項(xiàng)目溝通常見(jiàn)的問(wèn)題

早上項(xiàng)目開(kāi)晨會(huì)的時(shí)候，睿哥對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中的人員進(jìn)行點(diǎn)評(píng)。每個(gè)人都在講自己要做的工作內(nèi)容是什么，然后有什么問(wèn)題。團(tuán)隊(duì)現(xiàn)在的規(guī)模是十五個(gè)人，每個(gè)人講幾分鐘，結(jié)果一個(gè)項(xiàng)目晨會(huì)被開(kāi)成了常規(guī)會(huì)議，開(kāi)了將近一個(gè)半小時(shí)。看到這種情況其實(shí)作為項(xiàng)目經(jīng)理或項(xiàng)目管理的負(fù)責(zé)人員是應(yīng)該進(jìn)行反思的，因?yàn)榇藭r(shí)的項(xiàng)目溝通成本已經(jīng)很高了，這時(shí)候我不禁想起自己以前在某銀行的時(shí)候，我們舉行PMO的例會(huì)的時(shí)候，所有的項(xiàng)目經(jīng)理都要參加，有十幾個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理，每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理都會(huì)負(fù)責(zé)幾個(gè)項(xiàng)目，整個(gè)pmo例會(huì)一般會(huì)持續(xù)3個(gè)小時(shí)左右，基本上是半個(gè)工作日的標(biāo)準(zhǔn)。結(jié)合自己的這些經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)在項(xiàng)目管理的過(guò)程中，在項(xiàng)目的溝通管理方面存在的主要問(wèn)題包括：

沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)的溝通方法

溝通的主要類型包括正式溝通和非正式溝通，正式的溝通包括會(huì)議和報(bào)告等方式，非正式溝通包括私下里聊天等等。在很多的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)都采用的是私下的溝通，而缺少正式的溝通。也就是沒(méi)有例行的會(huì)議和報(bào)告制度。這在實(shí)際的項(xiàng)目管理中是不符合要求的，標(biāo)準(zhǔn)化和正規(guī)化是管理成熟度的第三等級(jí)的要求，一個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)想要提高自己的效率和默契程度必須實(shí)現(xiàn)嘎案例的標(biāo)準(zhǔn)化和正規(guī)化，同樣溝通管理作為項(xiàng)目管理的一個(gè)方面正式溝通的制度必須建立。

溝通成本過(guò)大，效率太低

溝通成本過(guò)大就是上面我提高的例子，管理者不注意自己的管理幅度的控制，盲目地進(jìn)行扁平化的管理。在前一個(gè)階段扁平化管理作為互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)的一個(gè)法寶被大家接受和認(rèn)可，因?yàn)樵诨ヂ?lián)網(wǎng)項(xiàng)目扁平化的管理的確可以降低溝通成本，提升溝通效率。但是扁平化管理也是有自己的局限性的，管理幅度就是一個(gè)關(guān)鍵。大家都知道一個(gè)人的最優(yōu)管理幅度是6-8個(gè)人，最大的管理幅度是10個(gè)人。一旦超過(guò)自己的管理幅度我們的管理工作就會(huì)出現(xiàn)成本過(guò)大和效率太低的問(wèn)題。所以在超過(guò)管理幅度以后我們通常的做法就是增加管理層級(jí)建立管理金字塔結(jié)構(gòu)。

溝通效率低下，形不成溝通決議

很多匯報(bào)會(huì)議會(huì)把所有的問(wèn)題在會(huì)議上進(jìn)行討論，這也是我們業(yè)界的一個(gè)常態(tài)。會(huì)議開(kāi)得特別長(zhǎng)，大家會(huì)議沒(méi)有一個(gè)核心的主題，整個(gè)會(huì)議更像是在進(jìn)行頭腦風(fēng)暴發(fā)言沒(méi)有組織和順序。記錄會(huì)議紀(jì)要的人員無(wú)從下手，而且會(huì)議經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的討論以后形成一個(gè)決議，需要另外組織一次專門(mén)的溝通。這就是我們?cè)陧?xiàng)目溝通中遇到的主要問(wèn)題。

對(duì)于項(xiàng)目溝通的原則要求

綜合以上的溝通存在的問(wèn)題和在項(xiàng)目的溝通管理中我們需要遵循以下原則：

原則一：開(kāi)會(huì) 不落實(shí)=0

我們看到過(guò)許多的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，每周都開(kāi)項(xiàng)目例會(huì)，而且項(xiàng)目經(jīng)理也會(huì)將項(xiàng)目所面臨的的問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)寫(xiě)在會(huì)議所使用的項(xiàng)目周報(bào)中，但是無(wú)論是開(kāi)周會(huì)的時(shí)候還是開(kāi)完周會(huì)以后這些問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)都得不到落實(shí)和解決。導(dǎo)致項(xiàng)目出現(xiàn)巨大的風(fēng)險(xiǎn)，項(xiàng)目延誤或終止等情況。就是因?yàn)槲覀儧](méi)有遵循這樣一條原則。

