項(xiàng)目管理離得開項(xiàng)目文檔嗎，項(xiàng)目文檔管理，是指在一個(gè)系統(tǒng)(軟件)項(xiàng)目開發(fā)進(jìn)程中將提交的文檔進(jìn)行收集管理的過程。

一個(gè)項(xiàng)目順利、成功地實(shí)施，需要一份甚至多份清楚詳細(xì)的、可追溯的、編排有序的、易于閱讀且信息完整的項(xiàng)目文檔，通過這份文檔，你可以知道這個(gè)項(xiàng)目什么時(shí)候，由誰完成了什么內(nèi)容，什么時(shí)候計(jì)劃由誰完成哪些工作。

通常，文檔管理在項(xiàng)目開發(fā)中不是很受重視，當(dāng)發(fā)現(xiàn)其重要性時(shí)，往往為時(shí)已晚。整個(gè)項(xiàng)目可能因此變得管理混亂，問題產(chǎn)生后無據(jù)可查。文檔管理對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目的順利進(jìn)行有著至關(guān)重要的作用，其關(guān)鍵性不容忽視。

項(xiàng)目管理通常遵循以下主要階段：?jiǎn)?dòng)、計(jì)劃、控制和收尾。

一份管理完善的項(xiàng)目文檔，管理者完全可以依據(jù)它的軌跡和每個(gè)環(huán)節(jié)看清整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)展的脈絡(luò)，同時(shí)通過對(duì)階段性文檔的把握使整個(gè)項(xiàng)目質(zhì)量得到很好的掌控。

1、可行性報(bào)告

可行性報(bào)告的目的是調(diào)查和展示任務(wù)要求，并確定項(xiàng)目是否值得和可行?？尚行杂晌鍌€(gè)主要因素驗(yàn)證——技術(shù)和系統(tǒng)、成本、法律、運(yùn)營和進(jìn)度。次要可行性因素包括市場(chǎng)、資源和文化因素。

2、項(xiàng)目章程

項(xiàng)目章程是證明項(xiàng)目存在的正式書面說明和證明文件。由高級(jí)管理層簽署，規(guī)定項(xiàng)目范圍，如質(zhì)量、時(shí)間、成本和可交付成果的約束條件，授權(quán)項(xiàng)目經(jīng)理分派組織資源用于項(xiàng)目工作。通常是項(xiàng)目開始后的第一份正式文件。主要包括兩方面內(nèi)容：一是項(xiàng)目滿足的商業(yè)需求，二是產(chǎn)品描述。通常也會(huì)包括對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理,項(xiàng)目工作人員，項(xiàng)目發(fā)起人和高層管理人員在項(xiàng)目中承擔(dān)主要責(zé)任和任務(wù)的描述。

3、需求規(guī)范

需求規(guī)范文檔是對(duì)待開發(fā)系統(tǒng)的完整描述，它包含用戶與系統(tǒng)進(jìn)行的所有交互式的以及非功能性的需求。

4、設(shè)計(jì)文檔

設(shè)計(jì)文檔描述了系統(tǒng)的架構(gòu)策略，它用于展示系統(tǒng)的高級(jí)或低級(jí)設(shè)計(jì)組件，頂層的設(shè)計(jì)文檔最終會(huì)演化成為包含大量細(xì)節(jié)的底層文檔。

5、工作計(jì)劃

工作計(jì)劃規(guī)定了交付項(xiàng)目所需的階段、活動(dòng)和任務(wù)。交付項(xiàng)目所需的時(shí)間范圍以及資源和里程碑也顯示在工作計(jì)劃中。工作計(jì)劃在整個(gè)項(xiàng)目中不斷被提及。 實(shí)際進(jìn)度每天都會(huì)根據(jù)規(guī)定的計(jì)劃進(jìn)行審查，因此是成功交付項(xiàng)目的最關(guān)鍵文件。

6、可追溯性矩陣

可追溯性矩陣是一個(gè)表格，用于跟蹤測(cè)試一個(gè)需求是否得到滿足。 一個(gè)靠譜的可追溯性表格能夠提供向后和向前的可追溯性：一個(gè)需求可以追溯到一個(gè)測(cè)試，反之一個(gè)測(cè)試可以追溯到一個(gè)需求。

7、問題追蹤文檔

每個(gè)成員在項(xiàng)目實(shí)施過程中會(huì)遇到不同的問題，這些問題及其解決方案可以歸檔為一個(gè)知識(shí)庫，有助于此項(xiàng)目復(fù)盤或者為未來項(xiàng)目提供解決方案。

8、測(cè)試文件

測(cè)試文檔包括測(cè)試計(jì)劃和測(cè)試案例。測(cè)試案例是一個(gè)詳細(xì)的過程，它測(cè)試一個(gè)特性或特性的一個(gè)方面。 測(cè)試計(jì)劃主要描述要測(cè)試的內(nèi)容，而測(cè)試案例描述了如何執(zhí)行特定的測(cè)試。

9、技術(shù)文件

技術(shù)文檔包括產(chǎn)品定義和規(guī)格、設(shè)計(jì)、制造/開發(fā)、質(zhì)量保證、產(chǎn)品/系統(tǒng)責(zé)任、產(chǎn)品介紹、特性、功能和接口描述、安全和正確使用、技術(shù)產(chǎn)品的服務(wù)和維修。

10、功能文件

功能規(guī)范定義了系統(tǒng)的內(nèi)部工作原理。它們不包括如何實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)功能的規(guī)范，而是側(cè)重于人或計(jì)算機(jī)與系統(tǒng)交互時(shí)可能觀察到的內(nèi)容。

11、用戶手冊(cè)

用戶手冊(cè)是系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)操作程序。

12、計(jì)劃推出文檔

該文檔包含企業(yè)如何實(shí)施系統(tǒng)的詳細(xì)指示，它由部署步驟和階段的示意圖規(guī)劃組成，它還描述了系統(tǒng)的培訓(xùn)計(jì)劃。

13、交接文件

移交文件是系統(tǒng)的概要，其中列出了系統(tǒng)所有可交付的成果。

14、合同關(guān)閉

合同關(guān)閉是指完成所有任務(wù)和條款的過程，包括在起草合同時(shí)提到的可交付和未完成的任務(wù)和條款，這僅適用于外包項(xiàng)目。

經(jīng)驗(yàn)總結(jié)

正確的項(xiàng)目文檔是管理項(xiàng)目的必備要素，它可以幫助項(xiàng)目快速推進(jìn)、確保所有利益相關(guān)者盡可能了解情況，還能夠幫助企業(yè)在未來的項(xiàng)目中做出更好的改進(jìn)。

在線認(rèn)證培訓(xùn)課程專家｜圣普倫PMP 課程涵蓋項(xiàng)目管理專業(yè)人士所需的新趨勢(shì)、新實(shí)踐、量身定制的注意事項(xiàng)和核心能力，更加強(qiáng)調(diào)戰(zhàn)略和商業(yè)知識(shí)，還包括在大型和小型公司中如何選出項(xiàng)目經(jīng)理的角色。祝大家輕松通過PMP認(rèn)證，并在實(shí)際工作中發(fā)揮出自己的價(jià)值！