近日，廣東多個(gè)高校與易臣簽約OA辦公系統(tǒng)，積極利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，持續(xù)推陳出新助力信息化改革，打造智能化、服務(wù)化、協(xié)同化的協(xié)同辦公生態(tài)體系。

廣東多個(gè)高校通過(guò)2022年一期項(xiàng)目智慧校園建設(shè)工程，已建成校園管理系統(tǒng)OA辦公系統(tǒng)項(xiàng)目基礎(chǔ)平臺(tái)。此次與易臣合作，易臣采用多種調(diào)研方式，包括現(xiàn)場(chǎng)座談?wù){(diào)研、電話(huà)調(diào)研、線(xiàn)上調(diào)研等，通過(guò)詳細(xì)深入的了解，確定了本次合作項(xiàng)目的拓展建設(shè)方向：

在繼承的基礎(chǔ)上，充分考慮用戶(hù)使用習(xí)慣，不因?yàn)樾孪到y(tǒng)功能的升級(jí)而加大用戶(hù)的使用難度。

新系統(tǒng)做到操作簡(jiǎn)單，查詢(xún)方便，界面簡(jiǎn)潔，提醒及時(shí)，擴(kuò)展性佳、維護(hù)性好、安全性強(qiáng)、流程和報(bào)表可自由定制、辦理節(jié)點(diǎn)清晰透明、功能模塊強(qiáng)大易用、文件分類(lèi)清晰、權(quán)限分配靈活、工作流程規(guī)范化、智能化、定制可視化、內(nèi)外信息交流一體化，真正實(shí)現(xiàn)全流程無(wú)紙化辦公。

高校OA辦公系統(tǒng)亮點(diǎn)功能

易臣為廣東多個(gè)高校搭建辦公OA系統(tǒng)，包括：首頁(yè)、個(gè)人工作臺(tái)、公文管理、行政事務(wù)、外出管理、公共信息、會(huì)議管理、知識(shí)管理、等功能模塊，支持移動(dòng)客戶(hù)端采用企業(yè)微信或手機(jī)掃碼下載APP端后登錄使用，實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地完成各項(xiàng)單位業(yè)務(wù)審批辦理。

一、辦公首頁(yè)

集成統(tǒng)一入口、統(tǒng)一待辦、統(tǒng)一消息、統(tǒng)一搜索、統(tǒng)一用戶(hù)管理的一站式工作平臺(tái)，包含待辦工作、已辦工作、通知公告、消息中心、工作提醒、通訊錄、日程安排等模塊呈現(xiàn)。

• 匯集所有已經(jīng)集成的業(yè)務(wù)系統(tǒng)的待辦、已辦等事項(xiàng)信息，方便統(tǒng)一管理需要處理的公文、文件、會(huì)議通知等工作；
• 展示單位內(nèi)部及其相關(guān)的公告信息、新聞；
• 以彈窗的形式向系統(tǒng)用戶(hù)推送工作提醒、消息。
• 提供個(gè)人日程管理功能，用戶(hù)可以起草屬于個(gè)人的事項(xiàng)、日程安排或計(jì)劃等。

二、個(gè)人工作臺(tái)

支持處理待辦、待閱、起草文件，將用戶(hù)具有起草權(quán)限的所有公文、文件、審批單全部列在“起草中心”欄目下，用戶(hù)可通過(guò)本欄目快速的啟動(dòng)各種業(yè)務(wù)處理流程。提供個(gè)人日常辦公統(tǒng)計(jì)設(shè)置、界面設(shè)置、外出授權(quán)設(shè)置功能，每個(gè)用戶(hù)均可設(shè)置一個(gè)或多個(gè)文種辦理文件時(shí)的常用意見(jiàn)詞。

三、辦公審批

1、公文管理

支持學(xué)校各級(jí)職能部門(mén)公文全流程電子化管理，涵蓋組織單位內(nèi)部、跨組織間的公文收發(fā)、交換。具備靈活、便捷、強(qiáng)大、安全等特點(diǎn)，支撐公文高效下達(dá)，讓組織協(xié)作高效開(kāi)展。

• 提供單位內(nèi)部和對(duì)外公文的起草、編輯正文、上傳附件、審核、會(huì)簽、簽發(fā)、套紅蓋章、打印、發(fā)送文件等功能。
• 提供單位內(nèi)部進(jìn)行文件傳閱，包括發(fā)起申請(qǐng)、送待閱、查看閱文記錄。
• 提供公文歸檔功能，所有流程結(jié)束的文件將被歸檔到檔案庫(kù)中，可以建立收文文件、發(fā)文文件、內(nèi)部行文等分類(lèi)。
• 公文流轉(zhuǎn)中集成MS OFFICE、WPS、永中office等文本編輯軟件，可通過(guò)鍵盤(pán)或手寫(xiě)進(jìn)行批注、正文在線(xiàn)編輯。

