周軍贊
在很多財(cái)務(wù)主管眼里，費(fèi)用管理只是其中的一塊業(yè)務(wù)，可能都沒(méi)有在意過(guò)費(fèi)用應(yīng)該怎么管理，但是費(fèi)用管理卻是我們每天都要面對(duì)的課題。當(dāng)初提出“點(diǎn)、線、面、體”的費(fèi)用管理體系并不是想博人眼球，只是想用“啟發(fā)式”的方式，讓更多財(cái)務(wù)同仁能夠非常容易地理解費(fèi)用管理的體系，而基于這樣的體系，也可以體系化地設(shè)計(jì)或優(yōu)化自己的費(fèi)用管理相關(guān)的制度。單位費(fèi)用管理的主要工作之一
是“過(guò)濾費(fèi)用里的雜質(zhì)”
因此，我們常把費(fèi)用管理體系比作家里的“凈水器”，不管是咱們的業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)還是費(fèi)用會(huì)計(jì)，就是要負(fù)責(zé)把“費(fèi)用里的雜質(zhì)”過(guò)濾出來(lái)。
不合理的費(fèi)用、虛假費(fèi)用、不合規(guī)的發(fā)票都屬于費(fèi)用里的雜質(zhì)，都是需要流程中相關(guān)環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人認(rèn)真審核出來(lái)的。很多費(fèi)用管理工作都花在審核上了，也就是花在“過(guò)濾”這個(gè)步驟上了，投入的人力非常多，而對(duì)抗相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的價(jià)值卻不一定大。
費(fèi)用管理的體系，本身就是“點(diǎn)、線、面、體”的整體體系，我們并沒(méi)有創(chuàng)造一個(gè)新的體系，而只是想用合理的語(yǔ)言來(lái)描述這個(gè)體系。“點(diǎn)、線、面、體”這個(gè)概念既是立體幾何的概念，所以相對(duì)來(lái)說(shuō)大家記憶起來(lái)比較容易。下面，詳細(xì)來(lái)講一下這幾個(gè)概念和相互之間的關(guān)系。
點(diǎn)：針對(duì)一個(gè)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的點(diǎn)狀管控
例如，一趟差旅、一次會(huì)務(wù)等。沒(méi)有把點(diǎn)對(duì)應(yīng)到一筆費(fèi)用是因?yàn)槌３Ｗ哔M(fèi)用審批流程不是一筆筆費(fèi)用單獨(dú)走的，而是一個(gè)業(yè)務(wù)事項(xiàng)包含的一系列費(fèi)用一起提交的。因此，一個(gè)業(yè)務(wù)事項(xiàng)就像“一滴水”，是一個(gè)點(diǎn)。
點(diǎn)狀的管控，是針對(duì)一個(gè)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的管控，一趟差旅和一次會(huì)務(wù)的費(fèi)用預(yù)算申請(qǐng)，就是針對(duì)一個(gè)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的管控。針對(duì)一個(gè)點(diǎn)的管控，可能事前管控或事前事后管控。在軟件系統(tǒng)里，事后報(bào)銷(xiāo)去關(guān)聯(lián)事前申請(qǐng)來(lái)實(shí)現(xiàn)的管控就是一種點(diǎn)狀管控的系統(tǒng)落地方案。針對(duì)一個(gè)業(yè)務(wù)事項(xiàng)管控的最大難點(diǎn)在于：對(duì)于一個(gè)業(yè)務(wù)的產(chǎn)出，可能需要多次支出才能實(shí)現(xiàn)，甚至很多支出是不產(chǎn)生業(yè)績(jī)的。
線：針對(duì)一個(gè)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的線狀管控
