標(biāo)方式的，應(yīng)當(dāng)發(fā)布招標(biāo)公告；招標(biāo)人采用邀請(qǐng)招標(biāo)方式的, 應(yīng)當(dāng)向三個(gè)以上具備承擔(dān)招標(biāo)項(xiàng)目的能力、資信良好的特定的法人或者其他組織發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書。
   （2）招標(biāo)人根據(jù)招標(biāo)項(xiàng)目的具體情況.可以組織潛在投標(biāo)人踏勘項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)。
   （3）投標(biāo)人投標(biāo)。
   （4）開標(biāo)。
   （5）評(píng)標(biāo)。
   （6）確定中標(biāo)人。
   （7）訂立合同。
   5.投標(biāo)
   （1）投標(biāo)人應(yīng)當(dāng)按照招標(biāo)文件的要求編制投標(biāo)文件。投標(biāo)文件應(yīng)當(dāng)對(duì)招標(biāo)文件提出的實(shí)質(zhì)性要求和條件做出實(shí)質(zhì)性響應(yīng)。
   （2）投標(biāo)人應(yīng)當(dāng)在招標(biāo)文件要求提交投標(biāo)文件的截止時(shí)間前，將投標(biāo)文件送達(dá)投標(biāo)地點(diǎn)。
   （3）投標(biāo)人在招標(biāo)文件要求提交投標(biāo)文件的截止時(shí)間前，可以補(bǔ)充、修改或者撤回已提交的投標(biāo)文件，并書面通知招標(biāo)人。
   （4）投標(biāo)人根據(jù)招標(biāo)文件載明的項(xiàng)目實(shí)際情況，擬在中標(biāo)后將中標(biāo)項(xiàng)目的部分非主體、非關(guān)鍵性工作進(jìn)行分包的，應(yīng)當(dāng)在投標(biāo)文件中載明。兩個(gè)以上法人或者其他組織可以組成一個(gè)聯(lián)合體，以一個(gè)投標(biāo)人的身份共同投標(biāo)。
   6.開標(biāo)、評(píng)標(biāo)和中標(biāo)
   （1）開標(biāo)
   開標(biāo)應(yīng)當(dāng)在招標(biāo)文件確定的提交投標(biāo)文件截止時(shí)間的同一時(shí)間公開進(jìn)行；開標(biāo)地點(diǎn)應(yīng)當(dāng)為招標(biāo)文件中預(yù)先確定的地點(diǎn)。開標(biāo)由招標(biāo)人主持，邀請(qǐng)所有投標(biāo)人參加。開標(biāo)時(shí)， 由投標(biāo)人或者其推選的代表檢查投標(biāo)文件的密封情況，也可以由招標(biāo)人委托的公證機(jī)構(gòu)檢查并公證。經(jīng)確認(rèn)無(wú)誤后，由工作人員當(dāng)眾拆封，宣讀投標(biāo)人名稱、投標(biāo)價(jià)格和投標(biāo)文件的其他主要內(nèi)容。招標(biāo)人在招標(biāo)文件要求提交投標(biāo)文件的截止時(shí)間前收到的所有投標(biāo)文件，開標(biāo)時(shí)都應(yīng)當(dāng)眾予以拆封、宣讀。開標(biāo)過(guò)程應(yīng)當(dāng)記錄，并存檔備查。
   （2）評(píng)標(biāo)
   評(píng)標(biāo)由招標(biāo)人依法組建的評(píng)標(biāo)委員會(huì)負(fù)責(zé)。依法必須進(jìn)行招標(biāo)的項(xiàng)目，其評(píng)標(biāo)委員會(huì)由招標(biāo)人的代表和有關(guān)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)等方面的專家組成，評(píng)標(biāo)委員會(huì)組成方式與專家資質(zhì)將依據(jù)。
   （3）中標(biāo)
   中標(biāo)人確定后，招標(biāo)人應(yīng)當(dāng)向中標(biāo)人發(fā)出中標(biāo)通知書，并詞時(shí)將中標(biāo)結(jié)果通知所有未中標(biāo)的投標(biāo)人。
   招標(biāo)人和中標(biāo)人應(yīng)當(dāng)自中標(biāo)通知書發(fā)出之日起30 日內(nèi)訂立書面合同。招標(biāo)人和中標(biāo)人不得再行訂立背離合同實(shí)質(zhì)性內(nèi)容的其他協(xié)議。