Zoho Projects是一款腦力思考與事項(xiàng)協(xié)作的項(xiàng)目管理軟件，這正好能夠?qū)?yīng)項(xiàng)目管理中最核心的需求分析與資源調(diào)配工作。用它做項(xiàng)目管理既能抓關(guān)鍵里程碑，又能敏捷管理團(tuán)隊(duì)！接下來我們一起來看看Zoho Projects是怎么做項(xiàng)目管理的。

01、逐層分解項(xiàng)目，并根據(jù)實(shí)際情況制定項(xiàng)目計(jì)劃

不同企業(yè)根據(jù)其自身實(shí)際情況，研發(fā)流程有所不同，有些采用瀑布模式、有些走敏捷開發(fā)，有些注重標(biāo)準(zhǔn)化，有些注重共識，無論什么樣的流程，都有其共性。都必須經(jīng)歷立項(xiàng)、需求、設(shè)計(jì)、技術(shù)、測試、驗(yàn)證等過程，根據(jù)企業(yè)規(guī)模與管理要求，管控的流程顆粒也有較大差異。項(xiàng)目開始的第一步，是管理者根據(jù)工作分解顆粒度，對項(xiàng)目逐層分解，并定義、歸納項(xiàng)目的工作范圍，最后根據(jù)實(shí)際情況制定項(xiàng)目計(jì)劃。Zoho Projects以甘特圖為核心，計(jì)劃分解正是它的強(qiáng)項(xiàng)。并且，Zoho Projects還提供了【項(xiàng)目計(jì)劃】模板，直接打開模板就可以套用！當(dāng)然，也可以根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際需求，修改項(xiàng)目計(jì)劃細(xì)節(jié)。

02、預(yù)估風(fēng)險，調(diào)配資源，指定責(zé)任人

在制定完整的項(xiàng)目計(jì)劃之前，這些步驟也是必不可少的：1.評估項(xiàng)目可能存在的風(fēng)險，并根據(jù)項(xiàng)目所需資源，調(diào)整落實(shí)資源分配，為項(xiàng)目的順利完成提供支持；2.提前了解人力和時間成本，制定項(xiàng)目各階段計(jì)劃時間和完成標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)項(xiàng)目情況，管理者可在Zoho Projects上將項(xiàng)目任務(wù)指派給不同的責(zé)任人，并明確完成時間。只需拉人“參與協(xié)作”或?qū)⑷藛T“拖入任務(wù)”中，就能直接將項(xiàng)目任務(wù)指派給相關(guān)責(zé)任人，而相關(guān)責(zé)任人也會立即接收到該項(xiàng)目任務(wù)。

03、需求分析清單，快速引用

眾所周知，需求是核心，在需求不明確時制定的項(xiàng)目計(jì)劃往往并不可靠，只有把控好了需求質(zhì)量，才能事半功倍。那么需求分析這塊，就需要產(chǎn)品經(jīng)理去思考和整理的了，而Zoho Projects以甘特圖為核心的呈現(xiàn)形式，更有利于邏輯思考，同時，結(jié)合版本控制，用來做需求分析、變更管理，再適合不過！形成需求清單后，可引用到項(xiàng)目計(jì)劃中，方便項(xiàng)目成員直接打開就能查看最新需求，方便快捷。

04、管控項(xiàng)目整體進(jìn)度，保證有序進(jìn)行

項(xiàng)目中大部分風(fēng)險都來源于以為沒有風(fēng)險，在最后才發(fā)現(xiàn)，從而來不及補(bǔ)救，最終導(dǎo)致項(xiàng)目延期或質(zhì)量下滑，嚴(yán)重影響項(xiàng)目目標(biāo)的達(dá)成。我們可以Zoho Projects中對事項(xiàng)設(shè)置【時間提醒】，既可以提醒項(xiàng)目經(jīng)理提前抽查進(jìn)度，規(guī)避風(fēng)險，也可以提醒執(zhí)行者按照計(jì)劃執(zhí)行，注意時間；
項(xiàng)目的執(zhí)行者也可通過Zoho Projects的“事項(xiàng)”功能，將完成的事項(xiàng)打鉤，及時向管理者反饋實(shí)際完成進(jìn)度，管理者實(shí)時接收到執(zhí)行者的反饋，以高層視角管控項(xiàng)目，查看項(xiàng)目進(jìn)度是否按計(jì)劃進(jìn)行，如有偏差，就能及時查明原因，采取必要的補(bǔ)救措施或調(diào)整修改，保證項(xiàng)目整體可控，直至項(xiàng)目完成。

05、輸出物管控，文檔沉淀歸檔

項(xiàng)目中的輸出物通常都是分散在各自電腦中，有時難以持續(xù)更新維護(hù)，導(dǎo)致需要總結(jié)復(fù)盤時，文檔難以查找，新人接手也費(fèi)時費(fèi)力，不了解背景，增加大量上手成本。Zoho Projects支持在事項(xiàng)任務(wù)中上傳附件，方便項(xiàng)目成員隨時查閱，直觀便捷，同時，企業(yè)項(xiàng)目文檔管理面板，可以將上傳到Zoho Projects上的項(xiàng)目文件，進(jìn)行集中管理，沉淀項(xiàng)目輸出成果，避免文件散亂無序的狀況出現(xiàn)。

06、自定義模板一鍵保存，減少重復(fù)工作

經(jīng)常做項(xiàng)目的小伙伴都知道，項(xiàng)目流程存在一定的共性，在實(shí)踐時主要取決于企業(yè)管理要求，是否需要裁剪部分流程。而在Zoho Projects中完成項(xiàng)目管理后，可以一鍵保存為模板，下次有新的項(xiàng)目需要迭代時，直接套用即可，大大減少重復(fù)性工作，形成符合企業(yè)自身特色的模板，實(shí)現(xiàn)敏捷開發(fā)！

Zoho Projects一款輕量級的項(xiàng)目管理工具，不僅可以幫助團(tuán)隊(duì)制定工作計(jì)劃、統(tǒng)籌工作任務(wù)，還能提升整體協(xié)作效能，在不增加額外工作量的基礎(chǔ)上提升管理水平。