近些年來(lái)，企業(yè)數(shù)字化資產(chǎn)越發(fā)受到人們關(guān)注，無(wú)論是企業(yè)基本信息、年度報(bào)告等顯性知識(shí)，還是團(tuán)隊(duì)日積月累產(chǎn)生的工作文檔、經(jīng)驗(yàn)實(shí)踐等隱性知識(shí)，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展都有著不可或缺的作用。

而大部分知識(shí)型、高新型企業(yè)也往往十分看重自身的知識(shí)與人才建設(shè)，越來(lái)越多的團(tuán)隊(duì)決策層開(kāi)始意識(shí)到：做好數(shù)字化資產(chǎn)的歸類、整理、復(fù)用、流轉(zhuǎn)可以大大提升企業(yè)的內(nèi)在底蘊(yùn)，從而提升核心競(jìng)爭(zhēng)力。

而在這其中，文檔管理對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)尤為重要。

企業(yè)文檔涵蓋了企業(yè)的核心知識(shí)、文化內(nèi)涵、業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)等無(wú)形資產(chǎn)，在如今的信息化數(shù)字化時(shí)代，越來(lái)越多的管理者認(rèn)識(shí)到規(guī)范性，有序的文檔管理對(duì)企業(yè)的重要性。但如何提升企業(yè)文檔管理水平，是很多管理者要考慮的問(wèn)題。

企業(yè)文檔管理的痛點(diǎn)

1.碎片化存儲(chǔ)

通常情況下，公司文件分散在各類員工的工作電腦和移動(dòng)設(shè)備中，沒(méi)有統(tǒng)一的歸納和存儲(chǔ)。這就會(huì)導(dǎo)致找資料時(shí)不知道文件在誰(shuí)手里，舊文件存放位置記憶模糊，找不快，大大影響工作效率等諸多不必要的問(wèn)題。

2.不嚴(yán)格的文檔權(quán)限

大部分公司的內(nèi)部信息和秘密文檔只容許少數(shù)人共享和流通，但有時(shí)涉及到上下層面的協(xié)作，乃至企業(yè)內(nèi)外的協(xié)作超過(guò)傳統(tǒng)式文檔管理方法的操縱范疇，危害工作效能。除此之外，因?yàn)楣ぷ魅藛T權(quán)限不清晰，核心文檔的非常容易被誤改錯(cuò)誤刪掉，最找不著責(zé)任人，只有自認(rèn)倒霉。

3.缺少文檔共享與合作

在工作組中修改文檔時(shí)，通常由QQ、微信、電子郵件等傳輸，導(dǎo)致文檔產(chǎn)生多個(gè)版本，當(dāng)其他員工進(jìn)行重新編輯時(shí)，很難區(qū)分哪一個(gè)是最新版本，這樣就不能保證最新版本的最新版本的最新版本的最新版本的最新版本的最新版本的最新版本的最新版本的最新版本的最新版本的最新版本的最新版本的最新版本的最新版本的最新版本的最新版本的最新版本很難區(qū)分。

如何提升文檔管理水平

1.提升文檔標(biāo)準(zhǔn)化

文檔管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。推進(jìn)文檔信息電子化建設(shè)，必須重視文檔標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化。企業(yè)在新型網(wǎng)絡(luò)文檔管理系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)，應(yīng)制定相應(yīng)的系統(tǒng)運(yùn)行管理措施，在工作全過(guò)程中落實(shí)具體制度，明確責(zé)任，提出要求，確保系統(tǒng)運(yùn)行順暢。

2.保證數(shù)據(jù)真實(shí)、及時(shí)、完整

不管是企業(yè)系統(tǒng)文檔，還是R&D文檔，還是商業(yè)計(jì)劃書(shū)，都會(huì)隨著企業(yè)系統(tǒng)、產(chǎn)品或客戶需求的變化而變化。如果這些文檔沒(méi)有及時(shí)更新，就會(huì)導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)與實(shí)際情況不一致，也會(huì)導(dǎo)致信息傳輸不一致，不及時(shí)，延誤工作進(jìn)度，或造成企業(yè)損失。那么，企業(yè)各部門要想辦法保證信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性和時(shí)效性，才能充分發(fā)揮文檔管理的作用。

3.提高業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)培訓(xùn)

文檔管理系統(tǒng)啟動(dòng)后，一方面要完善管理體系，引入激勵(lì)機(jī)制，促進(jìn)活力和發(fā)展，一方面要加強(qiáng)文檔備案信息電子化的相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高相關(guān)員工的業(yè)務(wù)水平。

總之，企業(yè)文件管理的電子信息化是文件管理的發(fā)展趨勢(shì)，也是現(xiàn)代管理實(shí)現(xiàn)的重要組成部分。努力推動(dòng)企業(yè)電子信息化穩(wěn)步發(fā)展，提升管理水平，改革管理制度，提高人員素質(zhì)，是提高管理效率的重要途徑。

文檔信息的電子化辦公可以通過(guò)正確的方法實(shí)現(xiàn)，大大提高辦公效率，真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)知識(shí)的沉淀。

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