前幾日在知乎看到一個(gè)問(wèn)題：Trello等項(xiàng)目管理工具體驗(yàn)如何？

本來(lái)利益相關(guān)太高不準(zhǔn)備答，因?yàn)槟呐峦ㄆf(shuō)Trello好，有一句不好都有貶低對(duì)手抬高自己之嫌疑。

但是我發(fā)現(xiàn)題主問(wèn)的是Trello等項(xiàng)目管理工具體驗(yàn)如何，我個(gè)人理解，題主是想問(wèn)：Trello這類(lèi)項(xiàng)目管理工具的體驗(yàn)——恐怕是對(duì)項(xiàng)目管理工具沒(méi)有了解的。那么正好借此機(jī)會(huì)，向大家介紹一下項(xiàng)目管理工具究竟緣起何處以及究竟Trello是否能夠代表項(xiàng)目管理類(lèi)的工具。

01 這類(lèi)產(chǎn)品都脫胎于看板式項(xiàng)目管理

首先，既然我們把這些產(chǎn)品歸為一類(lèi)，那么就得明確他們的共性——都脫胎于看板式項(xiàng)目管理。那就究竟什么是看板式項(xiàng)目管理？

看板管理，常作“Kanban管理”（來(lái)自日語(yǔ)“看板”，カンバン，日語(yǔ)羅馬拼寫(xiě)：Kanban，原名：傳票卡），是豐田生產(chǎn)模式中的重要概念，指為了達(dá)到準(zhǔn)時(shí)生產(chǎn)方式（JIT）控制現(xiàn)場(chǎng)生產(chǎn)流程的工具。準(zhǔn)時(shí)生產(chǎn)方式中的拉式（Pull）生產(chǎn)系統(tǒng)可以使信息的流程縮短，并配合定量、固定裝貨容器等方式，而使生產(chǎn)過(guò)程中的物料流動(dòng)順暢。 看板管理方法是在同一道工序或者前后工序之間進(jìn)行物流或信息流的傳遞。

通俗點(diǎn)說(shuō)，就是源自車(chē)間生產(chǎn)的看板：

車(chē)間流水線上，一環(huán)扣一環(huán)，所有機(jī)器同時(shí)工作：

當(dāng)2號(hào)機(jī)器的生產(chǎn)效率比較低，1號(hào)機(jī)器比較高的時(shí)候，就會(huì)堆積1號(hào)機(jī)器的產(chǎn)出物，造成積壓庫(kù)存、降低生產(chǎn)效率等問(wèn)題。

所以，車(chē)間生產(chǎn)中，需要去判斷2號(hào)機(jī)器所積累的任務(wù)量，再?zèng)Q定1號(hào)機(jī)器是否繼續(xù)生產(chǎn)。如果2號(hào)機(jī)器積累的任務(wù)太多，1號(hào)機(jī)器就停產(chǎn)。當(dāng)然，真正的車(chē)間生產(chǎn)要復(fù)雜很多，我只是舉個(gè)簡(jiǎn)化的例子。

引一段對(duì)看板式任務(wù)管理的評(píng)價(jià)：

看板在各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域的應(yīng)用目的不同，所帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)也可能不同?；诳窗宓哪Ｐ?，有一點(diǎn)是很明確的，看板能夠?qū)?kù)存量和實(shí)際消耗量對(duì)齊，限制生產(chǎn)中任何一點(diǎn)的過(guò)量庫(kù)存。只有當(dāng)庫(kù)存消耗時(shí)才發(fā)出請(qǐng)求信號(hào)，讓生產(chǎn)端開(kāi)始交付新一批產(chǎn)品。用需求量來(lái)控制生產(chǎn)率，讓整個(gè)過(guò)程變得可視化，避免生產(chǎn)端產(chǎn)能過(guò)剩。

而后，這套生產(chǎn)方法在其他領(lǐng)域發(fā)揚(yáng)光大了。比如——軟件開(kāi)發(fā)。

這套東西，在過(guò)去長(zhǎng)這樣：

而在今天，就成了我們熟悉的各類(lèi)看板式項(xiàng)目管理工具，例如Trello，以及Worktile。

隨手截了一個(gè)我司的bug反饋看板，是不是跟上圖換湯不換藥？

02 流程化是項(xiàng)目管理工具的內(nèi)核

了解了看板的起源，我們可以來(lái)談?wù)勴?xiàng)目管理工具了。

先說(shuō)一點(diǎn)，不少人對(duì)任務(wù)管理工具的理解局限于ToDoList，這是極其不準(zhǔn)確的。這類(lèi)項(xiàng)目管理工具的最大優(yōu)勢(shì)，在于——流程化。而流程化也是一種思維，這種思維是項(xiàng)目管理軟件能帶來(lái)的，最寶貴的財(cái)富。ToDoList只是發(fā)揮了card／list這一級(jí)別的功能，最關(guān)鍵的board反而沒(méi)有體現(xiàn)。而card／list／board三位一體，才能構(gòu)成看板式項(xiàng)目管理。

