建筑工程資料管理貫穿于工程項目管理的全過程，是建筑工程管理工作中的重要組成部分，是對工程進行檢查、維護、管理、使用、改建和擴建的原始依據。

建筑工地常說的“內業(yè)指導外業(yè)”就是建筑項目管理中資料管理重要性的體現。沒有好的內業(yè)管理，很難保證工程項目實體的質量，也很難保證項目工期進度與造價的控制。因為資料收集與提供不及時不準確造成窩工，費用增加產生損失，最終造成工期延誤，發(fā)生合同違約的也不在少數。

良好的資料管理對于項目施工是一種補益與輔助，對于工程施工中各個階段需要重點關注的要點也是有效的提醒。資料管理覆蓋工程施工的全過程和全范圍，每個階段需要收集什么數據，需要準備什么物資，需要做好什么檢驗與試驗，需要關注什么樣的技術要點，都會有全面而嚴格的提示。所以資料員崗位于項目經理部而言非常重要，不可或缺。

從施工準備、施工過程到竣工驗收，每一個階段都涉及大量的工程資料，而資料的實時性與有效性在傳統(tǒng)紙質文檔管理模式下，效率比較低，在各部門、各單位間的傳遞中，總會產生反復與修改。在資料的傳遞過程中也會產生辦公費用上的浪費，保管與存放也占用了相當多的資源，保管過程中發(fā)生文件的遺失也會給最后的資料整理與統(tǒng)管造成麻煩，某些資料是無法后補的，一旦遺失造成的損失是無法彌補的。修改后的資料與修改前的資料在保管的過程中，時不時也會發(fā)生混亂，勢必削弱資料的完整性與統(tǒng)一性。

信息化資料管理系統(tǒng)的應用與其他工程軟件的對接更增加了資料軟件的易用性

針對上述問題，目前建筑管理市場上不少建筑企業(yè)或建筑相關企業(yè)、軟件開發(fā)企業(yè)，依據工程資料管理相關規(guī)程標準，研發(fā)出不少的工程資料管理信息化系統(tǒng)并應用于工程管理實際之中。

信息化手段在建筑工程資料管理中的推廣與運用，大大提高了建筑施工項目管理中資料管理的水平。也在一定程度上解決了資料的真實性、實時性、有效性不足的問題。信息化資料管理系統(tǒng)的應用與其他工程軟件(CAD等)的對接更增加了資料軟件的易用性和便利性。

目前常用的建筑工程資料管理軟件主要有筑業(yè)資料管理軟件、品茗施工資料制作與管理軟件、PKPM建筑工程資料等。這些軟件的應用，也解決了資料文本購買的難題。專門的書店，專門的門市才有的買，資料文本各個項目都需要一整冊整一冊地購買，有些資料一個項目只用一次，但是也要購買一本，實在是一種資源的浪費。資料軟件的應用更多地節(jié)約了資源。