2、督辦管理

督辦工作是學(xué)校決策執(zhí)行程序中必不可少的重要環(huán)節(jié),可視化督辦工作能有效確保學(xué)校重要工作事項(xiàng)得到堅(jiān)決貫徹落實(shí),協(xié)助組織提高督辦工作效率、改變督辦工作作風(fēng)、強(qiáng)化督查工作標(biāo)準(zhǔn)。

• 項(xiàng)目立項(xiàng)，實(shí)現(xiàn)督辦單位重要督辦事項(xiàng)的創(chuàng)建，審批管理。包括但不限于會(huì)議決議、重點(diǎn)工作、領(lǐng)導(dǎo)直接交辦、公文督辦等類(lèi)型任務(wù)下發(fā)。
• 任務(wù)分解：任務(wù)承辦人簽收任務(wù)后可對(duì)任務(wù)進(jìn)行進(jìn)一步分解，同時(shí)制定詳細(xì)的督辦計(jì)劃，指定相關(guān)事項(xiàng)具體負(fù)責(zé)人、計(jì)劃完成時(shí)間、計(jì)劃目標(biāo)等。
• 督辦提醒，系統(tǒng)將根據(jù)用戶(hù)的響應(yīng)時(shí)間向承辦者、交辦者及分管領(lǐng)導(dǎo)自動(dòng)發(fā)起督辦提醒，以保障決議執(zhí)行高效。
• 統(tǒng)計(jì)分析，提供豐富的統(tǒng)計(jì)分析數(shù)據(jù)報(bào)表，實(shí)現(xiàn)按事項(xiàng)辦理狀態(tài)、按類(lèi)別、按部門(mén)、按周期等方式匯總統(tǒng)計(jì)，實(shí)現(xiàn)穿透式查詢(xún)。

四、會(huì)議管理

會(huì)議管理貫穿學(xué)校各類(lèi)會(huì)議的前、中、后期,貫通線(xiàn)上線(xiàn)下,提供“保姆式”會(huì)議組織流程,輕松解決會(huì)議室沖突會(huì)議進(jìn)展不詳、資料零散分布等問(wèn)題,助力學(xué)校實(shí)現(xiàn)會(huì)議全流程智能化，進(jìn)一步提高辦會(huì)效率、降低辦公成本。

• 會(huì)議室預(yù)訂，結(jié)合日歷呈現(xiàn)單位會(huì)議室預(yù)定情況，提供會(huì)議室的預(yù)定、編輯預(yù)定記錄等。
• 報(bào)名通知，根據(jù)會(huì)議登記的信息發(fā)布會(huì)議通知，包括：會(huì)議名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、議題等內(nèi)容，通過(guò)多種方式發(fā)放，如：門(mén)戶(hù)發(fā)布、電子郵件、短信、電話(huà)等。
• 會(huì)議簽到，提供如掃碼、大屏等多種簽到方式，所有人員參會(huì)情況一目了然，自動(dòng)統(tǒng)計(jì)參會(huì)人數(shù)。
• 會(huì)議記錄，會(huì)后，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議紀(jì)要并下達(dá)行動(dòng)計(jì)劃，各自負(fù)責(zé)人及時(shí)記錄完整情況、完成比率并由督辦人確認(rèn)，保證會(huì)議決議的執(zhí)行力度。

五、行政審批

1、用章管理

通過(guò)“手機(jī)APP 智能終端”，對(duì)用印全過(guò)程閉環(huán)管理。以“安全”為基礎(chǔ)幫助單位實(shí)現(xiàn)印章全生命周期管理，記錄印章的用印記錄，保留用印前、中、后文件以便日后追溯，強(qiáng)化安全與合規(guī)。

• 用章申請(qǐng)，在系統(tǒng)發(fā)起公章申請(qǐng)，審批通過(guò)后由公章保管員在系統(tǒng)對(duì)公章外借進(jìn)行登記
• 用章臺(tái)賬，包含用章申請(qǐng)形成記錄與系統(tǒng)其它流程形成的電子章用章記錄。

2、出國(guó)境

隨著國(guó)家對(duì)外開(kāi)放與合作戰(zhàn)略工作的不斷推進(jìn)，出國(guó)出境需求增大。在走出國(guó)門(mén)前，校園重要領(lǐng)導(dǎo)人都必須完成出國(guó)（境）審批手續(xù)的辦理。

• 包含干部出國(guó)境申請(qǐng)，系統(tǒng)化管理每一個(gè)出境人員的信息，整個(gè)流程變得更加簡(jiǎn)單高效，便于日后管理人員信息查詢(xún)和管理出境人員信息。
• 護(hù)照使用申請(qǐng)，動(dòng)態(tài)追蹤護(hù)照的入庫(kù)、借出、歸還等情況，智能化監(jiān)管讓護(hù)照管理規(guī)范化，降低存管風(fēng)險(xiǎn)，可原件批量借用，移動(dòng)審批早到手。

