檔案業(yè)務管理是指在遵循檔案工作原則的基礎上，利用來源原則、文件生命周期理論、檔案鑒定等基本理論管理檔案，滿足利用者需求的工作。檔案業(yè)務管理的主要內容包括對檔案實體管理和檔案信息資源開發(fā)兩個方面，檔案實體管理是檔案信息資源開發(fā)的基礎，信息資源開發(fā)工作則是檔案基礎工作的目的，兩者是互相依存，辯證統(tǒng)一的關系，只有同時做好這兩個方面的工作，才能科學合理的管理檔案。

（一）檔案實體管理

檔案實體管理是指針對處于實體狀態(tài)的檔案所進行的一系列管理工作。檔案的分散、零亂、數(shù)量大等狀況與社會利用檔案的要求之間的矛盾要求檔案工作者需要對檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計。其具體的各個工作環(huán)節(jié)是適應社會實踐的需要和發(fā)展而產生和發(fā)展的，在管理方法上具有穩(wěn)固、單一的特點和要求。檔案管理水平的高低決定了社會對其實際需求的滿足程度，因此，必須按照科學的原則和方法對各個部門形成的文件進行系統(tǒng)的、專門的管理。

1.檔案的收集

各個機關、機關內部各個組織單位形成和使用的檔案，往往是分散的，為滿足社會利用者集中利用的需要，需要加以系統(tǒng)化。因此，各個檔案機構要按照黨和國家的規(guī)定，通過例行的接受制度和專門的征集辦法，將分散在各機關、組織、個人手中和散失在社會其他地方的檔案，有組織、計劃的分別集中到各有關機關檔案室和各級各類檔案館，及時的做好檔案的收集工作。檔案的收集工作是檔案業(yè)務管理工作的首要環(huán)節(jié)，實現(xiàn)了檔案的統(tǒng)一領導和分級管理，在檔案管理中處于重要的地位。

2.檔案的整理

各個部門形成的檔案數(shù)量很大，收集起來的檔案若不經(jīng)過科學的整理，始終是處于零亂、無序的狀態(tài)，這為檔案的提供利用造成阻礙，不能很好的實現(xiàn)檔案自身價值。為了更好的發(fā)揮檔案的作用，同時為整個檔案管理工作奠定基礎，在遵循文件之間形成規(guī)律的基礎上，對處于分散零亂狀態(tài)的文件進行分類、組卷、排列、編目，保持文件之間的有機聯(lián)系，從而使檔案材料達到有序化和系統(tǒng)化。

3.檔案的鑒定

隨著社會的發(fā)展和進步，新的檔案在不斷更新和補充，使檔案的總量日益增長，而有些檔案材料在保存一定的時間以后，有些還需要保存，有些不僅已不能滿足社會的需要，反而給利用者造成諸多的不便。為適應社會的需要，就要根據(jù)一定的原則和標準，科學地判定檔案歷史與現(xiàn)實的價值，確定其保管期限；通過價值核查和質量核查，對失去保存價值，或者內容失真和不完整的檔案，按照規(guī)定的手續(xù)進行處置。通過對檔案的鑒定可以檢驗其他各環(huán)節(jié)的工作效果，同時有利于保護有價值的檔案，解決庫藏量與物質條件、庫藏量與檔案質量、工作量大與檔案人員不足等之間的矛盾。

4.檔案的保管

由于自然和社會的各種原因，檔案總是處于潛在的漸進性的自毀過程中，而社會的需要則要求檔案工作者在尊重客觀實際的基礎上，盡可能的發(fā)揮主觀能動性，從表面的現(xiàn)象入手深入的研究和掌握檔案損壞的規(guī)律。根據(jù)所得的規(guī)律，再通過專門的現(xiàn)代化技術措施和經(jīng)常性的工作，減少和防止檔案的損壞，最大限度的延長檔案的壽命，維護檔案的內容安全和實體安全，做好檔案的保管工作，滿足長遠利用的需要。

5.檔案的統(tǒng)計

科學的管理好檔案還不足以滿足社會實際的需求，在檔案一系列的管理活動中,若想不斷創(chuàng)新和提高檔案的管理水平，就需要利用某種手段觀察分析和研究檔案工作中的諸多現(xiàn)象的發(fā)展過程。從具體的工作過程中了解檔案工作的基本情況，再利用統(tǒng)計學原理，通過數(shù)字或數(shù)據(jù)反映檔案工作狀況和管理狀況，揭示出檔案管理工作活動的規(guī)律，從而提高檔案的管理水平。檔案統(tǒng)計工作是認識檔案的重要手段，是檔案事業(yè)建設的基礎工作，其主要內容包括：對檔案數(shù)量的統(tǒng)計、檔案工作的統(tǒng)計、檔案工作基本情況的統(tǒng)計。

（二）檔案信息資源開發(fā)

