大家好，今天兌觀科技小編又為大家分享檔案管理干貨了，本篇分享主要內(nèi)容為——一不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理模式探析

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案是在不動(dòng)產(chǎn)登記過程中形成的對(duì)社會(huì)有價(jià)值的各種形式的記錄，它反映不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)變動(dòng)的情況。

隨著市場經(jīng)濟(jì)尤其是房地產(chǎn)市場的不斷發(fā)展，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的法律價(jià)值和社會(huì)作用日漸突出。同時(shí)，由于不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記制度的實(shí)施和登記量的不斷增多，登記檔案的管理模式也應(yīng)隨時(shí)代的發(fā)展變化更新。

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的特點(diǎn)

廣義的登記檔案由不動(dòng)產(chǎn)登記簿和登記材料組成，前者是在登記過程中形成的結(jié)果，是記載不動(dòng)產(chǎn)自然狀況、權(quán)利狀況以及其他依法應(yīng)當(dāng)?shù)怯浀氖马?xiàng)；后者由申請(qǐng)人提交的申請(qǐng)材料及登記人員在登記查驗(yàn)過程中形成的材料共同組成。登記檔案既是登記的成果，是權(quán)利人取得相應(yīng)權(quán)利的法定依據(jù)，也是日后權(quán)利人及利害關(guān)系人、公法機(jī)構(gòu)查詢利用的依據(jù)。

當(dāng)前，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案主要呈現(xiàn)四個(gè)方面的特點(diǎn)。

一是以電子化表現(xiàn)方式為主。登記檔案一般是由電子檔案和紙質(zhì)檔案兩種表現(xiàn)形式相互印證，電子檔案可以轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)檔案，電子檔案應(yīng)該包含紙質(zhì)檔案的所有內(nèi)容，考慮到檔案庫房的容量，通常不必將電子登記簿全部轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)登記簿予以保存。

二是具有相對(duì)的現(xiàn)勢性。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案所反映的不動(dòng)產(chǎn)狀況應(yīng)當(dāng)是不動(dòng)產(chǎn)所在現(xiàn)場狀態(tài)的如實(shí)反映，也就是登記簿的記載要素適時(shí)地與現(xiàn)有不動(dòng)產(chǎn)狀況相對(duì)應(yīng)，特別是自然狀況應(yīng)當(dāng)具有現(xiàn)勢性，但由于不動(dòng)產(chǎn)登記大多數(shù)為依申請(qǐng)才啟動(dòng)，如果權(quán)利人不申請(qǐng)?jiān)斐涩F(xiàn)實(shí)的自然狀態(tài)、權(quán)利狀況與登記簿不符，登記機(jī)構(gòu)也不得自行修改。

三是具有動(dòng)態(tài)性。不動(dòng)產(chǎn)交易行為的發(fā)生、權(quán)利人名稱的變化、不動(dòng)產(chǎn)的擴(kuò)改建或消失等都可能導(dǎo)致登記的發(fā)生，只要有新的登記發(fā)生則登記檔案也會(huì)隨之增加，不動(dòng)產(chǎn)處于不斷的變更之中，登記檔案的增量取決于不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)變動(dòng)的活躍度。

四是具有關(guān)聯(lián)性。除了電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)聯(lián)性，統(tǒng)一登記前各登記部門形成的不同檔案之間也具有關(guān)聯(lián)性。以房、地登記檔案為例，統(tǒng)一登記前房、地檔案按各自規(guī)則分別歸集，統(tǒng)一登記后從完整性角度考慮，應(yīng)當(dāng)將房、地檔案聯(lián)結(jié)起來形成完整的檔案，而紙質(zhì)檔案的關(guān)聯(lián)也應(yīng)建立在電子檔案關(guān)聯(lián)之基礎(chǔ)上。

電子檔案的形成模式

電子檔案應(yīng)當(dāng)包含信息和圖像兩類數(shù)據(jù)。

隨著不動(dòng)產(chǎn)登記逐步走向網(wǎng)上申請(qǐng)，在申請(qǐng)階段就產(chǎn)生了電子信息數(shù)據(jù)。從來源看，登記信息數(shù)據(jù)主要來自三個(gè)方面：申請(qǐng)人申請(qǐng)時(shí)錄入的信息、登記人員各個(gè)登記環(huán)節(jié)的錄入信息、從共享數(shù)據(jù)庫所獲取的信息。當(dāng)生成登記簿時(shí)，即自動(dòng)產(chǎn)生了電子檔案的一部分即信息數(shù)據(jù)。

圖像數(shù)據(jù)主要通過申請(qǐng)人的上傳、受理審核人員的掃描或拍照等方式獲取，但這些登記過程中獲取的圖像數(shù)據(jù)通常并不符合檔案管理的要求，而且要與紙質(zhì)檔案形成對(duì)應(yīng)關(guān)系，要給予實(shí)體庫房的庫位號(hào)。因此，在所有登記環(huán)節(jié)結(jié)束后，還需要進(jìn)行電子信息和紙質(zhì)資料整理，直到編成庫位號(hào)，形成完整的電子圖像檔案。

