什么是工作流管理系統(tǒng)？有效的工作流管理系統(tǒng)的要素有哪些？
公司通常有許多工作流程，需要適當(dāng)?shù)墓芾砗涂刂撇拍苡行н\(yùn)行。成功的工作流管理人員經(jīng)常制定新的策略，例如利用技術(shù)手段，以幫助他們優(yōu)化這些流程。如果你想提高公司的整體績(jī)效，你可能會(huì)從學(xué)習(xí)工作流管理和改進(jìn)它的方法中受益。
什么是工作流管理？
工作流管理
工作流管理是對(duì)業(yè)務(wù)中所有任務(wù)的識(shí)別、組織和規(guī)范。工作流是指為實(shí)現(xiàn)預(yù)期成果而以特定順序執(zhí)行的一系列任務(wù)。管理工作流需要優(yōu)化任務(wù)，以使團(tuán)隊(duì)成員獲得更好的成果，例如沒(méi)有延遲或重復(fù)地高效完成任務(wù)。
工作流通常包含以下一般元素：
1. 明確定義的步驟：這是方向，構(gòu)成了項(xiàng)目各階段如何完成的框架。這些步驟可能是線性的、分叉的或是兩者的結(jié)合。
2. 干系人：這些專業(yè)人員是在工作流的每個(gè)步驟中執(zhí)行特定任務(wù)的團(tuán)隊(duì)成員。干系人可能在自動(dòng)化階段保持休眠狀態(tài)。
3. 規(guī)則或指導(dǎo)方針：指導(dǎo)方針以適當(dāng)?shù)捻樞蚪M織步驟，并指導(dǎo)團(tuán)隊(duì)成員在一個(gè)步驟完成之后執(zhí)行下一個(gè)任務(wù)。
4. 輸入：這些是完成任務(wù)所需的材料，如合同。
5. 轉(zhuǎn)換：這包括將任務(wù)推進(jìn)到下一個(gè)步驟的操作，例如將文檔發(fā)送到另一個(gè)部門進(jìn)行驗(yàn)證。
6. 輸出：這些包括轉(zhuǎn)換的產(chǎn)品和完成的工作流的最終成果。
工作流管理實(shí)踐的類型
1. 明確定義工作流：這些是所有相關(guān)團(tuán)隊(duì)成員都理解的任務(wù)組。這可能包括由技術(shù)工具完成的自動(dòng)化任務(wù)，但在需要時(shí)員工可以訪問(wèn)工具并手動(dòng)執(zhí)行。
2. 對(duì)工作流進(jìn)行優(yōu)先排序：這些是公司認(rèn)為最重要的工作流。公司確保這些工作流有效運(yùn)行，因?yàn)樗鼈兘?jīng)常影響所有操作，如銷售流程。
3. 優(yōu)化和監(jiān)控工作流：這是指持續(xù)改進(jìn)和審查工作流的過(guò)程，以使其以最佳負(fù)載量運(yùn)行。
工作流管理為何重要？
工作流管理很重要，因?yàn)樗梢源龠M(jìn)更好的協(xié)作，改進(jìn)與手動(dòng)流程的契合度，并增加任務(wù)和職責(zé)的透明度。工作流管理還可以通過(guò)自動(dòng)化一些流程來(lái)降低成本。以下是實(shí)施適當(dāng)?shù)墓ぷ髁鞴芾砜赡芙o公司帶來(lái)的其他好處：
1. 簡(jiǎn)化內(nèi)部流程，例如指令處理
2. 減少錯(cuò)誤
3. 提高生產(chǎn)率
4. 有助于監(jiān)控團(tuán)隊(duì)進(jìn)展
5. 減少文書工作和手動(dòng)的系統(tǒng)錄入
6. 識(shí)別和減少不必要的任務(wù)重復(fù)
7. 消除流程障礙
8. 記錄管理績(jī)效
什么是工作流管理系統(tǒng)？
工作流管理系統(tǒng)
工作流管理系統(tǒng)是一種軟件系統(tǒng)，它幫助工作流管理人員自動(dòng)化、安排和跟蹤他們重復(fù)性的業(yè)務(wù)流程，以確保相同的或更好的成果。管理人員可以創(chuàng)建在特定限制和操作環(huán)境下的模型工作流，一個(gè)基于其選擇的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)，在這些限制下運(yùn)行。這些系統(tǒng)可以分析和判定流程，以便未來(lái)對(duì)工作流進(jìn)行優(yōu)化和精簡(jiǎn)。它們還將各個(gè)系統(tǒng)組合到現(xiàn)有的框架中，并按類型組織它們。工作流管理系統(tǒng)有許多基本功能，其中一些常見(jiàn)的功能包括：
1. 路由系統(tǒng)：以高效的方式將信息傳輸?shù)剿璧哪康牡亍?/span>
2. 分發(fā)系統(tǒng)：識(shí)別新信息并將其發(fā)送給可資利用的團(tuán)隊(duì)成員或后續(xù)自動(dòng)化的步驟。它將新任務(wù)分配給可資利用的崗位，以保持工作流之間的平衡。
3. 協(xié)調(diào)系統(tǒng)：管理并行的活動(dòng)，以防止錯(cuò)誤和重復(fù)的發(fā)生。
4. 輔助系統(tǒng)：調(diào)整其他系統(tǒng)的進(jìn)程，并向管理員發(fā)送關(guān)于未來(lái)行動(dòng)的建議。
一個(gè)有效的工作流管理系統(tǒng)的要素
