檔案是現(xiàn)代社會科學管理各類信息的重要手段，也是各類資源信息流轉、存儲的重要媒介，對文明的發(fā)展和人類社會的進步有著非常重要的作用。高校是培養(yǎng)人才和各類高端技術的匯集地，既是科研場所，也是社會機構，承擔著人力資源檔案和各類信息技術檔案管理工作，這就要求高校必須做好檔案管理，不斷提高檔案信息化水平，確保檔案管理科學、完備，防止檔案丟失問題出現(xiàn)。

檔案管理信息化技術是利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術實現(xiàn)檔案的快速、便捷、科學管理，通過開發(fā)程序實現(xiàn)信息資料的數(shù)據(jù)化處理和存儲，為檔案管理方提供便利條件。高校一般采取利用互聯(lián)網(wǎng)技術對檔案進行管理和處理，管理效率更高、安全系數(shù)更強、查閱流轉更便捷，信息化管理模式已經(jīng)運行了一個階段，并取得了一定的工作經(jīng)驗，可以實現(xiàn)目錄編撰、檔案歸類、自動檢索、電子存儲和檔案對比工作，由此來看，在高校檔案管理工作當中，應用信息化網(wǎng)絡技術可以顯著提高工作效率，幫助各類科研活動推進，實現(xiàn)人力資源動態(tài)管理。隨著數(shù)字網(wǎng)絡技術的深入應用，高校各類科研數(shù)據(jù)都采取電子信息的形式呈現(xiàn)，大量的實驗數(shù)據(jù)、文獻資料和科研成果都存儲在數(shù)字信息端，這就要求檔案管理必須使用信息化技術才能提高工作效果，現(xiàn)代信息網(wǎng)絡技術的發(fā)展不斷提升檔案管理的水平，相比較傳統(tǒng)紙質檔案管理，更有優(yōu)勢，存儲容量高、存儲方式便捷為高校建設提供了廣闊的空間。

當前高校開展的各類教學活動、招生行為、科研項目和學生管理，一般采用多種信息進行處理，工作過程中會形成大量的電子信息材料，為了方便管理，更好的服務師生，就需要借助電子信息化技術進行數(shù)字化處理，確保信息保存完整和提取便利。信息化管理技術還可以提高信息檔案的利用率，相比較傳統(tǒng)的紙質檔案，信息化檔案的使用條件更加寬泛，不受空間、時間的限制，隨時隨地就可以使用和查閱，且檔案使用更加規(guī)范和安全，使用人通過固定的IP地址和賬戶信息登錄查閱，學校也可以隨時追蹤使用者情況，防止涉密信息泄露，同時，科研信息可以實現(xiàn)共享的目的，推動高?？蒲心芰蛣?chuàng)新能力的發(fā)展，體現(xiàn)檔案本身的價值和意義。由此來看，現(xiàn)代社會的發(fā)展導致高校各類信息的復雜程度加劇，尤其是各類信息檔案內(nèi)容更加豐富、保存難度更大、使用頻率更高，這就要求高校在進行檔案管理時，必須采取科學有效的信息化管理手段，提高檔案管理的精準度，確保檔案信息管理的嚴謹有序，滿足高校建設和發(fā)展的需求。

就目前來看，高校檔案管理信息化管理是推動高校建設發(fā)展的必備要素，借助信息化手段不斷提高檔案管理的科學性，發(fā)揮檔案最佳價值，目前，高校內(nèi)部正在通過建立軟硬件設施設備形成體系性檔案管理模式，借助信息化技術可以促進管理模式的多樣化，通過建立綜合數(shù)據(jù)處理平臺，提高數(shù)據(jù)利用的效能，鼓勵多個部門協(xié)同使用，配備專業(yè)的團隊負責開展，根據(jù)高校發(fā)展的周期和市場的需要，及時調(diào)整管理過程中存在的問題，發(fā)揮高校檔案管理的作用，具體而言，高校檔案信息化管理的必要性有以下幾個方面：

信息化技術是一種新型的現(xiàn)代網(wǎng)絡技術，對各類工作采取信息數(shù)據(jù)的方式進行處理，檔案管理是一門從古至今就存在的工作，但二者的結合也是隨著信息技術的發(fā)展出現(xiàn)的，就目前來看，很多高校都配備了相關的信息化設備，如果依然采用傳統(tǒng)的管理模式無法實現(xiàn)對檔案信息的有效管理，過于注重紙質檔案的整理和存儲，忽視電子信息檔案，會造成人力資源浪費，工作耗時耗力。

檔案信息化管理一方面需要依靠科學的管理模式，另一方面更需要借助科學、完整的信息化設施設備，大多數(shù)高校所配備的檔案信息管理已經(jīng)相對完善，各方面基礎設施均有投入，一般配備了掃描儀、多功能信息處理器、數(shù)字化檔案存放柜，可以滿足大批量數(shù)據(jù)的處理和分析，如果依然采用傳統(tǒng)的檔案管理方法，無法及時實現(xiàn)實驗數(shù)據(jù)、科研成果的存儲和處理。

高校檔案有別于其他企事業(yè)單位檔案，除了人力資源檔案以外，還包括大量的文獻資料、數(shù)據(jù)實驗、項目成果等，這就需要建立一個大型的數(shù)據(jù)庫進行數(shù)據(jù)歸類和處理，且要及時更新數(shù)據(jù)，確保使用效果。傳統(tǒng)的檔案管理會受到主客觀因素的影響，存在數(shù)據(jù)錄入不及時、數(shù)據(jù)丟失的情況，情況比較突出的是大量的最新數(shù)據(jù)整理、存儲不及時，影響項目及時使用。檔案信息數(shù)據(jù)化處理可以有效的提高數(shù)據(jù)的更新頻率，檔案信息處理的優(yōu)越性相比較紙質檔案存儲非常明顯。高校工作者素質相對比較高，能力較強，對新型事務的接收能力較強，檔案信息數(shù)據(jù)化處理屬于新型技術領域，通過制定完善的管理制度，進行專業(yè)化的培訓，可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的大批量處理，確保信息處理的有效性。