檔案經(jīng)過收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作已經(jīng)有了科學化的管理，在此基礎上，檔案信息資源的開發(fā)成為了一項重要內容。檔案信息資源開發(fā)，就是檔案部門根據(jù)社會需要采用專業(yè)方法和現(xiàn)代化技術，發(fā)掘、采集、加工、存儲、傳輸所收藏檔案中的有用信息，方便利用者利用，以實現(xiàn)檔案的價值和作用。它包括檔案信息檢索系統(tǒng)的建立、檔案信息的編輯與研究和檔案信息數(shù)字化等內容。

1.檔案信息檢索系統(tǒng)的建立

檔案信息檢索系統(tǒng)是指根據(jù)特定的檔案信息需求而建立起來的一種有關檔案信息搜集、加工、存儲和檢索的程序化系統(tǒng)，其主要目的是為人們提供檔案信息服務。檔案信息檢索系統(tǒng)主要包括兩個方面的內容：檔案信息的存儲系統(tǒng)和檔案信息的查找系統(tǒng)。

檔案信息的存儲就是按照一定的方法，將檔案原件的內容和形式特征轉換成一條條簡短的記錄檔案原件特征的條目，并且按照一定的規(guī)則，將這些條目組織起來形成有序的檔案信息集合的過程。檔案信息的著錄和標引以及檔案信息目錄的建立都是其內容。

檔案著錄是指對檔案內容和形式特征等進行分析、選擇和記錄的過程。檔案標引是指對檔案內容進行主題分析，賦予檢索標識的過程。檔案著錄和標引的一般方法步驟是根據(jù)可視檔案的實際情況采取文件級著錄或者案卷級著錄。同時進行分類標引和主題標引，以形成目錄的不同條目。中國制定有統(tǒng)一的《檔案著錄規(guī)則》、《中國檔案分類法》和《中國檔案主題詞表》提供了標準 。

檔案信息目錄是將檔案的著錄條目，按照一定次序編排而成的檢索工具，分別組成分類目錄、主題目錄、人名目錄及各種專題目錄。以前，檔案信息目錄的編制都是手工完成的，現(xiàn)代隨著電子計算機的應用，為檔案信息目錄的編制提供了便利。

2.檔案信息的編輯與研究

檔案信息的編輯與研究工作就是檔案工作人員以館（室）藏檔案為基礎所進行的編輯、研究、輸出檔案信息，主動地向社會各方面提供科學、系統(tǒng)的檔案信息服務的一項工作，是檔案信息資源開發(fā)的重要組成部分。其內容主要包括兩方面的內容：檔案文獻匯編和檔案參考資料的編寫。檔案文獻匯編包括一次文獻的檔案文件匯編和二次文獻的檔案文摘匯編。

檔案文件匯編是指按照一定的作者、專題、時間或文種等特征，把檔案材料選編成冊，在一定范圍內使用或公開出版。如重要文件匯編、政策法令匯編、各種專題檔案史料匯編等。檔案文件的匯編本著全面、完整、原始、時效性的要求進行，其程序是：確定匯編題目—劃定選編范圍—全面查找與復制有關檔案文件—按一定體例統(tǒng)一格式—分類編排—審核—編?。ǔ霭婊騼炔坑“l(fā)）

檔案文摘匯編是將若干篇編寫好的文摘按一定體例匯集成冊，以出版或內部印發(fā)的形式來提供利用的一種編研成果。其特點是：篇幅小、信息密度高、忠于原文、快速靈活。根據(jù)國家標準局1986年發(fā)布的《文摘編寫規(guī)則》（GB6447—86），檔案文摘的編寫有一定的方法和步驟和格式規(guī)范，大體上有四個步驟：精讀全文，熟悉內容；把握主題，摘出要點；綜合編述，寫出文摘；對照原文，審核修改。

檔案參考資料是是對檔案內容加工的結果，它給利用者提供的是較為系統(tǒng)的“素材”（即三次文獻），滿足利用者的需要，或幫助他們找到所需要的檔案的線索。檔案參考資料的種類很多，名稱不一，用途廣泛，歸納起來大致可以分成四種類型：大事記、組織機構沿革、統(tǒng)計數(shù)據(jù)匯集和專題概要。檔案參考資料的編寫工作一般有三個階段組成，首先是準備階段（制定編寫計劃）；其次是收集材料階段；最后是綜合編寫階段。

3.檔案信息數(shù)字化

檔案信息數(shù)字化是隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數(shù)字攝影技術(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術、存儲技術的發(fā)展而產生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。

檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設最基礎的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術加工成數(shù)字檔案形式，通過局域網(wǎng)、政務網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進行計算機檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高管理水平、提高效率，增強檔案業(yè)務部門的服務水平，為檔案內部管理及面向客戶服務提供高效率的全面服務。

