編輯導(dǎo)語(yǔ)：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)該是每個(gè)職場(chǎng)人都曾經(jīng)經(jīng)歷過(guò)的，但是我們真的能把它寫(xiě)好嗎？本文作者從會(huì)議紀(jì)要的重要性出發(fā)，結(jié)合具體案例分享了寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要的關(guān)鍵步驟和需要注意的問(wèn)題，希望對(duì)你有用。

在日常的項(xiàng)目管理中，會(huì)議是一種很重要的溝通方式，很多項(xiàng)目在立項(xiàng)之初就會(huì)進(jìn)行會(huì)議的參會(huì)人，時(shí)間頻次，固定議題等多項(xiàng)內(nèi)容的約定，可見(jiàn)會(huì)議在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和相關(guān)干系人之間傳遞信息的重要性。

關(guān)于如何高效開(kāi)會(huì)的內(nèi)容和教程非常之多，在這里不拓展來(lái)講如何開(kāi)會(huì)，而是和大家談?wù)勅绾稳绾巫龊靡环輹?huì)議紀(jì)要。

01 為什么要做會(huì)議紀(jì)要？

會(huì)議紀(jì)要做為整體會(huì)議過(guò)程和會(huì)議結(jié)論和下一步行動(dòng)的重要載體，不僅需要真實(shí)還原和總結(jié)會(huì)議中各方的核心觀點(diǎn)，有用和有指導(dǎo)性的發(fā)言，還有對(duì)會(huì)議內(nèi)容深度的整理提煉。以及在一些正式的商務(wù)場(chǎng)合還會(huì)作為雙邊合作的重要共識(shí)發(fā)布；

會(huì)議紀(jì)要不同于會(huì)議記錄，做為整體會(huì)議過(guò)程和會(huì)議結(jié)論和下一步行動(dòng)的重要載體，雖然簡(jiǎn)單，但是想要做好卻很不容易。

常見(jiàn)的一些不夠?qū)I(yè)的會(huì)議紀(jì)要大體上可以歸為幾類(lèi)：

1. 流水賬式會(huì)議紀(jì)要：洋洋灑灑記錄了一大堆，每個(gè)人的發(fā)言都進(jìn)行了記錄，內(nèi)容冗長(zhǎng)無(wú)比，閱讀和理解成本都很高；
2. 空心樹(shù)式會(huì)議紀(jì)要：只見(jiàn)框架，不見(jiàn)核心內(nèi)容和要點(diǎn)，讀完之后，大致了解會(huì)議發(fā)生了什么，卻不知道最終產(chǎn)生了哪些結(jié)論；
3. 斷橋式會(huì)議紀(jì)要：缺少一些重要內(nèi)容銜接，讀完會(huì)議紀(jì)要后，各種疑問(wèn)；

02 什么是一個(gè)好的會(huì)議紀(jì)要

我個(gè)人原則是：站在會(huì)議紀(jì)要的消費(fèi)者視角，當(dāng)一個(gè)未參會(huì)的人員讀到這份會(huì)議紀(jì)要時(shí)，能夠在較短的時(shí)間內(nèi)（30秒-1分鐘內(nèi)），獲得會(huì)議的議題，重要結(jié)論，核心觀點(diǎn)和下一步行動(dòng)，如同參加了一個(gè)濃縮版的會(huì)議。

基本上總結(jié)下來(lái)一個(gè)好的會(huì)議紀(jì)要要求是：

1. 真實(shí)還原，不偏不倚
2. 要點(diǎn)突出，結(jié)構(gòu)清晰
3. 內(nèi)容完整，合理取舍
4. 行動(dòng)明確，責(zé)任清晰

03 案例剖析

一個(gè)會(huì)議紀(jì)要的實(shí)例（涉及隱私只保留會(huì)議紀(jì)要的框架）來(lái)做進(jìn)一步的剖析：

會(huì)議紀(jì)要7步走：

第1步：提前指定會(huì)議記錄人

在會(huì)議開(kāi)始之初，挑選好合適的會(huì)議紀(jì)要負(fù)責(zé)人。

很多會(huì)議，在開(kāi)始之初沒(méi)有指定對(duì)應(yīng)的會(huì)議紀(jì)要的負(fù)責(zé)同學(xué)，會(huì)議進(jìn)行到一半，發(fā)現(xiàn)有一些問(wèn)題討論結(jié)論較多，很有可能會(huì)在會(huì)后忘記的時(shí)候才想起來(lái)找一個(gè)會(huì)議紀(jì)要的負(fù)責(zé)同學(xué)。

這種臨時(shí)派工的行為很多時(shí)候會(huì)讓被臨時(shí)指派的同學(xué)倍感壓力，因?yàn)楹芏嘀坝懻摰膬?nèi)容可以大家都已經(jīng)不太完整的記住了，如果這個(gè)臨時(shí)指派的同學(xué)在之前還處在開(kāi)小差的情況下，那就更糟糕了，不僅他回憶起來(lái)的片段少之又少，對(duì)于后續(xù)期望能夠看到會(huì)議紀(jì)要的人，很遺憾也無(wú)法獲得會(huì)議完整的要點(diǎn)。