3、值班管理

實(shí)現(xiàn)全流程無(wú)紙化，提升學(xué)校教職工值班管理質(zhì)效,用智能化、信息化手段解決管理效率低、質(zhì)量差問(wèn)題。通過(guò)收集值班信息靈活管理值班安排，根據(jù)歷史業(yè)務(wù)自動(dòng)排班，實(shí)現(xiàn)多個(gè)方案混合排班。

• 值班排班，可根據(jù)需要按周、月進(jìn)行排班，排班情況將通過(guò)短信、待辦等方式發(fā)送給值班人員。
• 提供值班公示功能，在公示牌可以看到本周的排班情況。
• 提供值班登記功能，值班人員可以在系統(tǒng)填寫(xiě)值班情況，支持值班登記的修改、刪除，支持上傳值班照片等信息資料。

4、合同管理

對(duì)合同進(jìn)行體系化、動(dòng)態(tài)化、全流程地管理,從合同起草到簽約流程發(fā)起、完成簽署、合同執(zhí)行的全周期管理,打造電子化、流程化的電子合同管理平臺(tái)，有規(guī)范合同管理的同時(shí)，讓合同管理更安全,更高效。

• 提供合同管理模塊，滿(mǎn)足合同會(huì)審、簽訂、合同款項(xiàng)申請(qǐng)、審批、支付等流程管理，提供二次開(kāi)發(fā)接口，支持與其他系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)。
• 支持上傳合同電子版本或掃描件，合同看板可以實(shí)現(xiàn)合同從建立、執(zhí)行和完成全過(guò)程的監(jiān)控。支持按權(quán)限、按查詢(xún)條件檢索合同，可通過(guò)報(bào)表統(tǒng)計(jì)合同的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)。

六、財(cái)務(wù)管理

建立全面融合的費(fèi)控管理體系,從全流程驅(qū)動(dòng)到全面的集成功能，將多管控方案融合,達(dá)到預(yù)算與費(fèi)用一體化的目的;同時(shí)，結(jié)合財(cái)務(wù)制度，通過(guò)借支管理、條碼管理、信用管理等擴(kuò)展功能,完善費(fèi)控管理體系。

• 費(fèi)用預(yù)支申請(qǐng)，提供費(fèi)用預(yù)支功能，發(fā)起的費(fèi)用預(yù)支通過(guò)審批后，直接發(fā)送給財(cái)務(wù)，支持財(cái)務(wù)付款審批完成資金支付流程即可。
• 費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)，系統(tǒng)提供費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程，申請(qǐng)人在OA上申請(qǐng)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)，在OA系統(tǒng)上上傳相關(guān)的報(bào)銷(xiāo)材料，上傳發(fā)票，進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的申請(qǐng)、審批，最終完成費(fèi)用的報(bào)銷(xiāo)。

七、辦公用品管理

對(duì)辦公用品進(jìn)行動(dòng)態(tài)、可視化管理,實(shí)現(xiàn)從辦公用品入庫(kù)、領(lǐng)用、變更、維修、調(diào)撥、到報(bào)廢處置的全過(guò)程閉環(huán)管理,幫助學(xué)校隨時(shí)了解資產(chǎn)的狀態(tài)情況。結(jié)合管理場(chǎng)景,實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)領(lǐng)用、調(diào)撥、清理、變更、申請(qǐng)等全部業(yè)務(wù)流程審批。

辦公用品購(gòu)買(mǎi)入庫(kù)后，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理，實(shí)際使用與系統(tǒng)有差異，可通過(guò)盤(pán)點(diǎn)進(jìn)行核實(shí)實(shí)際資產(chǎn)動(dòng)態(tài)管理。

• 支持手機(jī)掃碼直接盤(pán)點(diǎn)
• 支持指定部門(mén)或指定人員盤(pán)點(diǎn)
• 支持全面盤(pán)點(diǎn)，也可抽查盤(pán)點(diǎn)
• 可按資產(chǎn)不同分類(lèi)下發(fā)盤(pán)點(diǎn)任務(wù)

八、移動(dòng)辦公

可選擇獨(dú)立APP【持安卓、IOS操作系統(tǒng)】或者接入企業(yè)微信。

應(yīng)用價(jià)值

得益于科學(xué)的思想指導(dǎo)、優(yōu)秀的架構(gòu)設(shè)計(jì)、合理的功能規(guī)劃，采用當(dāng)前主流設(shè)計(jì)理念及技術(shù)，廣東多個(gè)學(xué)校校園管理OA辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)功能性能全面提升，易臣從功能、性能、易用性及系統(tǒng)安全等各方面為學(xué)校提供一個(gè)更高效、更人性化的校園辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。

廣東多個(gè)校園辦公平臺(tái)的拓展建設(shè)，加快學(xué)校信息化、數(shù)字化、一體化辦公進(jìn)程，逐步改善落后辦公條件和工作理念，切實(shí)提升各單位、部門(mén)之間協(xié)同工作能力，優(yōu)化辦公流程，提高辦公效率，降低行政成本。