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1.痕跡資料太重要

幾年前，有個(gè)中學(xué)食堂發(fā)生食物中毒，被央視媒體報(bào)道出來，全國人民都盯著這個(gè)學(xué)校，食品監(jiān)管部門被推到風(fēng)口浪尖上，很有可能要被問責(zé)。

幸好，食品監(jiān)管部門找到了1份現(xiàn)場檢查筆錄，上面有整改意見，所以逃過一劫，只有教育部門和學(xué)校被問責(zé)。

如果沒有這份現(xiàn)場檢查筆錄，食品監(jiān)管部門一定會(huì)被問責(zé)。

有一年，有個(gè)縣組織對(duì)縣直單位的年終考核，考核組到了一個(gè)單位，要查看材料。

結(jié)果該單位只提供了很少的材料，無法充分體現(xiàn)其工作情況，考核組人員多問了一些問題，結(jié)果該單位工作人員用“專業(yè)性”術(shù)語來忽悠。

還說考核組的一點(diǎn)都不懂，與考核組人員吵起來，最后的考核結(jié)果，這個(gè)單位自然是排名靠后，既沒有充分的痕跡資料，也沒有好的態(tài)度。

這次疫情防控，有個(gè)村防控不力，導(dǎo)致上千人被隔離，省防控指揮部果斷免職了20人，但是市級(jí)疾控部門未被追責(zé)，據(jù)說提供的材料足夠多，也足夠充分，打印機(jī)硒鼓都打壞了兩支。

上級(jí)部門十分感動(dòng)，覺得基層工作真的太難了。

可見，痕跡資料是多么重要？

2.盡職免責(zé)，最重要的就是痕跡資料

盡職免責(zé)，如何體現(xiàn)呢？寫在匯報(bào)材料里面？口頭匯報(bào)？工作成效明顯，如何證明呢？這就需要痕跡資料。

公安執(zhí)法的時(shí)候，都要帶上執(zhí)法記錄儀，到現(xiàn)場后，要錄像，如何詢問、如何勸阻、如何警告，這些過程要全部記錄下來，才能申請(qǐng)強(qiáng)制帶離現(xiàn)場（如果警告無效情況下）。

如果對(duì)象是女的，還需要出動(dòng)女警。稍微一點(diǎn)程序不符合，都有可能被追責(zé)。全程錄制的視頻就是免責(zé)的最好依據(jù)。

一般的行政案件。需要有立案呈批單、現(xiàn)場檢查筆錄、扣押物品清單、案件合議記錄、行政處罰告知書、行政處罰決定書、送達(dá)回執(zhí)、結(jié)案報(bào)告等，這些就是案件辦理的依據(jù)。

其中，有些程序少了，有些依據(jù)不充分，被處罰對(duì)象提出行政復(fù)議或者行政訴訟，處罰單位可能會(huì)敗訴，會(huì)涉及到行政賠償?shù)那闆r。

痕跡資料越充分，說明工作越扎實(shí)，自然也就能免除一些責(zé)任。

3.如何做好痕跡管理呢？

錄像是個(gè)好方法。不管是外出檢查、案件查辦、會(huì)議記錄、宣傳報(bào)道，全程錄下來，比什么效果都好，但是錄像存儲(chǔ)量太大，查閱痕跡資料時(shí)間較長，在日常工作中不適用，適用于案件查辦、可能發(fā)生爭議情況等方面。

音頻等材料也可以作為痕跡管理，但也與視頻痕跡一樣，查閱痕跡資料時(shí)間較長，不夠直觀，操作起來太費(fèi)勁，一般工作中也不適用。

所以，在日常工作中，大多數(shù)的痕跡資料還是紙質(zhì)的，比如現(xiàn)場檢查筆錄，通知、方案、會(huì)議圖片、講話稿、總結(jié)、處罰通知書等。連交警罰款，也需要拍三張照片，違法前，違法中，違法后。

