公文管理規(guī)范

1.0 目的

為使XX集團(tuán)（以下簡(jiǎn)稱"公司"）的公文管理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，

提高公文處理的效率、質(zhì)量，同時(shí)做好公文傳達(dá)、落實(shí)的督促檢查工作，提升執(zhí)行力，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本制度。

2.0 范圍

本制度適用于公司各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)所有公文的管理。

3.0 職責(zé)

3.1行政人事部：負(fù)責(zé)公司各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)各類(lèi)公文的收集、整理、保管和本制度的執(zhí)行。

3.2監(jiān)察部：負(fù)責(zé)本制度執(zhí)行情況的監(jiān)督。

4.0 公文管理規(guī)范

4.1常用公文種類(lèi)

4.1.1決議。適用于會(huì)議討論通過(guò)的決策事項(xiàng)。

4.1.2決定。適用于對(duì)重要事項(xiàng)做出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷(xiāo)部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。

4.1.3公報(bào)。適用于公布重要決定或者重大事項(xiàng)。

4.1.4公告。適用于公司內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)。

4.1.5通告。適用于在公司所轄范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)，主要用于有關(guān)部門(mén)開(kāi)展業(yè)務(wù)工作需要。

4.1.6意見(jiàn)。適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。

4.1.7通知。適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)單位的公文，批轉(zhuǎn)部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達(dá)要求各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)。

4.1.8通報(bào)。適用于公司內(nèi)部表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。

4.1.9報(bào)告。適用于向政府機(jī)關(guān)及上級(jí)組織機(jī)構(gòu)匯報(bào)工作、反應(yīng)情況、回復(fù)政府機(jī)關(guān)及上級(jí)組織機(jī)構(gòu)的詢問(wèn)。

4.1.10請(qǐng)示。適用于向政府機(jī)關(guān)及上級(jí)組織機(jī)構(gòu)就有關(guān)事項(xiàng)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。

4.1.11批復(fù)。適用于答復(fù)下級(jí)部門(mén)或人員的請(qǐng)示事項(xiàng)。

4.1.12議題。是有提按案權(quán)的部門(mén)或個(gè)人提交會(huì)議討論的方案、建議。適用于各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)按照 程序向總經(jīng)理辦公會(huì)、常務(wù)會(huì)、專題會(huì)或者向上一級(jí)組織機(jī)構(gòu)辦公會(huì)、專題會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。

4.1.13函。適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批。

4.1.14紀(jì)要。適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。

4.1.15 意見(jiàn)。適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。

4.2專用公文種類(lèi)

備忘錄、意向書(shū)、協(xié)議書(shū)、合同書(shū)、調(diào)查報(bào)告、廣告書(shū)、說(shuō)明書(shū)、請(qǐng)柬、賀詞、新聞稿、啟事。

4.3公文用紙幅面尺寸、版面及印制裝訂要求

4.3.1公文用紙：幅面采用國(guó)際標(biāo)注A4型。特殊形式的公文用紙幅面，根據(jù)實(shí)際需要確定。

4.3.2頁(yè)邊與版心尺寸：公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37mm，公文用紙訂口（左白邊）為28mm，版心尺寸

為156mmх225mm。

4.3.3字體和字號(hào)：如無(wú)特殊說(shuō)明，公文一般用3號(hào)仿宋體字。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整。

4.3.4行數(shù)和字?jǐn)?shù)：一般每面排22行，每行排28個(gè)字，并撐滿版心。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整。

4.3.5文字的顏色：如無(wú)特殊說(shuō)明，公文中文字的顏色均為黑色。

4.3.6制版要求：版面干凈無(wú)底灰，字跡清楚無(wú)斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過(guò)1mm。

4.3.7印刷要求：雙面印制；頁(yè)碼套正，兩面誤差不超過(guò)2mm。印品著墨實(shí)、均勻；字面不花、不白、無(wú)斷劃。

4.3.8裝訂要求：公文應(yīng)當(dāng)左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)，兩頁(yè)頁(yè)碼之間誤差不超過(guò)4mm。

騎馬訂或平訂的公文應(yīng)當(dāng)：

4.3.8.1訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70mm處。

4.3.8.2無(wú)壞釘、漏釘、重釘、釘腳平伏牢固。

4.3.8.3騎馬訂釘鋸均訂在折縫線上，平訂釘鋸與書(shū)脊間的距離為3mm～5mm。

4.3.8.4包本裝訂公文的封皮（封面、書(shū)脊、封底）與書(shū)芯應(yīng)吻合、包緊、包平、不脫落。

4.3公文格式各要素編排細(xì)則

公文一般由份號(hào)、版頭、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文單位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送單位、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁(yè)碼等部分組成。

4.3.1公文格式各要素的劃分 4.3.1.1一個(gè)完整的公文分為版頭、主體和版記。

4.3.1.2公文首頁(yè)紅色分隔線以上的部分稱為版頭；公文首頁(yè)紅色分隔線（不含）以下、公文末頁(yè)首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體；公文末頁(yè)首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。

4.3.1.3版頭、主體和版記均位于版心之內(nèi)，頁(yè)碼位于版心之外。

4.3.2公文格式各要素的編排細(xì)則

4.3.2.1版頭：一般包括份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等要素。

4.3.2.1.1份號(hào)：公文印制份數(shù)的順序號(hào)。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)。一般用6位3號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字，頂 格編排在版心左上角第一行。