原則二：布置作業(yè) 不檢查=0

工作或作業(yè)怎樣才算完成，很多項(xiàng)目都是向相關(guān)人員報(bào)告完成就算完成了。結(jié)果這些沒(méi)有經(jīng)過(guò)檢查的作業(yè)到真正的使用的時(shí)候忽然發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)各種問(wèn)題和BUG，而此時(shí)在進(jìn)行優(yōu)化而時(shí)間又來(lái)不及了。我就在項(xiàng)目中遇到過(guò)這種情況，對(duì)于項(xiàng)目成員交付的工作沒(méi)有進(jìn)行檢查，結(jié)果在第二天給客戶進(jìn)行演示的時(shí)候出現(xiàn)了各種問(wèn)題，導(dǎo)致了演示的終止。所以如果布置作業(yè)而不進(jìn)行檢查那么很有可能的結(jié)果是零。

原則三：抓住不落實(shí)的事 追究不落實(shí)的人=落實(shí)

有些項(xiàng)目經(jīng)理的管理選擇比較平和的管理方法，對(duì)于項(xiàng)目成員出現(xiàn)的延誤和錯(cuò)誤不進(jìn)行追究，怕這樣做會(huì)影響關(guān)系或惹惱別人，屬于老好人式的管理方式。但是我們研究了很多的案例以后發(fā)現(xiàn)越是推行這種老好人式的管理，整個(gè)項(xiàng)目管理越是矛盾重重。因?yàn)槿硕加幸粋€(gè)特點(diǎn)就是得寸進(jìn)尺，他不斷地試探你的底線然后進(jìn)行突破。是自己的權(quán)利不斷擴(kuò)大，但是他的這種做法又會(huì)對(duì)其他的人產(chǎn)生影響，那些干活好干活多的人就會(huì)產(chǎn)生不平衡，甚至向這種人行動(dòng)上進(jìn)行看齊。這就是不進(jìn)行落實(shí)和追究的后果。

開(kāi)展項(xiàng)目溝通需要做的主要工作

凡是溝通必有準(zhǔn)備

很多的項(xiàng)目經(jīng)理在進(jìn)行項(xiàng)目溝通之前缺少溝通的準(zhǔn)備工作，致使在溝通的過(guò)程中出現(xiàn)各種狀況，例如對(duì)溝通地點(diǎn)的選擇就是一項(xiàng)重要的準(zhǔn)備工作，怎很多的組織會(huì)議室的資源都很緊張。如果一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理在決定開(kāi)展某項(xiàng)溝通立刻定會(huì)議室的時(shí)候就會(huì)出現(xiàn)沒(méi)有會(huì)議室可定的情況，一定要進(jìn)行會(huì)議室的提前預(yù)定。另外一種會(huì)議準(zhǔn)備不足的情況更加常見(jiàn)，例如連接大屏進(jìn)行投影的時(shí)候，因?yàn)樵O(shè)備等原因可能需要各種的調(diào)試。所以凡是溝通不需要有溝通前的準(zhǔn)備，保證溝通能夠正常進(jìn)行，作為一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理切忌臨時(shí)抱佛腳。

凡是溝通必有主題

溝通為了達(dá)到應(yīng)有的效果和效率，每次溝通應(yīng)具備主題，一定要明確溝通的目的是什么，這樣才能夠使大家的溝通內(nèi)容和思想實(shí)現(xiàn)集中。避免在溝通過(guò)程中出現(xiàn)思維和話題的分散，這樣進(jìn)行的溝通很有可能開(kāi)成頭腦風(fēng)暴的形式。大家思維過(guò)于發(fā)散導(dǎo)致不能達(dá)成一致的意見(jiàn)和成果，導(dǎo)致溝通時(shí)間過(guò)長(zhǎng)或效率過(guò)低。

凡是溝通必有紀(jì)律

很多的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在進(jìn)行會(huì)議或者溝通的時(shí)候會(huì)發(fā)生激烈的碰撞，甚至是爭(zhēng)吵。這個(gè)在很多項(xiàng)目實(shí)施的時(shí)候都是不可避免的，但是如果沒(méi)有一個(gè)溝通的幾率進(jìn)行約束的話，會(huì)發(fā)生一些進(jìn)行人身攻擊的情況這在溝通的時(shí)候要避免。還有就是如果沒(méi)有紀(jì)律的約束，還會(huì)出現(xiàn)一些遲到或早退等情況，這些同樣需要建立合適的紀(jì)律來(lái)進(jìn)行避免。

凡是溝通必有議程

對(duì)于參與人數(shù)比較多的溝通，有一個(gè)會(huì)議議程和會(huì)議主持人是非常必要的。沒(méi)有議程和主持人的話溝通過(guò)程就會(huì)非常的混亂，我曾親身經(jīng)歷過(guò)不少這樣的情況，會(huì)議沒(méi)有一個(gè)合適的議程和主持人結(jié)果會(huì)議過(guò)程混亂，每個(gè)人都不能充分進(jìn)入自己的角色甚至出現(xiàn)一些發(fā)言準(zhǔn)備不足，很被動(dòng)的情況。所以我們還是建議凡是溝通必有議程。

凡是溝通必有結(jié)果

溝通結(jié)果也就是決議，建議我們每次會(huì)議都要有一個(gè)決議，而且能夠?qū)π枰鉀Q的事項(xiàng)明確責(zé)任人和解決時(shí)間。也遇到過(guò)許多的會(huì)議雖然也有決議和需要解決的問(wèn)題但是就是沒(méi)有明確責(zé)任人和解決時(shí)間，這樣做的后果就是問(wèn)題得不到任何解決，而且因?yàn)闆](méi)有明確責(zé)任人出了問(wèn)題以后有沒(méi)有辦法追責(zé)，造成工作之間互相推脫互相扯皮。