隨著計算機技術和新一代信息技術在企業(yè)管理中的普遍應用，電子文件成了企業(yè)業(yè)務活動中最重要的記錄之一。要做好電子文檔的標準化管理，首先要了解文件的生命周期。簡單說，就是一個類型的文件從創(chuàng)建、修改、審批、分發(fā)、借閱、歸檔、廢止、回收的整個生命周期中會觸發(fā)的一切操作，需要牽涉到多環(huán)節(jié)多部門協(xié)同，只有了解到所有的細節(jié)，才能制定出適合傳統(tǒng)企業(yè)自己的文件標準化管理規(guī)范，傳統(tǒng)企業(yè)要想建立一個高標準的文件管理體系需要注意什么呢？

1、文件密級制度

電子文檔管理的第一要素就是文件的密級。什么樣的文件是可以外發(fā)的，什么樣的文件是公司內(nèi)部可以分享的，什么樣的文件是僅限特定的部門才能查閱的，什么樣的文件是僅特定的人能查看的。文件密級設定后才能保證文件在管理中的安全性。

2、文件和組織架構的關系

密級設定后，還需要明確文件的歸屬及和組織架構的關系。這一點不同的企業(yè)管理要求會有很大的差異。還要處理好文件在不同部門間的流轉(zhuǎn)問題。對于電子文檔來說，文件在部門間的流轉(zhuǎn)一定要處理好多副本問題和副本銷毀問題。

3、新舊版本管理

電子文檔一定存在一個多版本問題，版本管理的核心要素是：一個文件的所有版本應該都是統(tǒng)一管理的。并且要維護好分支。常用的思路是 版本名和分支名來區(qū)分文件版本。

4、中心化集中管理

首先我們要知道什么樣的文件需要統(tǒng)一管理，按照現(xiàn)代企業(yè)的要求，涉及到工作和業(yè)務相關的文件都要統(tǒng)一管理，那么，問題來了，怎么收集？誰來管？要解決這些問題，可以建立一個文件管理制度，也可以是操作規(guī)則上的，但最高效的肯定是借助工具。

5、文件分級管理

要管理好電子文檔的分類，就要建立一個文件分級標準，在ISO質(zhì)量管理體系中，將文件分為四級，分別對應了質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導書、質(zhì)量記錄表格，傳統(tǒng)企業(yè)特別是制造業(yè)，這四級文件是企業(yè)質(zhì)量管理的基礎要素，同時也是通過ISO認證的先決標準。

6、歸檔與回收

企業(yè)文件隨著企業(yè)正常是不斷增多累積的，可以視為廢止是文件生命周期的終點之一。如何歸檔？怎么回收？誰來管理歸檔？都需要一個成熟的解決方案來解決。

慧智物聯(lián)ISO文件管理系統(tǒng)

慧智物聯(lián)ISO文件管理系統(tǒng)以制造業(yè)需求為出發(fā)點，建立中心化的文件管理與協(xié)作平臺，利用手機、企業(yè)微信等手段就能實現(xiàn)統(tǒng)一調(diào)閱文件、審批文件的能力，緩解了員工由于異地資料往來帶來的協(xié)作壓力，保證文件的時效性、一致性、安全性。此外，多年的落地實施經(jīng)驗讓慧智物聯(lián)能夠向制造業(yè)提供高速、靈活且安全的移動文檔訪問和上傳下載打印等實用性解決方案，幫助企業(yè)更及時、更可靠、更低成本的構建服務體系。

1、系統(tǒng)集成，打造企業(yè)文件專屬平臺

慧智物聯(lián)ISO文控系統(tǒng)具有強大的系統(tǒng)集成能力，可與企業(yè)內(nèi)部的企業(yè)微信、OA、ERP、CRM等系統(tǒng)進行對接，更支持其他制造業(yè)工具軟件，在充分利用已有資源的情況下，打通所有的環(huán)節(jié)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理。

2、輕便易用，滿足多樣化需求

無論企業(yè)員工是否具備專業(yè)的技術能力，都可以輕松上手使用慧智物聯(lián)ISO文控系統(tǒng) 。面對從辦公室到車間的多種辦公場景，系統(tǒng)為用戶提供了輕便式應用服務，手機、電腦都能用，滿足不同使用需求。

3、提升效率，全生命周期服務

慧智物聯(lián)ISO文控系統(tǒng)能夠伴隨制造業(yè)項目實施的全過程，為用戶提供遍及文件上傳、審批、存儲、內(nèi)容、控制、傳輸、本地訪問、分發(fā)等文件全生命周期的服務，增加文件的打開率和閱讀率，提升文件管理和傳達效率。