科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定

國(guó)家檔案局、中華人民共和國(guó)科學(xué)技術(shù)部令

第15號(hào)

 《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》已經(jīng)國(guó)家檔案局局長(zhǎng)辦公會(huì)議、科學(xué)技術(shù)部部務(wù)會(huì)議修訂通過(guò)，現(xiàn)將修訂后的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》公布，自2020年11月1日起施行。  

國(guó)家檔案局局長(zhǎng)  陸國(guó)強(qiáng)

科學(xué)技術(shù)部部長(zhǎng) 王志剛

2020年9月11日

科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定

第一條  為了加強(qiáng)科學(xué)技術(shù)研究檔案(以下簡(jiǎn)稱科研檔案)管理，有效保護(hù)和利用科研檔案，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》和國(guó)家科學(xué)技術(shù)管理有關(guān)法律、行政法規(guī)，結(jié)合科研工作和檔案工作實(shí)際，制定本規(guī)定。

第二條  承擔(dān)科研項(xiàng)目（包括科研課題，下同）研究、計(jì)劃管理的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位及其他組織開(kāi)展科研檔案管理工作適用本規(guī)定。

第三條  科研檔案是指科研項(xiàng)目在立項(xiàng)論證、研究實(shí)施及過(guò)程管理、結(jié)題驗(yàn)收及績(jī)效評(píng)價(jià)、成果管理等過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、圖像、音頻、視頻等各種形式和載體的文件材料以及標(biāo)本、樣本等實(shí)物。

第四條  科研檔案工作是科研管理的重要組成部分和科研活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)，各單位應(yīng)當(dāng)把科研檔案工作要求納入科研管理制度與工作流程，與科研項(xiàng)目工作同部署、同實(shí)施、同檢查，將科研檔案管理列入有關(guān)部門和人員的職責(zé)并予以考核。

第五條  科研項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收時(shí)，各單位應(yīng)當(dāng)按照分類分級(jí)管理的原則，按照有關(guān)規(guī)定對(duì)科研檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行審查或驗(yàn)收。

第六條  各單位應(yīng)當(dāng)按照集中統(tǒng)一管理原則，建立健全科研檔案工作規(guī)章制度，在人員、庫(kù)房、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)等方面給予保障，保證科研檔案工作順利開(kāi)展，確?？蒲袡n案完整、準(zhǔn)確、可用、安全。

任何人不得以任何理由將應(yīng)當(dāng)歸檔的科研文件材料據(jù)為己有或拒絕歸檔。

第七條  各單位應(yīng)當(dāng)把科研檔案工作經(jīng)費(fèi)納入本單位預(yù)算；科研檔案工作產(chǎn)生的支出列入科研項(xiàng)目預(yù)算相關(guān)科目。

第八條  按照國(guó)家檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，國(guó)家檔案主管部門對(duì)全國(guó)科研檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)，國(guó)家科技主管部門在國(guó)家科技計(jì)劃（專項(xiàng)、基金等）組織實(shí)施過(guò)程中加強(qiáng)科研檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)?？蒲许?xiàng)目承擔(dān)單位的上級(jí)主管部門（機(jī)構(gòu)）應(yīng)當(dāng)把科研檔案工作納入本系統(tǒng)整體工作范疇，切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和管理。地方科技主管部門（機(jī)構(gòu)）會(huì)同檔案主管部門對(duì)本區(qū)域內(nèi)科研檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

第九條  中央和地方各級(jí)科技主管部門（機(jī)構(gòu)）會(huì)同檔案主管部門，對(duì)本級(jí)財(cái)政支持的科技計(jì)劃（專項(xiàng)、基金等）的科研檔案工作建立工作機(jī)制，并進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

中央財(cái)政資金支持的科研項(xiàng)目管理單位對(duì)所負(fù)責(zé)科研項(xiàng)目的檔案工作負(fù)責(zé)，按照科技計(jì)劃管理要求制定工作制度，建立工作機(jī)制。

第十條  科研項(xiàng)目承擔(dān)單位（含牽頭承擔(dān)單位）對(duì)所承擔(dān)科研項(xiàng)目的檔案工作負(fù)總責(zé)，對(duì)科研項(xiàng)目參加單位提出科研檔案管理要求，明確檔案歸屬與流向，并按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行審查或驗(yàn)收。

科研項(xiàng)目參加單位應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定及科研項(xiàng)目承擔(dān)單位的要求做好所參加科研項(xiàng)目的文件材料收集、整理、歸檔及檔案保管、利用、鑒定、處置等工作。