案件辦理就需要一大堆材料。從檢查筆錄、詢問筆錄、扣押物品清單、案件合議、處罰預(yù)通知、處罰決定書、結(jié)案報(bào)告等等。

現(xiàn)在的工作痕跡資料，大多數(shù)就是紙張，就是A4紙，工作中的圖片，下發(fā)的通知，上報(bào)的總結(jié)……都可以打印出來，歸檔裝冊(cè)。

下面說說如何做好紙質(zhì)材料的歸檔。檔案管理有專門的打印、裝訂、分類、歸檔的標(biāo)準(zhǔn)，在某些事業(yè)單位有專門的檔案管理員，需要專門去培訓(xùn)，還可以進(jìn)職稱。

不過這個(gè)比較復(fù)雜，上級(jí)部門來檢查也沒有那么專業(yè)，我就說說應(yīng)付檢查，如何做好痕跡管理。

首先，平時(shí)資料收集要及時(shí)。沒有資料來源，那歸檔就成了無本之木、無水之源了。

大多數(shù)的人都是要到考核了，臨時(shí)抱佛腳，開始?xì)w檔，才發(fā)現(xiàn)差了很多材料，有的當(dāng)然可以補(bǔ)，但是照片什么的，有可能就找不到了，特別是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的一些照片，難道叫領(lǐng)導(dǎo)來重新照一次？

很多人經(jīng)常打電話給收發(fā)文的同志，叫找這樣文件、那樣文件，其實(shí)就是平時(shí)沒好好收集起來，累壞了收發(fā)文的同志。

所以資料收集要及時(shí)。平時(shí)工作群里面的資料，保存一份，開會(huì)時(shí)，照張照片，外出檢查時(shí)，照點(diǎn)照片，及時(shí)存在電腦里面。

其次，合理分類是關(guān)鍵。就是一個(gè)原則：獨(dú)立、窮舉。盡量做到不交叉、不重復(fù)、不雜糅，橫排門類清晰。電腦上的文件夾，你認(rèn)真設(shè)計(jì)過了嗎？

很多人的電腦桌面密密麻麻，一團(tuán)糟，不僅電腦速度會(huì)減慢，處理文件時(shí)也太麻煩，一個(gè)文件要去找半天或者根本找不到，太浪費(fèi)時(shí)間，時(shí)間都去哪兒了？恐怕就是浪費(fèi)在這些瑣事上。

這就是平時(shí)沒有好好歸檔，沒有做好分類整理，需要的時(shí)候什么資料也提供不出來或者歸檔起來太麻煩。

打印出來的文件，按照一定的邏輯分類存放，需要用到時(shí)，自然很快可以找到。

再次，需要適當(dāng)?shù)陌b。人靠衣裝，工作做得再好，也需要適度的包裝，才能給人眼前一亮的感覺。買個(gè)大鉆戒，如果用垃圾袋裝了，送給自己的老婆，估計(jì)你老婆懷疑是假貨。

特別是迎接檢查的資料，封面、頁眉都可以設(shè)計(jì)一下。有次我們單位迎接中央部委的檢查，從著名攝影家那里要了一張當(dāng)?shù)氐娘L(fēng)景照，作為封面背景，設(shè)計(jì)出來，太漂亮了，檢查組贊不絕口。

我們以前有個(gè)負(fù)責(zé)黨建的科長，經(jīng)常將黨徽設(shè)計(jì)在封面上，彩印出來，看著就十分漂亮，很多領(lǐng)導(dǎo)都夸贊。

還有，盡量編上目錄，方便查閱，考核檢查自然要加分。

最后，資料宜多不宜少。盡量多一些，就像硒鼓打壞了兩支的疾控部門，給人的感覺工作扎實(shí)，檢查的人也覺得你用心了，工作量較大。

輕飄飄的幾頁紙，給人的感覺就是沒做什么工作。

還有，要找出加分的點(diǎn)。很多考核有詳細(xì)的考核指標(biāo)和加分指標(biāo)，這點(diǎn)一定要好好爭取。找一些創(chuàng)新的點(diǎn)，爭取一下，也有希望的。

痕跡管理，最重要的就是用心。只要用心了，一定做得好。

希望大家都能做好痕跡管理。