在A公司做業(yè)務(wù)流程梳理項(xiàng)目時(shí)，分管領(lǐng)導(dǎo)在反饋一個(gè)問題：業(yè)務(wù)部門抱怨采購(gòu)流程復(fù)雜，審批節(jié)點(diǎn)多采購(gòu)周期長(zhǎng)，采購(gòu)部門則說業(yè)務(wù)部門提交需求不準(zhǔn)確，需要反復(fù)溝通確認(rèn)，甚至在采購(gòu)環(huán)節(jié)中，業(yè)務(wù)部門還進(jìn)行采購(gòu)需求的變更，從而拉長(zhǎng)了采購(gòu)時(shí)長(zhǎng)。

針對(duì)這一反饋，優(yōu)化小組就采購(gòu)紙巾這一需求進(jìn)行分析，結(jié)果大出意料。

對(duì)一個(gè)小企業(yè)來說，購(gòu)買紙巾不是一個(gè)大事情，但對(duì)一個(gè)大企業(yè)而言，紙巾采購(gòu)的需求量就比較復(fù)雜，且用途比較多，要求比較多，那么在采購(gòu)的時(shí)候會(huì)遇到問題。業(yè)務(wù)部門提交采購(gòu)需求，說要購(gòu)買紙巾，但沒有明確具體的用途、樣式等，但采購(gòu)部門就要和業(yè)務(wù)部門溝通，具體的用途、樣式，因?yàn)槊總€(gè)部門每個(gè)人提交采購(gòu)需求可能是不一樣的，加上采購(gòu)部門沒有形成比較完善標(biāo)準(zhǔn)化的物料庫(kù)，若存在描述不規(guī)范，最終導(dǎo)致需求可能也不一樣。如，市場(chǎng)部門需要采購(gòu)紙巾，是隨便購(gòu)買一種就好，還是用于市場(chǎng)推廣活動(dòng)贈(zèng)品？若是做贈(zèng)品，則需要考慮定制，就需要明確紙巾的包裝上印制公司的相關(guān)信息，但這個(gè)信息又是不確定的，因此需要進(jìn)行大量的溝通。

看似一件很小的事，若是缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、描述清晰的需求，則組織內(nèi)的溝通成本就比較高，效果還不一定會(huì)好，因此需要結(jié)合業(yè)務(wù)部門的個(gè)性化需求，進(jìn)行定制需求，從而引起整個(gè)采購(gòu)周期當(dāng)拉得很長(zhǎng)。

為此，優(yōu)化組研討輸出的解決方案，將紙巾按業(yè)務(wù)需求場(chǎng)景及不同的用途提煉成幾個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的采購(gòu)品，維護(hù)在物料庫(kù)中，同時(shí)對(duì)定制化的紙巾也做了限定，這樣簡(jiǎn)化需求提報(bào)的標(biāo)準(zhǔn)及溝通成本，采購(gòu)部門快速推進(jìn)工作；當(dāng)然在針對(duì)極個(gè)別個(gè)性化需求，也設(shè)立特批采購(gòu)流程進(jìn)行提交。

這樣，采購(gòu)申請(qǐng)流程從原來的37天縮短到了5天，采購(gòu)效率提升了、縮短采購(gòu)周期，有效的控制成本，提升業(yè)務(wù)部門滿意度。

在企業(yè)很多的流程問題，如組織協(xié)同差、部門扯皮多等追其根源，大多都與不重視業(yè)務(wù)規(guī)則及管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作有關(guān)。業(yè)務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)化不足，很多事情最后就要靠人治，流程優(yōu)化慢慢就失去了可能性。

一個(gè)不重視業(yè)務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的企業(yè)，常見的幾個(gè)現(xiàn)象：

1、領(lǐng)導(dǎo)文化很濃厚，組織內(nèi)政治斗爭(zhēng)比較明顯；

2、流程整體設(shè)計(jì)風(fēng)格是“又臭又長(zhǎng)”，組織效率較低；

3、一般缺乏有效的績(jī)效體系的引導(dǎo)。