第十一條  各單位檔案管理部門集中統(tǒng)一管理本單位科研檔案，對(duì)本單位科研文件材料的歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，協(xié)助科研人員做好科研文件材料收集、整理、歸檔及科研項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收等工作。

第十二條  科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)歸檔科研文件材料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性負(fù)責(zé)。

第十三條  科研項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)明確專人負(fù)責(zé)科研文件材料的收集、整理、審核，結(jié)題驗(yàn)收后按照要求及時(shí)歸檔。

第十四條  各單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)科研內(nèi)容和科研管理程序，結(jié)合科研項(xiàng)目特點(diǎn)確定歸檔范圍?？蒲许?xiàng)目在立項(xiàng)論證、研究實(shí)施及過(guò)程管理、結(jié)題驗(yàn)收及績(jī)效評(píng)價(jià)、成果管理等全過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式和載體的科研文件材料均應(yīng)當(dāng)納入歸檔范圍。

歸檔范圍主要包括但不限于：

（一）立項(xiàng)論證階段

項(xiàng)目指南、可行性研究報(bào)告，項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算文件材料，申報(bào)書(shū)及相關(guān)證明；立項(xiàng)評(píng)審文件材料，預(yù)算申訴、評(píng)審文件材料；立項(xiàng)（含預(yù)算）批復(fù)，任務(wù)合同書(shū)（含預(yù)算書(shū)）及各類協(xié)議等。

（二）研究實(shí)施及過(guò)程管理階段

研究計(jì)劃、組織實(shí)施工作方案，研究、實(shí)驗(yàn)任務(wù)書(shū)、大綱，實(shí)驗(yàn)、探測(cè)、測(cè)試、觀測(cè)、觀察、野外調(diào)查、考察等的原始記錄和整理記錄，綜合分析報(bào)告；設(shè)計(jì)文件、圖樣，集成電路布圖，工藝文件，計(jì)算文件，數(shù)據(jù)處理文件；科學(xué)數(shù)據(jù)；研制的樣機(jī)、樣品、標(biāo)本等的實(shí)物及其目錄、圖片等。

中期、年度等階段執(zhí)行進(jìn)展情況報(bào)告、總結(jié)報(bào)告、研究成果等；項(xiàng)目、人員、進(jìn)度、經(jīng)費(fèi)等的調(diào)整、變更文件材料；撤銷項(xiàng)目已開(kāi)展工作、已使用經(jīng)費(fèi)、已購(gòu)置設(shè)備儀器、階段性成果、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等情況文件材料。

專家咨詢、中期檢查、中期評(píng)審、項(xiàng)目監(jiān)督工作形成文件材料。

建設(shè)的中試線、試驗(yàn)基地、示范點(diǎn)一覽表、圖片及數(shù)據(jù)等。

（三）結(jié)題驗(yàn)收及績(jī)效評(píng)價(jià)、成果管理階段

驗(yàn)收申請(qǐng)書(shū)，驗(yàn)收承諾書(shū)；工作總結(jié)報(bào)告，技術(shù)報(bào)告，項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)決算等財(cái)務(wù)情況文件材料。

驗(yàn)收通知，驗(yàn)收評(píng)審文件材料；驗(yàn)收現(xiàn)場(chǎng)測(cè)試報(bào)告，第三方檢測(cè)、測(cè)試、評(píng)估報(bào)告，用戶使用報(bào)告及證明、典型用戶報(bào)告、產(chǎn)業(yè)化審核報(bào)告等；驗(yàn)收結(jié)論書(shū)，結(jié)題書(shū)面通知等。

績(jī)效自評(píng)價(jià)報(bào)告，專家評(píng)議文件材料、評(píng)價(jià)結(jié)論等績(jī)效評(píng)價(jià)工作文件材料。

研究報(bào)告、論文、專著、數(shù)據(jù)庫(kù)等研究成果文件材料；自評(píng)價(jià)報(bào)告，科技報(bào)告；專利、軟件及其他知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件材料。

產(chǎn)業(yè)化報(bào)告、證書(shū)、出版物等成果應(yīng)用、獲獎(jiǎng)、宣傳推廣文件材料。

第十五條  科研文件材料歸檔要求：

（一）歸檔的科研文件材料制成材料應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)范要求。

（二）科研項(xiàng)目完成或中止后，應(yīng)當(dāng)對(duì)所形成的科研文件材料加以系統(tǒng)整理，履行審查手續(xù)后及時(shí)歸檔；研究周期長(zhǎng)的項(xiàng)目，可分階段歸檔。

