隨著政府單位，企業(yè)以及各類社會(huì)組織的不斷發(fā)展，各種需要管理的檔案信息量也越來越大，紙質(zhì)信息存儲(chǔ)管理出現(xiàn)迅速膨脹，傳統(tǒng)的檔案管理方式存在諸多風(fēng)險(xiǎn)和安全隱患，而RFID技術(shù)自動(dòng)化智能化系統(tǒng)給檔案管理帶來極大的便利。

傳統(tǒng)檔案管理手段與技術(shù)面臨的問題：
1.傳統(tǒng)手工檔案編目流程繁瑣低效、整理時(shí)間冗長
2.檔案存放次序較易被打亂，查找困難
3.檔案種類龐雜，查閱耗時(shí)長
4.檔案的盤點(diǎn)操作不科學(xué)，大多停留在檔案盒的盤點(diǎn)上
5.對失效檔案的管理滯后，形成大量冗余檔案，增加管理負(fù)荷和成本。

基于RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)將改變查找困難及盤點(diǎn)效率低下等急需改變的問題，通過采用RFID自動(dòng)識(shí)別技術(shù)和計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)相結(jié)合，每份檔案粘上RFID電子標(biāo)簽，通過RFID讀寫器、身份識(shí)別器、員工卡讀寫器、多功能手持終端、移動(dòng)盤點(diǎn)設(shè)備與檔案信息管理系統(tǒng)完美結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案流通過程的全天候24小時(shí)全程跟蹤、定位、自動(dòng)盤點(diǎn)、智能分析等功能，最大限度優(yōu)化檔案管理流程，降低接收、盤點(diǎn)和查找勞動(dòng)強(qiáng)度，節(jié)省人力物力的同時(shí)，提高檔案保管利用效率，強(qiáng)化檔案管理安全。