第2步：還原會(huì)議參會(huì)人員

在會(huì)議紀(jì)要的開(kāi)頭，完整的記錄下參會(huì)的人員以及缺席的人員，主持人和記錄人。

為什么要記錄下來(lái)缺席的人員？一方面是真實(shí)的反應(yīng)參會(huì)的考勤情況，另外一方面我個(gè)人的習(xí)慣是對(duì)于一些重要的參會(huì)人員，如果臨時(shí)缺席且會(huì)議又正常舉行的情況下，作為會(huì)議的主持人或者記錄人員，在會(huì)后主動(dòng)向這些缺席的參會(huì)人員征詢(xún)對(duì)會(huì)議結(jié)論的意見(jiàn)或反饋，是保證會(huì)議討論達(dá)成一致和共識(shí)的完整性保障。

第3步：重述會(huì)議議題本身

在一個(gè)高效的會(huì)議過(guò)程中，主持人應(yīng)該讓參會(huì)全員圍繞著會(huì)議議題有序開(kāi)展討論，以保證達(dá)成會(huì)議預(yù)期的目標(biāo)產(chǎn)出。

同樣在會(huì)議紀(jì)要的過(guò)程中，記錄人應(yīng)該專(zhuān)注于會(huì)議議題本身來(lái)進(jìn)行整個(gè)紀(jì)要的梳理，這也是把本次會(huì)議的重點(diǎn)重提，讓會(huì)后閱讀的人員的重點(diǎn)更加聚焦。

第4步：講好每個(gè)議題故事

每個(gè)議題在紀(jì)要的過(guò)程中，要當(dāng)成是一個(gè)完整的故事來(lái)進(jìn)行記錄。

一方面是一些重要的背景和前提給到與會(huì)各方，然后參會(huì)者就這個(gè)議題和主持人給到的切入點(diǎn)進(jìn)行詳細(xì)且深入的討論，或達(dá)成共識(shí)，或形成結(jié)論，或在某些地方仍存在分歧有待下次討論。

在過(guò)程中，還有會(huì)有一些重要的方向性指導(dǎo)意見(jiàn)給出，也要完整的還原出來(lái)在，這種原話(huà)性的指導(dǎo)意見(jiàn)，忠于原話(huà)就好，不需要進(jìn)行進(jìn)一步的提煉和重述。

第5步：提供會(huì)議支持材料

如果有在會(huì)議前提前分享或在會(huì)議過(guò)程中支撐討論的相關(guān)重要材料和內(nèi)容，在會(huì)議紀(jì)要中，以會(huì)議支撐材料附件的形式附錄進(jìn)入會(huì)議紀(jì)要，以幫助會(huì)后的閱讀者們獲得理解上的支撐，以及參會(huì)者回溯。

第6步：進(jìn)行議題反饋閉環(huán)

前面其實(shí)有會(huì)后征詢(xún)?nèi)毕藛T的反饋意見(jiàn)閉環(huán)；另一個(gè)重要的閉環(huán)就是在會(huì)議上達(dá)成的下一步行動(dòng)，具體在會(huì)議過(guò)程中就要形成對(duì)該下一步行動(dòng)的責(zé)任人，目標(biāo)達(dá)成時(shí)間等內(nèi)容，并在會(huì)后，或約定在下次會(huì)前完成。積極進(jìn)行這些下一步行動(dòng)點(diǎn)的跟蹤，完結(jié)。

第7步：會(huì)議紀(jì)要的發(fā)送

發(fā)送前，邀請(qǐng)會(huì)議的相關(guān)核心人員進(jìn)行必要的初稿審核，一方面是查缺補(bǔ)漏，另外一方面也是保證共識(shí)準(zhǔn)確一致。

發(fā)送給到相關(guān)人員時(shí)，注意選擇合適的發(fā)送渠道，比如我們有的時(shí)候會(huì)選擇用釘釘文檔的方式，有時(shí)在正式的會(huì)議紀(jì)要會(huì)使用郵件，有時(shí)會(huì)同時(shí)多渠道發(fā)送；

會(huì)到會(huì)議紀(jì)要本身的功能，發(fā)送渠道的選擇因會(huì)議性質(zhì)和內(nèi)容而異，企業(yè)和團(tuán)隊(duì)的文化和溝通習(xí)慣而定，切勿一刀切。

其他的一些tips

• 顏色的運(yùn)用：我的個(gè)人習(xí)慣是，標(biāo)題性質(zhì)的內(nèi)容用醒目的顏色來(lái)進(jìn)行標(biāo)記，幫助閱讀者獲得整體會(huì)議紀(jì)要的框架。在重要結(jié)論或指示性結(jié)論處用紅色字體進(jìn)行標(biāo)記；在下一步行動(dòng)部分，使用綠色，灰色，黃色，紅色來(lái)標(biāo)記下一步行動(dòng)的狀態(tài)和緊急程度；比如灰色就是”暫停/暫緩執(zhí)行”,綠色為”已完成”等。
• 字?jǐn)?shù)的要求：盡量要求言簡(jiǎn)意賅，在正常的閱讀速度下，30秒能夠閱讀完畢整個(gè)會(huì)議紀(jì)要為佳。
• 會(huì)議紀(jì)要的輕重：值得一提的是，并不是每個(gè)會(huì)議都需要上述正式的會(huì)議紀(jì)要。取決于會(huì)議議題的討論深度，廣度和重要性。適當(dāng)做一些因地制宜的紀(jì)要內(nèi)容調(diào)整，你的會(huì)議紀(jì)要會(huì)更加高效。

希望閱讀完你也能寫(xiě)出一份專(zhuān)業(yè)的會(huì)議紀(jì)要來(lái)~ 也歡迎留言交流你的項(xiàng)目管理其他方面的困惑。

本文由 @拾初 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理，未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載

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