（三）檔案信息提供服務

檔案來源于實踐，同時要復歸于實踐。檔案工作是適應人類實踐的需要而產生的和發(fā)展的，而我們從事檔案工作的目的就是為了科學管理這些在人類實踐過程中形成的檔案，充分發(fā)揮其效用，實現(xiàn)其價值，為社會各項事業(yè)服務。隨著現(xiàn)代社會信息化程度的提高，人們對檔案信息提供服務要求原來越高。檔案部門要根據(jù)本單位的實際情況和利用者的不同要求，采取相應的服務方式。

1.閱覽服務

閱覽服務，是指檔案部門直接提供檔案原件、檔案復制件和檔案編研成品等檔案實體的服務方式。

檔案是人類社會實踐過程中形成并保存下來的原始記錄，在數(shù)量上一般以單份存在，有的內容有一定的機密性，這些特點決定了檔案一般情況下是不予外借的，主要采用在檔案館（室）閱覽的方法。從方便利用角度來看，閱覽服務有利于利用者直接查閱檔案原件，充分發(fā)揮檔案信息的作用。從檔案保護角度來看，閱覽服務有利于保護檔案原件，減輕損毀速度延長其壽命。從利用效果反饋角度來看，檔案人員在閱覽室有較多機會接近利用者，及時了解利用需求和利用效果，有針對性的展開工作?？梢哉f，檔案閱覽服務是檔案館（室）一種不可替代的檔案提供服務方式。

2.出借服務

出借服務，是指檔案部門按照相關制度，允許利用者辦理一定的審批手續(xù)，將檔案帶回工作場所利用一段時間，并按時歸還的服務方式。

出借服務允許利用者不受時間限制深入地利用檔案，提高了利用效果，同時也遠離了檔案人員的視線，難以實行控制，存在一定風險。檔案外借必須有嚴格的制度和審批程序，借用單位或人員要對檔案的完整和安全負責，并按時歸還，檔案人員對歸還檔案要做好簽收注銷工作。

3.復制供應

復制供應，是指檔案部門根據(jù)利用者的需求提供檔案復制本的服務方式。

提供檔案復制本不僅為利用者不受時空限制直接利用檔案信息提供了條件，同時減少了檔案原件的使用，有利于延長其壽命。但是檔案復制本的印發(fā)不利于保密，檔案部門不易控制，在制發(fā)范圍和批準權限方面應妥善處理。

4.咨詢服務

咨詢服務，是指檔案部門以檔案信息為依據(jù)，通過個別解答問題的方式，向利用者提供檔案、檔案專業(yè)知識、檔案檢索途徑的服務方式。

在檔案利用過程中利用者由于對檔案館藏內容和檢索方式不夠了解，只能提出所要解決問題或提供一些簡單的檢索線索，檔案咨詢服務作為檔案利用者和檔案信息之間的一座橋梁，可以充分利用檔案人員豐富的專業(yè)知識和對館藏的了解，針對利用者對檔案檢索、調卷等工作中遇到的問題，進行輔導和提供利用建議，提高檔案信息的利用效果。同時檔案人員要把那些重要和一時解決不了的問題記錄下來，建立完整的檔案，以便定期統(tǒng)計和總結工作，提高咨詢水平。

5.交流服務

檔案信息交流服務，是指檔案部門以檔案信心產品作為交流媒介，以推介或交換的方式促進檔案信息的社會傳播，充分實現(xiàn)其價值的主動服務方式。

檔案部門通過檔案信息資源開發(fā)形成的檔案信息產品，變被動服務為主動服務，突破了原先的服務范圍，一方面使檔案信息得到了充分的利用，另一方面適應了信息時代的客觀要求，是檔案從實體管理向信息管理方向發(fā)展，進一步提升了檔案信息的價值。

6.出借檔案證明

出借檔案證明，是指檔案部門根據(jù)機關、團體或個人的詢問和申請，為了證實某種事實在檔案部門保存的檔案內有無記載和如何記載而摘抄的書面證明材料的一種服務方式。

制發(fā)檔案證明是一項具有政治性的工作，檔案人員在根據(jù)檔案的正本或副本編寫證明時，務必要保證客觀性、真實性和準確性。不擅自對檔案信息進行解釋或作出結論，編寫好的證明要仔細核對無誤后方可加蓋公章。

7.檔案展覽

檔案展覽，是指檔案館（室）根據(jù)一定的主題，以展出檔案原件或復制品的形式，系統(tǒng)地介紹和揭示檔案館（室）中有關檔案內容和成分的一種具體利用方式。

檔案展覽是檔案部門開展愛國主義、革命傳統(tǒng)教育，發(fā)揮檔案社會教育的基本形式之一，從時間上分為短期和長期展覽；從內容上可分為綜合性和專題性展覽。檔案部門根據(jù)自己的館藏并結合一定的主題，以定期舉行檔案展覽作為服務的方式，可以有效起到宣傳教育的作用，擴大檔案的社會影響。舉辦檔案展覽時，必須重視對展出檔案的保護和保密，展出機密檔案時須經(jīng)領導同意并限定參觀者的范圍。