高校檔案信息化建設建議：

現(xiàn)代檔案信息化處理技術是推動高校發(fā)展，優(yōu)化人力資源管理，提高工作效率的有效措施，學校必須予以重視，具體而言，在實際的工作中，學校管理層應該重視檔案信息化的處理，要發(fā)揮數(shù)字信息化處理技術的作用，要合理規(guī)劃檔案管理部門工作，優(yōu)化內(nèi)部配置，加強內(nèi)部工作人員培訓，提高工作整體統(tǒng)籌性，根據(jù)高校的基本情況，及時調(diào)整工作模式，優(yōu)化檔案管理的制度。負責檔案管理的部門要及時更新技術手段，培養(yǎng)一支專業(yè)的檔案管理隊伍，提高從業(yè)人員的業(yè)務技能，同時也要將信息化檔案技術及時宣傳，讓其他部門及時使用，確保檔案價值發(fā)揮。高校要站在整個管理結構提升的角度進行檔案信息化建設工作，要根據(jù)整體工作有序推進，在工作建設過程中，要了解師生需要，進行實際分析，提高師生對檔案管理的重視程度，要將信息及時整理和使用納入到教學工作當中，鼓勵師生積極使用。可以定期組織召開交流座談會，了解師生使用反饋情況，及時調(diào)整管理模式，也可以將檔案信息推進工作納入高校職工績效考核當中，確保工作落實。此外，還要在教師隊伍當中積極培訓，組織師生集中學習，為技術推廣奠定基礎。

推進檔案管理的信息化建設需要配備對應的基礎設施，高校應該加強對該方面工作的硬件投入，確保設備使用和技術推廣齊頭并進。不僅僅要進行基礎設備的投入，還要及時更新設備，根據(jù)高校本身檔案處理的需要，及時投入和建設多功能數(shù)據(jù)處理平臺，還應該配備其他輔助性設備，如掃描儀、集成電腦、移動處理端等，滿足師生多樣化的需求。學?？梢愿鶕?jù)工作情況，開發(fā)適合本校的數(shù)據(jù)處理軟件，積極引進和學習先進地區(qū)的技術手段，及時更新軟件，確保符合時代發(fā)展需要。

檔案管理的核心在于存儲空間的管理，信息化的檔案關鍵在于數(shù)據(jù)庫的建立，數(shù)據(jù)庫相當于信息處理的大腦，可以采集、搜集、存儲、流轉各類信息，如數(shù)據(jù)庫管理不善或數(shù)據(jù)庫安全系統(tǒng)存在漏洞，極容易產(chǎn)生數(shù)據(jù)安全風險，影響檔案管理效果。錄入的數(shù)據(jù)信息盡量廣泛，不僅文字信息需要錄入，音頻、影像、圖片等數(shù)據(jù)信息也要及時錄入，確保信息的完整性。建設數(shù)據(jù)庫時，要及時找到數(shù)據(jù)根源，進行數(shù)據(jù)信息核對和確認，核查初始數(shù)據(jù)和錄入數(shù)據(jù)是否一致，發(fā)現(xiàn)問題及時調(diào)整，防止因時間推移而產(chǎn)生數(shù)據(jù)混淆或丟失的情況出現(xiàn)。要有專人負責，及時更新和維護數(shù)據(jù)庫，確保各類文獻數(shù)據(jù)有效入庫存儲。

儲存檔案數(shù)據(jù)信息的意義在于信息的使用和處理，現(xiàn)代社會的高速發(fā)展，核心因素在于多種技術的井噴式出現(xiàn)，推動人類文明加速升級，這得益于現(xiàn)代網(wǎng)絡信息技術拉近了不同技術和科研項目的交流頻率，提高了知識的利用率，高校作為高端技術和科研項目的發(fā)源地，要實現(xiàn)數(shù)字信息交流，高校應該建立檔案數(shù)據(jù)處理共享平臺，實現(xiàn)非保密信息數(shù)據(jù)的共享，可以將檔案信息平臺與學校網(wǎng)絡平臺相互鏈接，提高檔案使用率，不同的高校針對同一類型課題可以更好的交流與合作，從而推動社會的不斷繁榮和發(fā)展。電子信息數(shù)據(jù)在不同的學校存放在不同的數(shù)據(jù)庫當中，數(shù)據(jù)庫之間無法相同，通過建設數(shù)據(jù)信息共享平臺，可以讓各學校之間加強交流與合作，讓檔案管理工作更加便捷和高效。

綜上所述，隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡信息技術的發(fā)展，檔案管理工作也在不斷進步，為不斷適應復雜社會的需要，檔案管理必須使用網(wǎng)絡信息化技術提高檔案價值，方便使用者查閱和儲存。高校作為各類檔案存儲和流轉的重要組織機構，也要及時完善和升級檔案管理的信息化建設工作，提高人才培養(yǎng)和科研項目推動的效果。當前，高校在進行檔案信息管理時，還有很大上升空間，管理人員要加強認識，培養(yǎng)專業(yè)的工作隊伍，引進先進的技術，根據(jù)學校師生的需要，適時升級改造，同時建立完善的信息數(shù)據(jù)庫，確保各類檔案信息存儲的安全性和查閱的便捷性，為高?，F(xiàn)代化建設提供保障。

（作者：李莉，系南寧學院通識教育學院講師）

來源： 光明網(wǎng)