自2020年新冠疫情爆發(fā)以來(lái)，不知不覺(jué)疫情已經(jīng)走過(guò)了三年多的時(shí)間。面對(duì)這人類所面臨的最大的公共衛(wèi)生大事件之一，醫(yī)療系統(tǒng)在這一期間，承受了前所未有的壓力，同時(shí)廣大醫(yī)療工作者也為抗疫工作做出了杰出的貢獻(xiàn)。如何完整地記錄這段特殊的歷史，需要醫(yī)院檔案來(lái)作為見(jiàn)證我們抗疫衛(wèi)生工作經(jīng)驗(yàn)的重要載體。

醫(yī)院檔案是是醫(yī)療機(jī)構(gòu)所有軌跡的縮寫，是各級(jí)醫(yī)療系統(tǒng)在不斷發(fā)展的歷程中形成的最明晰的、確定的、具有完整記錄作用的歷史信息記錄。

現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理的常見(jiàn)問(wèn)題

醫(yī)院在發(fā)展過(guò)程中大多是重視醫(yī)療技術(shù)水平方面的管理，而對(duì)于檔案方面則常常是疏于管理。目前醫(yī)院檔案管理包括文書檔案、人事檔案，病歷檔案。

• 電子檔案和紙質(zhì)檔案保管在一起，不僅檢索率低，在鑒定、借閱、歸檔過(guò)程也存在困難；
• 檔案管理的工作人員多數(shù)不是專業(yè)人員，對(duì)檔案管理專業(yè)知識(shí)不了解，業(yè)務(wù)不熟悉，造成醫(yī)院各類檔案管理混亂；
• 檔案管理內(nèi)容更新缺乏時(shí)效性，檔案資料未得到真正的利用。

常規(guī)醫(yī)院文書檔案管理流程分析

歸檔

歸檔的原則：通常是在各項(xiàng)行政管理工作中，針對(duì)已經(jīng)處理完畢，并具有保存價(jià)值的文件、材料，以及獲得的各類證書，均應(yīng)及時(shí)移交至醫(yī)院綜合檔案室。

歸檔的范圍：醫(yī)院形成的正式文件（包括正文、附件、底稿）、合同等；醫(yī)院機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)科室的工作安排、計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)定、規(guī)章制度、調(diào)研材料等；醫(yī)院重要會(huì)議（黨組會(huì)、黨代會(huì)、職代會(huì)、工會(huì)）重要會(huì)議材料（如會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、工作報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話，會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)等等）；職工花名冊(cè)、醫(yī)院工資年報(bào)；上級(jí)機(jī)關(guān)的重要來(lái)文等等。

歸檔的時(shí)間：一般為來(lái)年的1-3月份。

整理

從醫(yī)院文書檔案的整理流程來(lái)看，主要包括：文書檔案資料收集；文書檔案分年度；確定文書檔案歸檔范圍；確定文書檔案分類；文書檔案立卷（整理成件）；確定文書檔案分保管期限；做好文書檔案排列；文書檔案裝訂；文書檔案編號(hào)；文書檔案數(shù)頁(yè)碼；文書檔案裝盒；文書檔案編目；放置備考表；上架。

其中，文書檔案立卷（整理成件）應(yīng)將醫(yī)院自身形成的文件材料作為立卷歸檔重點(diǎn)，并保證文件材料的真實(shí)性、完整性（文書檔案正件與附件要完整；文書檔案正本與定稿要完整；同一問(wèn)題的請(qǐng)示、批復(fù)要完整），并一并歸檔組卷。

根據(jù)相關(guān)規(guī)定，將文書檔案保管期限劃分為永久、定期（30年、10年）；文書檔案的排序可選擇按時(shí)間或上下級(jí)關(guān)系排列；醫(yī)院文書檔案的裝訂應(yīng)按照：正文—領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)單—底稿的順序裝訂。逐件編號(hào)，設(shè)置全宗號(hào)、年度、室編件號(hào)、機(jī)構(gòu)或問(wèn)題、期限、館編件號(hào)等。

借閱、歸還

醫(yī)院檔案管理部門要制定完善的文書檔案借閱制度，規(guī)定詳細(xì)的檔案借閱流程：

醫(yī)院檔案借閱流程圖

如何應(yīng)對(duì)管理現(xiàn)狀

01紙質(zhì)檔案與電子檔案并存管理

相比于電子檔案，紙質(zhì)檔案的管理也非常重要，紙質(zhì)檔案具有合法性、原始性、憑證性等特點(diǎn)，決定了紙質(zhì)檔案具有不可替代性的特點(diǎn)。