電子檔案通常早于紙質(zhì)檔案而產(chǎn)生（紙質(zhì)資料整理上架后才算是真正意義上的紙質(zhì)檔案），因此不動(dòng)產(chǎn)登記電子檔案依賴于登記的一系列程序而自然形成，電子檔案的歸集和管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)包含于不動(dòng)產(chǎn)登記系統(tǒng)中，是其重要組成部分。在建立不動(dòng)產(chǎn)登記信息平臺(tái)時(shí)，應(yīng)一體化設(shè)計(jì)登記與檔案管理模式，充分利用登記過程中接收和生成的數(shù)據(jù)自動(dòng)形成電子檔案信息數(shù)據(jù)，減少人工輸入，確保信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，在圖像數(shù)字化處理后最終形成完整的電子檔案。

紙質(zhì)檔案的歸集模式

傳統(tǒng)紙質(zhì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案編號(hào)以不動(dòng)產(chǎn)登記單元號(hào)作為編排方式，即圍繞此不動(dòng)產(chǎn)發(fā)生的各個(gè)登記而產(chǎn)生的檔案都集中裝訂于同一檔案盒內(nèi)。這種檔案歸集模式符合登記檔案量少、查詢量少、電子檔案尚未健全的情況，其弊端隨著檔案量的增多越發(fā)明顯：因?yàn)闊o法預(yù)料某不動(dòng)產(chǎn)的登記頻率，使得預(yù)留空間過大或過??；檔案庫房經(jīng)常面臨擴(kuò)大改造問題；經(jīng)常性地拆并檔案，加速檔案的損壞；異區(qū)域辦理的登記檔案必須集中存放等。

為避免上述弊端，當(dāng)前各地在紙質(zhì)檔案編排時(shí)大多轉(zhuǎn)向了流水號(hào)方式。這種方式適應(yīng)了新的形勢—— 日復(fù)一日的查詢更多的是以電子檔案為主，當(dāng)電子檔案無法查詢到所需要內(nèi)容或需要進(jìn)一步核實(shí)時(shí)才會(huì)查詢紙質(zhì)檔案，而且有利于節(jié)約檔案存儲(chǔ)空間，因?yàn)椴辉傩枰A(yù)留空間，只需按登記后整理資料的順序一一排列即可。此外，由于不需頻繁拆并已上架的檔案，不但減少很多工作量，也有利于紙質(zhì)檔案的保護(hù)。

這種方式更加便于滿足不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記便民利民的需要。以江蘇省力推的“四全”服務(wù)模式為例，在同一個(gè)不動(dòng)產(chǎn)登記行政區(qū)域內(nèi)按地理區(qū)域安排多級(jí)多個(gè)服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)，將登記從原來相對(duì)集中的一級(jí)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)檠由斓蕉鄠€(gè)網(wǎng)點(diǎn)直到鄉(xiāng)鎮(zhèn)網(wǎng)點(diǎn)的二級(jí)管理模式，檔案管理只需相對(duì)集中于一級(jí)網(wǎng)點(diǎn)，即根據(jù)誰受理申請(qǐng)誰存放與保管檔案的原則，檔案最終存放于各區(qū)域的一級(jí)登記網(wǎng)點(diǎn)即可。盡管紙質(zhì)檔案存放在不同的區(qū)域，但是通過不動(dòng)產(chǎn)單元號(hào)和庫位號(hào)可以將電子檔案與紙質(zhì)檔案彼此相聯(lián)，同樣能方便地查知該不動(dòng)產(chǎn)的一系列物權(quán)變動(dòng)情況。

已滅失權(quán)利檔案的管理

不動(dòng)產(chǎn)登記形成的權(quán)利有些是永久的，如房屋所有權(quán)；有些是長期的，如土地使用權(quán)長則七十年，短則十年或幾年；有些是暫時(shí)的，如異議登記、預(yù)告登記；有些權(quán)利滅失后不會(huì)再有，如抵押權(quán)注銷后即消失，即使重新設(shè)定抵押權(quán)，其與已注銷的抵押權(quán)也無任何法律關(guān)系。

而我國的檔案保管期限分為永久和定期，其中定期又分為長期和短期。永久是無期限地保存下去，而長期的保存十六年到五十年，短期的保存十五年以下。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案因登記權(quán)利和內(nèi)容不同，也會(huì)有不同的保管期限。

不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利可分為基礎(chǔ)權(quán)利和其他權(quán)利兩類，基礎(chǔ)權(quán)利是土地使用權(quán)和房屋所有權(quán)，其他權(quán)利如抵押權(quán)、用益物權(quán)都附著于基礎(chǔ)權(quán)利，可稱為從權(quán)利。從權(quán)利會(huì)因約定時(shí)間屆滿或法定事項(xiàng)的出現(xiàn)而消失，短則幾個(gè)月，長則十年、數(shù)十年。

還有部分登記類型也是基于基礎(chǔ)權(quán)利而產(chǎn)生，如預(yù)告登記基于當(dāng)事人即將取得的基礎(chǔ)權(quán)利而預(yù)先性登記，異議登記是對(duì)已登記的權(quán)利提出異議。針對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記類型應(yīng)適當(dāng)?shù)胤诸惞芾?，按類別存放于不同庫位上，并對(duì)不同的登記類型設(shè)定可以銷毀的時(shí)限。而對(duì)已滿存放年限的檔案進(jìn)行銷毀，可以為新增檔案騰出空間。