行政管理流程設計及描述：檔案管理、車輛管理、接待管理（行政管理接待工作流程）
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01 檔案管理流程圖及描述
02 車輛管理流程圖及描述
03 接待管理流程圖及描述
流程設計
一、檔案管理流程圖及描述
檔案管理流程圖
檔案管理流程圖描述
流程規(guī)范事項
1．流程規(guī)范的業(yè)務：檔案管理業(yè)務。
2．本流程由 檔案分類 事件觸發(fā)，輸入信息為 檔案管理辦法 ；本流程結束狀態(tài)為 實施檔案利用、更新、銷毀管理 ，輸出信息為 檔案分類編號目錄 。
管理職責
2．行政經(jīng)理，負責審核檔案管理辦法，全面指導檔案管理工作。
1．行政主管，負責保存期限不同的檔案的定期檢查工作。
3．檔案管理員：負責收集檔案，做好檔案進行分類、編號、保管工作。
流程節(jié)點說明
1．擬定“檔案管理辦法”：檔案管理員根據(jù)企業(yè)規(guī)定擬定“檔案管理辦法”，交行政主管和行政經(jīng)理審核。
2．收集相關文件：檔案管理員在歸檔中應該收集齊全文件的定稿、正本和有關材料，保證檔案的完整性；在檔案管理中要對資料去粗取精，以便確定資料的利用價值。
3．整理形成檔案雛形：整理的主要任務是把零散的、需要修改的檔案進行分類、組織和編目，使其形成一個固定的體系，便于檔案的使用。
4．根據(jù)檔案性質(zhì)進行分類：檔案管理員根據(jù)檔案來源、時間、內(nèi)容或形式的異同，按照一定體系對檔案進行分類，再將同一類檔案進行細分，便于檔案編號。
5．按照規(guī)定對已分類的檔案進行分類：對于已分類的檔案，檔案管理員按照規(guī)定對其進行編號，以便日后查找。
6．將已分類、編號的檔案進行歸檔、保存：檔案管理員將已分類、編號的檔案進行歸檔、保存，對于保存期不同的檔案進行定期檢查；根據(jù)當當?shù)牟馁|(zhì)和狀況采取不同的安全保護措施，維護檔案的完整與安全，延長檔案壽命。
流程文件
1．檔案管理辦法。
2．檔案登記表。
2．檔案檢查記錄表。
3．檔案編號查閱表。
流程優(yōu)化思路
1．程序銜接：對管理流程進行整體統(tǒng)籌，避免程序銜接不緊密或執(zhí)行不順暢。
2．市場變化：根據(jù)市場變化重新審視管理工作及流程，以加強管理工作與市場要求的匹配度。
3．調(diào)整：重新梳理各環(huán)節(jié)的邏輯關系，調(diào)整不合理流向，達成流程環(huán)節(jié)間的無縫銜接。
行政部
二、車輛管理流程圖及描述
車輛管理流程圖
車輛管理流程圖描述
流程規(guī)范事項
1．流程規(guī)范的業(yè)務：車輛管理流程.