因此在推動(dòng)電子檔案信息化建設(shè)的同時(shí)紙質(zhì)檔案的管理也非常重要。為了推進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)工作的高效發(fā)展，醫(yī)院應(yīng)堅(jiān)持執(zhí)行紙質(zhì)檔案與電子檔案共同存在的管理模式，既要保存檔案管理的完整、真實(shí)的同時(shí)又要推進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)工作的高效推進(jìn)。在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上充分開(kāi)發(fā)電子檔案的功能，啟用各項(xiàng)信息化檔案建設(shè)。

02建立醫(yī)院電子文件夾統(tǒng)一線上檔案

電子檔案庫(kù)集中統(tǒng)一管理紙質(zhì)檔案與電子檔案。醫(yī)院管理檔案文件夾目錄庫(kù)針對(duì)臨床、醫(yī)技、行政科室建立不同的標(biāo)準(zhǔn)目錄?？剖腋鶕?jù)科室的需要自行建立科室內(nèi)部文件夾目錄內(nèi)容，可根據(jù)科室工作需要自行命名。所有文件夾內(nèi)容上傳到醫(yī)院統(tǒng)一的電子檔案庫(kù)，從檔案管理錄入，檔案審核，檔案借閱，檔案鑒定，檔案銷毀等方面全面掌握檔案管理情況，不用再擔(dān)心檔案的安全問(wèn)題。

03電子化的歸檔標(biāo)準(zhǔn)化管理流程

通過(guò)信息系統(tǒng)的運(yùn)用，醫(yī)院上下級(jí)部門推行公文流程審批，利用電子信息化的手段，為推動(dòng)工作提供有力支持。具體包括：臨床新技術(shù)項(xiàng)目申請(qǐng)、科研論文發(fā)表、請(qǐng)假流程、物資申領(lǐng)、會(huì)議室使用、車輛使用、外出培訓(xùn)等涉及到醫(yī)院工作的很多方面。每一流程的審批從發(fā)起申請(qǐng)到流程審批到流程結(jié)束每一細(xì)節(jié)都可以詳細(xì)查詢，方方面面的信息在醫(yī)院信息系統(tǒng)中都可以顯示，醫(yī)院各項(xiàng)管理工作都能落實(shí)到位、責(zé)任到人。

04檔案信息化管理工作靈活應(yīng)用

在檔案管理信息化建設(shè)中，如果科技系統(tǒng)有不能滿足醫(yī)院繁雜的檔案管理需求的地方，可以根據(jù)醫(yī)院工作需要添加自定義管理模塊，靈活的系統(tǒng)設(shè)計(jì)將檔案管理權(quán)限下放到病案室和信息工程科，可以幫助相關(guān)科室2次研發(fā)適應(yīng)醫(yī)院需求的檔案管理模塊，保障醫(yī)院檔案管理各環(huán)節(jié)的合理化，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作智能化和信息化。通過(guò)不斷開(kāi)發(fā)原電子病歷系統(tǒng)功能基礎(chǔ)上開(kāi)發(fā)新的適合醫(yī)院工作的 HIS 功能，并與微小化HIS系統(tǒng)成功切換，為醫(yī)院檔案管理工作信息上升一個(gè)新高度，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院信息全面整合。

05醫(yī)院大數(shù)據(jù)的需求

紙質(zhì)檔案管理需要人工操作，對(duì)于數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和篩選功能落后，醫(yī)院建立電子信息檔案管理后，通過(guò)系統(tǒng)的簡(jiǎn)單操作整合，可智能化的提取各類數(shù)據(jù)，節(jié)省時(shí)間，提高作效率。提取數(shù)據(jù)涉及醫(yī)院各方面，全面反映醫(yī)院信息，了解醫(yī)院發(fā)展情況。電子檔案建立后各類數(shù)據(jù)能從統(tǒng)一的端口出據(jù)，保證數(shù)據(jù)的科學(xué)化、精準(zhǔn)化，為全面推進(jìn)深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革做好準(zhǔn)備。

鴻翼檔案作為國(guó)內(nèi)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)應(yīng)用技術(shù)的領(lǐng)先者，創(chuàng)造性地將相關(guān)技術(shù)應(yīng)用到檔案業(yè)務(wù)的場(chǎng)景中，研發(fā)了獨(dú)有的基于非機(jī)構(gòu)化數(shù)據(jù)治理能力的最新一代檔案管理系統(tǒng)。

近年來(lái)，鴻翼檔案為神威藥業(yè)、廣藥白云山等多家醫(yī)藥企業(yè)提供了對(duì)應(yīng)的現(xiàn)代化的檔案信息管理系統(tǒng)解決方案。鴻翼檔案參與了多家國(guó)內(nèi)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)項(xiàng)目，為國(guó)內(nèi)醫(yī)藥行業(yè)的檔案管理信息化發(fā)展做出了積極的探索和獨(dú)特的貢獻(xiàn)。