一個(gè)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的費(fèi)用審批，要通過(guò)一個(gè)完整的審批流程，才算是完成“過(guò)濾”的。線型管控其實(shí)就是費(fèi)用的審批流程。針對(duì)不同的業(yè)務(wù)特點(diǎn)應(yīng)該設(shè)置不同的審批流程。有一些費(fèi)用特別專(zhuān)業(yè)，那么需要一些專(zhuān)門(mén)的專(zhuān)家參與審核。線狀管控主要解決業(yè)務(wù)的支出費(fèi)用的真實(shí)性（是否有非業(yè)務(wù)支出混入報(bào)銷(xiāo)）、費(fèi)用的歸屬（涉及到費(fèi)用的跨部門(mén)或跨項(xiàng)目分?jǐn)偅?、領(lǐng)導(dǎo)的知情權(quán)等等問(wèn)題。
同時(shí)，為了提升費(fèi)用的審批效率，降低領(lǐng)導(dǎo)的審批工作量，也可以設(shè)置分級(jí)授權(quán)審批。審批流程是不是設(shè)置的越長(zhǎng)越有效？不一定，審批流的設(shè)計(jì)既要考慮有效管控，又要考慮高效管控。
面：針對(duì)一個(gè)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的面狀管控
面狀的管控就像一張“過(guò)濾網(wǎng)”，主要對(duì)應(yīng)單位的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。不同單位會(huì)制定不一樣的差旅政策，例如不同等級(jí)員工各城市的差旅、機(jī)票和火車(chē)票標(biāo)準(zhǔn)。費(fèi)用會(huì)計(jì)需要根據(jù)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)過(guò)濾出超標(biāo)費(fèi)用并且進(jìn)行相應(yīng)的處理動(dòng)作。差旅標(biāo)準(zhǔn)就像定義了相關(guān)工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的過(guò)濾網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)超標(biāo)準(zhǔn)的雜質(zhì)的過(guò)濾作用。
體：針對(duì)一系列相關(guān)業(yè)務(wù)事項(xiàng)
或組織單元的立體管控
體狀的管控就像一個(gè)立方體的蓄水池，主要對(duì)應(yīng)單位的預(yù)算管理。一個(gè)項(xiàng)目或一個(gè)部門(mén)的費(fèi)用，隨著時(shí)間的積累，就會(huì)有一個(gè)積累量。一個(gè)預(yù)算單元的定義，通常是有限額的。超過(guò)限額就等同于“水超量溢出”。體的管控是整體的管控，是針對(duì)具體業(yè)務(wù)目標(biāo)的費(fèi)用管控或者費(fèi)用經(jīng)費(fèi)的強(qiáng)限制性管控。
點(diǎn)、線、面、體的管控體系是相輔相成的融合體系，能解決業(yè)務(wù)中的特定費(fèi)用管理問(wèn)題。
>>點(diǎn)、線、面、體的費(fèi)用管理體系<<
舉一些例子：如果只有點(diǎn)的管控，但是沒(méi)有預(yù)算整體的管控，容易導(dǎo)致看上去合理的過(guò)程，最終沒(méi)有達(dá)成相應(yīng)的績(jī)效目標(biāo)，從整體上，費(fèi)用支出的負(fù)責(zé)人反而容易在過(guò)程中浪費(fèi)而忽略整體目標(biāo)。
反過(guò)來(lái)，如果只關(guān)注整體預(yù)算管控，卻不關(guān)注點(diǎn)的過(guò)程管理，也容易讓預(yù)算管理失效，無(wú)法通過(guò)過(guò)程管理提升費(fèi)用的效應(yīng)，浪費(fèi)可能會(huì)更加嚴(yán)重。同樣，面狀的管理和線狀的管理，都是對(duì)點(diǎn)狀管理的有效補(bǔ)充，使得業(yè)務(wù)事項(xiàng)的管理越來(lái)越高效，在過(guò)程管理中形成正向的費(fèi)用支出價(jià)值觀。
通常有個(gè)規(guī)律是單位發(fā)展越來(lái)越大，整個(gè)費(fèi)用管理的體系越來(lái)越重。一般小單位不大會(huì)采用預(yù)算管理，同時(shí)，大單位的審批流程也會(huì)越變?cè)綇?fù)雜。這些都是隨著業(yè)務(wù)的復(fù)雜度提高和單位規(guī)模的增長(zhǎng)而隨之改變的。