舉個(gè)例子：

我給你一個(gè)項(xiàng)目，把大象裝進(jìn)冰箱里，你打算怎么辦？

你可能會(huì)想到宋丹丹老師說(shuō)的——冰箱門(mén)打開(kāi)-大象放進(jìn)去-冰箱門(mén)關(guān)上

但是沒(méi)有這么大冰箱怎么辦？

我們需要這個(gè)大冰柜

大象從哪里來(lái)？

我們要找個(gè)買(mǎi)大象的渠道

運(yùn)輸怎么搞定？

得找一輛大卡車(chē)

有沒(méi)有找到一種似曾相識(shí)的感覺(jué)？在工作中我們常會(huì)面對(duì)這種困擾——問(wèn)題總是考慮不周全，實(shí)施過(guò)程一團(tuán)亂麻、漏洞百出。這，其實(shí)就是因?yàn)槿狈α鞒袒乃季S。

例如我們得到了這個(gè)任務(wù)。那么粗略的想一下，大概分這樣幾步——

大象來(lái)源-運(yùn)輸-場(chǎng)地準(zhǔn)備-物料準(zhǔn)備-實(shí)施-后續(xù)步驟。

而每一步，又可以細(xì)分，例如大象來(lái)源——

法律相關(guān)-資金準(zhǔn)備-前期聯(lián)系-合同等

有了這樣的步驟，即便會(huì)出現(xiàn)狀況，也能在最大限度上保證項(xiàng)目的順利實(shí)施。同時(shí)，如果前期準(zhǔn)備不到位，后期的計(jì)劃便相應(yīng)的調(diào)整或者延后。這就是流程化的本質(zhì)。

皮一下，設(shè)計(jì)了把大象裝進(jìn)冰箱的項(xiàng)目

流程化思維，最好的應(yīng)用場(chǎng)景就是團(tuán)隊(duì)的工作。因?yàn)槎嗳伺浜系那闆r下，企業(yè)會(huì)面臨很多問(wèn)題，諸如：

• 信息不對(duì)稱(chēng)
• 責(zé)任不明確
• 任務(wù)進(jìn)展難以把控
• 項(xiàng)目流程經(jīng)驗(yàn)難以沉淀
• 項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程無(wú)跡可尋
• 其他……

而看板式項(xiàng)目管理工具，能夠有效的解決這類(lèi)問(wèn)題。

03 這類(lèi)項(xiàng)目管理工具的體驗(yàn)究竟如何？

要談體驗(yàn)，自然離不開(kāi)需求?，F(xiàn)在企業(yè)的工作和配合是十分復(fù)雜的?？窗骞芾砉ぞ呙媾R著很多挑戰(zhàn)。既然我們也要討論Trello能否代表這類(lèi)項(xiàng)目管理工具，那么我就以Trello舉例。

首先，看似全能，實(shí)則無(wú)能

這是Trello的一個(gè)空白看板，這里面什么都沒(méi)有，當(dāng)然也就意味著你可以配置出任何你想要的項(xiàng)目。但是那只是理想情況下，現(xiàn)在如果一個(gè)產(chǎn)品團(tuán)隊(duì)，想要以此實(shí)現(xiàn)需求管理。你覺(jué)得要怎么創(chuàng)建看板？

我相信，項(xiàng)目管理能力也好、流程化思維能力也好，永遠(yuǎn)都滿(mǎn)足二八原則。能夠快速上手的人永遠(yuǎn)都是少數(shù)。如果你很不幸的是那“八成”，那么這個(gè)空白看板的體驗(yàn)可以說(shuō)一點(diǎn)也不好。反倒是國(guó)內(nèi)許多廠家，都引入了模板的概念。在一定程度上解決了不知道如何配置的問(wèn)題。

Worktile的項(xiàng)目模板

其次，標(biāo)準(zhǔn)化的產(chǎn)品如何適應(yīng)非標(biāo)準(zhǔn)化的需求

這個(gè)問(wèn)題的難度，要比第一個(gè)問(wèn)題復(fù)雜很多，可以說(shuō)是整個(gè)SaaS行業(yè)都面臨的問(wèn)題。

個(gè)人產(chǎn)品，尚不能滿(mǎn)足所有人的需求，面對(duì)企業(yè)復(fù)雜的需求，標(biāo)準(zhǔn)化的SaaS產(chǎn)品就更加顯得有心無(wú)力了。