2．本流程由 車輛請用 事件觸發(fā)，輸入信息為 日常用車管理制度 ；本流程結束狀態(tài)為 用車信息記錄 ，輸出信息為 車輛請用維修記錄 。
管理職責
1．行政經(jīng)理，負責車輛使用申請單的審批工作，監(jiān)督、指導車輛管理工作。
2．車輛主管，負責車輛使用申請單的初步審核工作，查詢車輛使用信息，做好車輛調(diào)配工作，車輛使用完畢后，檢查并回收車輛，檢查車輛是否有損壞，如若損壞送維修單位進行修理，沒有損壞，填寫用車記錄
3．用車部門，填寫用車申請表，審批通過后，接車進行使用，使用完畢后，接收部門主管的檢查，若出現(xiàn)損壞，將車送至維修單位維修，做好維修后的檢查工作。
流程節(jié)點說明
1．填寫“車輛請用單”：用車部門填寫“車輛使用申請單”，申請使用車輛，車輛主管對車輛申請進行審核，經(jīng)行政經(jīng)理審核簽字后使用車輛。
2．調(diào)配車輛：車輛主管對車輛進行調(diào)配，以用車單送達的先后順序及辦理事情的輕重緩急程序安排車輛。
3．檢查并回收車輛：對于用車部門歸還的車輛，車輛主管要認真進行檢查，發(fā)現(xiàn)車輛損壞及時將損壞情況進行登記，并要求用車人員及時維修車輛。
4．維修車輛檢查：用車部門對車輛維修情況進行檢查，檢查完畢后及時將車輛歸還。
5．維修項目記錄：車輛主管對維修車輛的維修項目進行登記。
流程文件
1．車輛請用單。
2．用車登記表。
3．車輛維修申請表。
4．維修車輛信息登記表。
流程優(yōu)化思路
1．優(yōu)化時間：行政人員應根據(jù)企業(yè)經(jīng)營環(huán)境、組織、政策等相應的變化，于合適的時機進行流程優(yōu)化工作，以使優(yōu)化后的流程大力提升企業(yè)運營效率。
2．調(diào)整：重新梳理各環(huán)節(jié)的邏輯關系，調(diào)整不合理流向，達成流程環(huán)節(jié)間的無縫銜接。
3．程序銜接：對管理流程進行整體統(tǒng)籌，避免程序銜接不緊密或執(zhí)行不順暢。
行政部
三、接待管理流程圖及描述
接待管理流程圖
接待管理流程圖描述
流程規(guī)范事項
1．流程規(guī)范的業(yè)務：客戶來訪接待管理。
2．本流程由 客人來訪 事件觸發(fā)，輸入信息為 客人來訪預約記錄 ；本流程結束狀態(tài)為 來訪客人信息存檔 ，輸出信息為 客人來訪信息記錄 。
管理職責
2．前臺主管，負責錄入的來訪信息的審核工作，指導接待人員做好來訪接待工作。
1．前臺專員，負責整理預約記錄，確認來客訪問事宜，做好來訪登記工作，通知被訪部門進行來訪接待。
3．相關職能部門，配合前臺部接待來訪客人相關工作，提前告知來訪者情況，做好來訪客戶的接待工作，好來訪客人的送別工作。
流程節(jié)點說明
1．整理預約記錄：各職能部門人員將預約客人情況通知前臺，前臺專員每日匯總當日預約記錄，整理出當天已事先預約的來訪者單位、職務、時間、事由和接待者等信息。
2．確認來訪事宜：前臺專員通過電話等方式提醒相關同事，確認客人到訪事宜。
3．來訪登記：客人到訪，前臺專員禮貌相迎并讓其填寫“企業(yè)來訪客人登記表”。
4．通知被訪者：前臺專員確認來訪人員的相關細節(jié)及訪問對象、事由，及時通知被訪者，并安排客人等候。
5．引領會見：前臺專員指引或親自引領客人到指定的場所等待會見。
6．錄入、記錄和匯總來訪信息：送走客人后，前臺專員將來訪客人信息錄入到相關信息系統(tǒng)中。
7．存檔：及時匯總當日來客訪問信息，報前臺主管審核后存檔。
流程文件
1．企業(yè)來訪客人登記表。
2．企業(yè)來訪客人信息匯總表。
3．日常接待工作管理制度。
流程優(yōu)化思路
1．優(yōu)化時間：前臺部人員應根據(jù)企業(yè)經(jīng)營環(huán)境、組織、政策等相應的變化，于合適的時機進行流程優(yōu)化工作，以使優(yōu)化后的流程大力提升企業(yè)運營效率。
2．組織變化：根據(jù)組織目標、架構或組織運作方式的變化進行流程優(yōu)化，使管理流程與組織戰(zhàn)略與職能相匹配。
3．程序銜接：對管理流程進行整體統(tǒng)籌，避免程序銜接不緊密或執(zhí)行不順暢。
本文出自弗布克版權圖書《流程設計實訓實戰(zhàn)實務》，版權歸屬弗布克，歡迎轉(zhuǎn)發(fā)，禁止轉(zhuǎn)載，抄襲、洗稿，侵權必究。
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