人事檔案是組織、人事等相關(guān)部門，根據(jù)黨的干部政策，記錄干部經(jīng)驗(yàn)、政治思想、品德作風(fēng)、工作能力、工作成果、工作業(yè)績(jī)等的文件資料，是歷史、全民考察和正確選拔使用干部的重要依據(jù)，是國(guó)家檔案館的重要組成部分。

一、人事檔案的數(shù)字化管理作用

人事文件的數(shù)字化管理，有助于進(jìn)一步提高工作效率，節(jié)省空間和時(shí)間，同時(shí)還能節(jié)約文件的原件。文件給予合理有效的保護(hù)。

(一)人事檔案的數(shù)字化管理有助于減少管理費(fèi)用。過(guò)去采用的紙質(zhì)文件管理需要大量的人力和物力成本，

因?yàn)檎紦?jù)一定的空間，所以費(fèi)用相對(duì)較高。在進(jìn)行數(shù)字管理時(shí)，我們可以充分利用互聯(lián)網(wǎng)的空間、搜索等現(xiàn)代手段

通過(guò)該內(nèi)容，您可以找到所需人員的文件相關(guān)信息，執(zhí)行此類查詢的員工不多，從而降低了管理成本。

(二)人事檔案的數(shù)字化管理有助于提高工作效率。在對(duì)檔案材料進(jìn)行數(shù)字化管理的同時(shí)，資料可以及時(shí)返回

你可以盡快利用它。這種新的管理方式使數(shù)據(jù)查詢不再像以前那樣麻煩，容易做到，節(jié)省人力物力，允許進(jìn)入。階段性的提高了文件操作的效率。

(三)人事檔案的數(shù)字化管理有助于保護(hù)原檔案。原始文件保留方式是紙質(zhì)文件保留，占用相當(dāng)大的空間，審查的過(guò)程相當(dāng)麻煩，多次查詢可能會(huì)損壞文件。紙質(zhì)文件是數(shù)字化的，保存得更完整，查閱也比較方便。

綜上所述，推進(jìn)人事檔案數(shù)字化，不僅能有效提高檔案利用效率，還能從技術(shù)層面防止檔案?jìng)卧?。所以在推進(jìn)數(shù)字化工作的同時(shí)，信息安全是我們需要注意的最重要的問(wèn)題

二、人事檔案數(shù)字化管理中的問(wèn)題

（一）人事檔案的使用度不足

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)查詢中，管理者會(huì)有麻煩而枯燥的感覺(jué)，形成比較被動(dòng)的局面，而不是主動(dòng)提供服務(wù)數(shù)字管理可以快速準(zhǔn)確地找到所需的人事文件信息，但目前部分資源尚未完全開(kāi)發(fā)，利用空間值得發(fā)掘，對(duì)人事檔案的開(kāi)發(fā)和利用造成了一定的阻礙。因此，為了保障信息安全，必須加強(qiáng)人事檔案的開(kāi)發(fā)和深度，充分利用數(shù)字管理，最大限度地發(fā)揮人事檔案管理數(shù)字化功能。

（二）檔案管理需要科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化

傳統(tǒng)的人事檔案管理方式大多局限于手工作業(yè)，隨著形勢(shì)的發(fā)展和人事工作干部檔案管理工作要求的變化，暴露出其局限性。因此，要根據(jù)人事工作的要求，實(shí)現(xiàn)文件管理的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化。在實(shí)際管理過(guò)程中，由于檔案信息輸入的不準(zhǔn)確、更新不當(dāng)?shù)仍?，檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量下降，導(dǎo)致人事文件管理數(shù)字化的使用效率下降，難以滿足檔案數(shù)字化管理的需要，從而降低了檔案管理數(shù)字化。

（三）復(fù)合文件管理器不足

要實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化管理，必須有掌握數(shù)字化知識(shí)的高素質(zhì)檔案人才隊(duì)伍?？紤]到對(duì)人事文件保密性的要求比較高，當(dāng)今不僅精通文件工作知識(shí)和計(jì)算機(jī)管理，政治素養(yǎng)較高的復(fù)合文件管理人員比較稀缺，成為人事文件數(shù)字化過(guò)程中的一大瓶頸因素。由于各種原因，目前人事檔案管理部門大部分都是兼職工作，缺乏檔案專業(yè)知識(shí)的系統(tǒng)教育嚴(yán)重影響著檔案管理員的工作水平和檔案利用。

三、推進(jìn)人事檔案數(shù)字化管理的主要措施

（一）加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，促進(jìn)檔案工作持續(xù)發(fā)展。

加強(qiáng)信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)作為組織人事部門的重要任務(wù)，增加必要的信息技術(shù)設(shè)備，將人事檔案管理工作從傳統(tǒng)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字管理，同時(shí)集中使用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等尖端技術(shù)，為人事文件管理工作提供技術(shù)支持。

（二）改善文件管理的長(zhǎng)期機(jī)制，提高文件管理質(zhì)量，各部門組織人事部門要建立一套符合實(shí)際需要的文件。

（三）采購(gòu)第三方服務(wù)

通過(guò)將檔案管理服務(wù)外包，交由第三方提供相關(guān)服務(wù)。市面上有大量人才中心以及專業(yè)做檔案數(shù)字化的公司，可以提供標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化、有質(zhì)量的檔案管理服務(wù)