例如：

任務(wù)的流程問(wèn)題——即一個(gè)任務(wù)完成某一進(jìn)度之后，流轉(zhuǎn)到哪里？Trello的邏輯是沒(méi)有流轉(zhuǎn)，通過(guò)手動(dòng)拖動(dòng)即可。但是如果是這樣一個(gè)看板，你又恰巧是新同事，你知道怎么拖動(dòng)嗎？

有人會(huì)說(shuō)讓設(shè)計(jì)師自己認(rèn)領(lǐng)。

這么做沒(méi)問(wèn)題。

在設(shè)計(jì)上有一個(gè)復(fù)雜度轉(zhuǎn)移的概念——

過(guò)去遙控器按鈕很多，但是電視上菜單很簡(jiǎn)單。 現(xiàn)在遙控器就上下左右確認(rèn)這幾個(gè)按鈕，但是電視的菜單復(fù)雜了很多。 復(fù)雜性從遙控器轉(zhuǎn)移到了菜單。

上面的做法，就是將復(fù)雜度由產(chǎn)品轉(zhuǎn)移到了制度上，制度的學(xué)習(xí)、規(guī)范，成員的犯錯(cuò)，無(wú)疑都在降低著協(xié)作的效率。好的產(chǎn)品體驗(yàn)，應(yīng)該是降低用戶(hù)操作的復(fù)雜度的。如果我為了一個(gè)看板要多一項(xiàng)制度，那這可以說(shuō)很不友好，體驗(yàn)很差了。

類(lèi)似的問(wèn)題，不勝枚舉。例如：

• 利用不同維度對(duì)任務(wù)進(jìn)行篩選；
• 項(xiàng)目的分類(lèi)統(tǒng)計(jì)；
• 不同形式的看板展示；

這一點(diǎn)上我在Trello上沒(méi)有看到，但是國(guó)內(nèi)主流的項(xiàng)目管理工具一直在試圖解決這些問(wèn)題的。

在Trello的官網(wǎng)上，我看到這樣一句話——

Trello絕不會(huì)強(qiáng)加你不需要的功能。 對(duì)于希望使用除看板以外其他功能的用戶(hù)，我們有Power-Ups，如日歷、card aging和投票， 你可以打開(kāi)這些功能。它是豐富功能的一種方法，但又不會(huì) 搞得復(fù)雜化，適合每個(gè)人。

我明明要解決住宿的問(wèn)題，你給我一堆磚算什么？如果我想砌墻可能問(wèn)題不大，要是摩天大廈真的不行。所以說(shuō)，Trello簡(jiǎn)化的思路，會(huì)有人追捧，但是這也將Trello局限在了中小團(tuán)隊(duì)，或是相對(duì)簡(jiǎn)單的項(xiàng)目流程中。

綜上所述，回到我們最初的兩個(gè)問(wèn)題， Trello 等任務(wù)管理工具體驗(yàn)如何？其實(shí)并沒(méi)有一個(gè)明確的答案。關(guān)鍵還是看企業(yè)具體的需求。如果只是簡(jiǎn)單的ToDolist，那么任何一款工具都能有效滿(mǎn)足。如果是復(fù)雜的團(tuán)隊(duì)管理、項(xiàng)目管理，建議親自體驗(yàn)。國(guó)內(nèi)外的項(xiàng)目管理工具，早已在看板的基礎(chǔ)上，發(fā)展出了眾多復(fù)雜而高效的功能；但是也剩下一些問(wèn)題，還沒(méi)能得到解決。

回到第二個(gè)問(wèn)題，Trello究竟能否代表這類(lèi)項(xiàng)目管理工具，我的答案是否定的，而且我很討厭中國(guó)版Trello這個(gè)說(shuō)法。這就好像脊椎動(dòng)物雖然在身體構(gòu)造上有著相似性，可是演化的方向完全不同，適應(yīng)的環(huán)境、生存策略也都不同。藍(lán)鯨不能代表脊椎動(dòng)物，Trello也不能代表項(xiàng)目管理工具。Trello的局限性我在前文已經(jīng)提了幾點(diǎn)。在這些方面，國(guó)內(nèi)廠商的思路和解決方案顯然更能適應(yīng)中國(guó)企業(yè)的需求。

我們理解的簡(jiǎn)化，是日常操作的簡(jiǎn)化，而非功能上的簡(jiǎn)化。

#專(zhuān)欄作家#

袁林，人人都是產(chǎn)品經(jīng)理專(zhuān)欄作家。分享SaaS運(yùn)營(yíng)和企業(yè)管理／協(xié)作／辦公的相關(guān)知識(shí)

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