隨著信息技術(shù)在各行各業(yè)的持續(xù)深入應(yīng)用，會(huì)議管理進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型和升級已是必然趨勢。宇凡數(shù)字化會(huì)議管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了會(huì)議活動(dòng)管理全程數(shù)字化，針對會(huì)議展開的所有相關(guān)流程都能夠輕松應(yīng)對，讓您“會(huì)開會(huì)、開有效的會(huì)”！
宇凡數(shù)字化會(huì)議系統(tǒng)通過議題審核、會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)議通知及回執(zhí)、會(huì)議簽到及請假、決議落實(shí)等全過程會(huì)議管理，實(shí)現(xiàn)會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后的全方位、全生命周期無紙化會(huì)議管理，精簡辦會(huì)流程，促進(jìn)人員溝通與協(xié)作，推動(dòng)會(huì)后事項(xiàng)快速落實(shí)，提高開會(huì)效率、提升會(huì)議價(jià)值。
系統(tǒng)包括會(huì)議議題選用、會(huì)議審批流轉(zhuǎn)、會(huì)議紀(jì)要的推送以及會(huì)議決議轉(zhuǎn)督辦任務(wù)等，提升用戶的體驗(yàn)感。在安全性方面，系統(tǒng)綜合先進(jìn)的通訊技術(shù)、加解密技術(shù)、數(shù)據(jù)管理技術(shù)，為數(shù)據(jù)傳輸、信息同步、系統(tǒng)運(yùn)行保駕護(hù)航，確保會(huì)議文件、資料發(fā)放安全、不泄密。
系統(tǒng)采用模塊化設(shè)計(jì)，既適合大型會(huì)議管理，也適合中小型會(huì)議管理。系統(tǒng)的模塊不僅能做到有機(jī)結(jié)合，產(chǎn)生協(xié)同，還能通過模塊的組合配置，靈活創(chuàng)建不同功能的產(chǎn)品，實(shí)現(xiàn)更多個(gè)性化服務(wù)，適配用戶的定制化需求。
系統(tǒng)支持獨(dú)立部署，能滿足用戶對數(shù)據(jù)安全、部署環(huán)境、內(nèi)部流程等方面的需求，在部署成功后還會(huì)定期安排維護(hù)和升級，確保運(yùn)行安全穩(wěn)定，杜絕信息安全隱患。為方便外出工作人員可隨時(shí)遠(yuǎn)程處理會(huì)議事宜，系統(tǒng)支持電腦、手機(jī)、ipad等移動(dòng)端部署；為幫助用戶可以流暢掌控和自在切換操作平臺，提升體驗(yàn)感，系統(tǒng)支持windows、IOS、Android跨系統(tǒng)平臺交互應(yīng)用。
系統(tǒng)使用圖形化展示會(huì)議室座位圖，結(jié)合會(huì)議的規(guī)模和排位樣式，不同使用場景多樣化處理，實(shí)現(xiàn)智能排座管理。參會(huì)人員通過系統(tǒng)就能自動(dòng)獲取自己的座位示意圖，無需引導(dǎo)，自主入座，全面節(jié)省會(huì)場時(shí)間。
2、完整的會(huì)議議題及會(huì)議申請審批流程
在系統(tǒng)中了解會(huì)議室使用情況和領(lǐng)導(dǎo)日程，快速安排會(huì)議，然后用流程將會(huì)議內(nèi)容上報(bào)審批，通知參會(huì)人。用一條流程就能完成會(huì)議議題及會(huì)議審核、通知，簡化會(huì)前準(zhǔn)備過程。
根據(jù)會(huì)議名單，系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)線上智能排座。每個(gè)會(huì)議室的座位布局可以在系統(tǒng)中同步顯示，會(huì)議組織人員可以根據(jù)需要快速安排座位，防止重復(fù)安排、漏排問題。
發(fā)起會(huì)議通知時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)檢查參會(huì)人日程、會(huì)議室的占用等會(huì)務(wù)資源信息，當(dāng)重疊時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)提醒。
所有與會(huì)材料都已經(jīng)通過通知下發(fā)，參會(huì)人可以根據(jù)需要自行打印，不僅可以幫助參會(huì)人提前了解會(huì)議情況，還能節(jié)省會(huì)議成本。
借助云科研app將會(huì)議簽到搬到線上，直接掃碼在線簽到，出席情況一目了然。
通過系統(tǒng)發(fā)起議題投票流程，記錄決議投票表決情況，遵循少數(shù)服從多數(shù)的原則，支持不記名投票表決，清晰記錄議題決策事項(xiàng)名稱、列席人、決策流程、表決情況以及會(huì)議決議等信息，以及聽取意見、議題材料等文件內(nèi)容。
提交會(huì)議紀(jì)要，將重要的會(huì)議目標(biāo)通過任務(wù)管理功能將會(huì)議任務(wù)快速交付責(zé)任人，執(zhí)行情況全程反饋促進(jìn)會(huì)議結(jié)果落實(shí)。
會(huì)議過程形成的會(huì)議紀(jì)要、決議等重要文件，在線簽署、電子簽名等操作。
1.?標(biāo)準(zhǔn)化會(huì)議管理：使會(huì)議管理規(guī)范化，徹底改變以往線下會(huì)議管理事項(xiàng)無標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范的現(xiàn)象。
2. 實(shí)現(xiàn)會(huì)議管理全程電子化：實(shí)現(xiàn)會(huì)議材料和會(huì)議成果的完全電子化，節(jié)約會(huì)議耗材成本的同時(shí)，確保會(huì)務(wù)事項(xiàng)可控、可查。
3. 實(shí)現(xiàn)有效的會(huì)議溝通：通過電子化的會(huì)議通知和參會(huì)反饋，降低了會(huì)議事務(wù)的溝通成本，徹底解決在通知過程中存在多人多次、反復(fù)確認(rèn)等問題。
4. 提升會(huì)議成果的可利用性：通過會(huì)議計(jì)劃，可以快速查詢與該議題相關(guān)的通知、反饋、紀(jì)要等信息。