（三）科研文件材料歸檔時(shí)應(yīng)當(dāng)根據(jù)科研項(xiàng)目的性質(zhì)、規(guī)模、創(chuàng)新性等確定保管期限。保管期限分為永久和定期，定期一般分為30年、10年。

第十六條  科研電子文件的形成、收集、整理、歸檔及科研電子檔案的保管、利用、鑒定、處置等應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家電子文件歸檔和電子檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行。

第十七條  各單位建設(shè)或使用科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)充分考慮科研檔案管理需要，設(shè)置科研電子文件歸檔管理功能或接口，并確保歸檔電子文件真實(shí)、完整、可用、安全。歸檔的科研電子文件及其存儲(chǔ)格式、元數(shù)據(jù)等應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家相關(guān)規(guī)范要求。

第十八條  符合下列條件的單位，科研電子文件可僅以電子形式歸檔保存。

（一）形成的科研電子文件來(lái)源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸。

（二）形成科研電子文件的系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子文件，能夠輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的電子文件，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序。

（三）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子文件，功能符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求。

（四）采取有效措施，防止科研電子檔案被篡改。

（五）建立科研電子檔案?jìng)浞葜贫龋軌蛴行Х婪蹲匀粸?zāi)害、意外事故和人為破壞的影響。

（六）從外部接收的電子文件來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。

第十九條  科研檔案應(yīng)當(dāng)按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822）進(jìn)行整理，科研電子檔案應(yīng)當(dāng)按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894）進(jìn)行整理。有條件的單位可以開(kāi)展科研檔案數(shù)字化。

第二十條  科研檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)檔案保管的要求，庫(kù)容量滿足未來(lái)檔案增長(zhǎng)的需要?？蒲袡n案保管過(guò)程中應(yīng)當(dāng)定期檢查科研檔案的保管狀況，及時(shí)修復(fù)破損檔案。

涉密科研檔案應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定保管。

第二十一條  各單位檔案部門應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定對(duì)保管期滿的科研檔案進(jìn)行鑒定。保管期滿科研檔案的鑒定應(yīng)當(dāng)由檔案部門牽頭，組織有關(guān)部門或人員共同進(jìn)行。經(jīng)鑒定仍需繼續(xù)保存的科研檔案應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限，確無(wú)保存價(jià)值的應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。

第二十二條  各單位應(yīng)當(dāng)建立健全科研檔案開(kāi)放利用機(jī)制，促進(jìn)科研檔案信息共享，加強(qiáng)科研檔案資源深度開(kāi)發(fā)?？蒲袡n案的開(kāi)發(fā)利用應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照制度執(zhí)行，符合知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)要求，涉密科研檔案的開(kāi)發(fā)利用應(yīng)當(dāng)遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定。

第二十三條  各單位應(yīng)當(dāng)建立科研檔案工作統(tǒng)計(jì)制度，按照規(guī)定做好科研檔案統(tǒng)計(jì)工作。

第二十四條  分工合作完成的科研項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)以任務(wù)合同或分工協(xié)議條款等書(shū)面形式明確約定科研檔案的歸屬、流向、處置和利用共享事項(xiàng)。一般應(yīng)當(dāng)由牽頭承擔(dān)單位保存一套完整檔案。參加單位在保存本單位承擔(dān)任務(wù)所形成檔案的同時(shí)，將副本或復(fù)制件送交牽頭承擔(dān)單位。

如確系涉及參加單位或該單位科研人員合法權(quán)益而不宜向牽頭承擔(dān)單位送交副本或復(fù)制件，且有書(shū)面約定的，參加單位應(yīng)當(dāng)將本單位形成的科研檔案目錄送交牽頭承擔(dān)單位。

第二十五條  對(duì)科研文件材料歸檔與科研檔案管理工作做出突出貢獻(xiàn)的單位和個(gè)人，應(yīng)當(dāng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

第二十六條  違反本規(guī)定的單位和個(gè)人，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》等予以處理。

第二十七條  科研項(xiàng)目計(jì)劃管理單位及項(xiàng)目綜合管理形成的檔案可按照文書(shū)檔案管理。

第二十八條  本規(guī)定由國(guó)家檔案局、科學(xué)技術(shù)部負(fù)責(zé)解釋，自2020年11月1日起施行。1987年3月20日國(guó)家科學(xué)技術(shù)委員會(huì)、國(guó)家檔案局發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》（國(guó)檔發(fā)〔1987〕6號(hào)）同時(shí)廢止。

來(lái)源：國(guó)家檔案局