工作流管理系統(tǒng)的要素
1. 流程構(gòu)建器
流程構(gòu)建器允許工作流管理人員創(chuàng)建自動(dòng)的過(guò)程工作流。你可以在系統(tǒng)中定制這些工作流，方法是用自動(dòng)化的任務(wù)替換流程中的手動(dòng)步驟。傳統(tǒng)上，業(yè)務(wù)流程依據(jù)在預(yù)定的任務(wù)序列中已建立的規(guī)則運(yùn)行。流程構(gòu)建器分析這些規(guī)則和步驟，以評(píng)估任務(wù)的重復(fù)、自動(dòng)化和來(lái)源，并加以改進(jìn)。
2. 工作流引擎
工作流引擎基于預(yù)先確定的業(yè)務(wù)規(guī)則和規(guī)定自動(dòng)做出決策。它們使用數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器管理和監(jiān)視工作流活動(dòng)。工作流引擎可能做出的決策示例，如發(fā)送電子郵件通知或基于某些標(biāo)準(zhǔn)自動(dòng)批準(zhǔn)貸款申請(qǐng)。
3. 報(bào)告工具
報(bào)告工具訪問(wèn)業(yè)務(wù)流程存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)和指標(biāo)。它們?cè)试S管理員跟蹤工作流的進(jìn)程，查看請(qǐng)求狀態(tài)并識(shí)別潛在的瓶頸問(wèn)題。管理員可以通過(guò)將這些工具和報(bào)告顯示在系統(tǒng)的儀表板上，為員工提供訪問(wèn)它們的權(quán)限。
4. 與其他應(yīng)用整合
有效的工作流管理系統(tǒng)通常可以與第三方應(yīng)用程序交互，如文字處理器、電子郵件服務(wù)器和文件共享應(yīng)用程序。這可以確保想要共享外部文件或?qū)胛臋n的用戶的效率。這對(duì)于使用不同技術(shù)并需要靈活性的遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)也是有益的。
5. 表單設(shè)計(jì)器
這些系統(tǒng)通常包含相應(yīng)的表單設(shè)計(jì)器，允許用戶創(chuàng)建、定制和控制表單，例如用于收集員工信息、創(chuàng)建發(fā)票、開展競(jìng)賽和發(fā)送調(diào)查的表單。員工可以控制誰(shuí)查看、編輯和發(fā)送這些表單。工作流管理系統(tǒng)通常將這些表單保存在一個(gè)中心位置，以便于訪問(wèn)。
6. 自助服務(wù)界面
工作流管理系統(tǒng)通常具有用戶友好的界面，這意味著員工可以輕松地操作系統(tǒng)，很少或沒(méi)有困惑。有了這個(gè)功能，員工可以輕松地記錄、跟蹤、請(qǐng)求和管理信息。系統(tǒng)根據(jù)團(tuán)隊(duì)成員的需求或工作流的限定，將這些信息發(fā)送給管理員、人力資源、IT或運(yùn)營(yíng)團(tuán)隊(duì)。該界面還允許用戶訪問(wèn)第三方應(yīng)用程序并監(jiān)視特定員工的信息。
選擇正確的工作流管理系統(tǒng)的提示
1. 創(chuàng)建一個(gè)關(guān)于每個(gè)系統(tǒng)的清單或問(wèn)題列表
在你決定使用一個(gè)管理系統(tǒng)之前，考慮一下這些問(wèn)題可能是有幫助的：
這個(gè)系統(tǒng)是否容易定制？
這個(gè)系統(tǒng)有什么特點(diǎn)？
這個(gè)系統(tǒng)能識(shí)別緊急任務(wù)嗎？
這個(gè)系統(tǒng)是否發(fā)送連續(xù)的提醒？
這個(gè)系統(tǒng)是否支持第三方應(yīng)用的集成？
2. 考慮易于搭建的工作流管理系統(tǒng)
選擇搭建過(guò)程簡(jiǎn)單的管理系統(tǒng)可能是有益的，這可以加快業(yè)務(wù)的實(shí)現(xiàn)過(guò)程。你可以通過(guò)搜索一個(gè)基于云的系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，這意味著你可以立即使用軟件，而不必下載或安裝到計(jì)算機(jī)上。較大的企業(yè)可能會(huì)從現(xiàn)場(chǎng)解決方案中受益，但中小型企業(yè)可能會(huì)考慮使用基于云的工作流管理系統(tǒng)。
3. 為員工提供可訪問(wèn)的界面
一些公司為擅長(zhǎng)編碼或編程的專業(yè)人員設(shè)計(jì)工作流管理系統(tǒng)。這類系統(tǒng)通常需要能夠編輯和編碼業(yè)務(wù)流程的IT專業(yè)人員。如果一個(gè)公司沒(méi)有雇傭很多IT專業(yè)人員，那么找一個(gè)無(wú)代碼工作流設(shè)計(jì)人員可能是有益的。這些系統(tǒng)具有可訪問(wèn)的界面，任何員工都可以使用——無(wú)論他們的經(jīng)驗(yàn)水平如何。