4.3.2.1.2密級(jí)和保密期限：涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度及《保密管理制度》中相關(guān)條款分別標(biāo)注"絕 密"、"機(jī)密"、"秘密"和保密期限。一般用3號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。文件秘密等級(jí)和保密期限，由發(fā)文單位簽發(fā)人根據(jù)文件內(nèi)容確定。

4.3.2.1.3緊急程度：公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求，根據(jù)緊急程度，緊急文件應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注"特急"、"加急"。一般用3號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時(shí)標(biāo)注份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度，按照份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。收文部門(mén)收到緊急文件后，須立即轉(zhuǎn)呈收文人，不可延誤。非緊急文件，在此處標(biāo)示可省略，收文部門(mén)按正常要求時(shí)限傳遞。

4.3.2.1.4發(fā)文標(biāo)志：由公司全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加"文件"二字組成，也可以使用公司全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。發(fā)文標(biāo)志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm,一般用小標(biāo)宋體，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。聯(lián)合行文時(shí)，如需同時(shí)標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文單位名稱，一般應(yīng)當(dāng)將主辦單位名稱排列在前；如有"文件"二字，應(yīng)當(dāng)置于發(fā)文單位名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文單位名稱為準(zhǔn)上下居中排布。

4.3.2.1.5 發(fā)文字號(hào)：由公司代字、部門(mén)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦單位的發(fā)文字號(hào)。一般采用3號(hào)仿宋體字，編排在發(fā)文標(biāo)志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)"〔 〕"括入；發(fā)文順序號(hào)不加"第"字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加"號(hào)"字。上行文的發(fā)文字號(hào)居左空一字編排，與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行。

4.3.2.1.6簽發(fā)人：上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。一般由"簽發(fā)人"三字加全角冒號(hào)和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文標(biāo)志下空二行位置。"簽發(fā)人"三字用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號(hào)楷體字。如有多個(gè)簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文單位的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個(gè)姓名，回行時(shí)與上一行第一個(gè)簽發(fā)人姓名對(duì)齊。

4.3.2.2主體：一般包括標(biāo)題、主送單位、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文單位署名、成文日期、印章、附注、附件等要素。

4.3.2.2.1標(biāo)題：由公司名稱、事由和文種組成。一般用2號(hào)小標(biāo)宋體字，編排于紅色分割線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，長(zhǎng)短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。

4.3.2.2.2 主送單位：公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用單位全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱。一般用3號(hào)仿宋體字編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)單位名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。

4.3.2.2.3正文：公文的主體，用來(lái)表述公文的內(nèi)容。公文首頁(yè)必須顯示正文。一般用3號(hào)仿宋體字編排位于主送單位名稱下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用"一"、"（一）""1.""（1）"標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。

4.3.2.2.4 附件說(shuō)明：公文附件的順序號(hào)和名稱。如有附件，在正文下空一行左空二字編排"附件"二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如"附件：1.χχχ"）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。

4.3.2.2.5發(fā)文單位署名：署發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。

4.3.2.2.6成文日期：署會(huì)議通過(guò)或者發(fā)文單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)的日期。用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）如：2014年4月1日。

4.3.2.2.7印章：公文中有發(fā)文單位署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文單位印章，并與署名單位相符。有特定發(fā)文單位標(biāo)志的普發(fā)性公文可以不加蓋印章。

4.3.2.2.7.1加蓋印章的公文。

4.3.2.2.7.1.1成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。

4.3.2.2.7.1.2單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文單位署名，印章端正、居中下壓發(fā)文單位署名和成文日期，使發(fā)文單位署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文一行之內(nèi) 4.3.2.2.7.1.3聯(lián)合行文時(shí)，一般將各發(fā)文單位署名按照發(fā)文單位順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對(duì)應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文單位署名，最后一個(gè)印章端正、居中下壓發(fā)文單位署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文一行之內(nèi)。

4.3.2.2.7.2不加蓋印章的公文

4.3.2.2.7.2.1單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，在正文下空一行右空二字編排發(fā)文單位署名，在發(fā)文單位署名下 一行編排成文日期，首字比發(fā)文單位署名首字右移二字，如成文日期長(zhǎng)于發(fā)文單位署名，應(yīng)當(dāng)使成文日期右空二字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文單位署名右空字?jǐn)?shù)。

4.3.2.2.7.2.2聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)先編排主辦單位署名，其余發(fā)文單位署名依次向下編排。

4.3.2.2.7.3加蓋簽發(fā)人簽名公章的公文

4.3.2.2.7.3.1單一單位制發(fā)的公文加蓋簽發(fā)人簽名章時(shí)，在正文下空二行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章，簽名章左空二字標(biāo)注簽發(fā)人職務(wù)，以簽名章為準(zhǔn)上下居中排布。在簽發(fā)人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。

4.3.2.2.7.3.2聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)先編排主辦單位簽發(fā)人職務(wù)、簽名章，其余單位簽發(fā)人職務(wù)、簽名章依次向下編排，與主辦單位簽發(fā)人職務(wù)、簽名章上下對(duì)齊；每行只編排一個(gè)單位的簽發(fā)人職務(wù)、簽名章；簽發(fā)人職務(wù)應(yīng)當(dāng)標(biāo)注全稱。

4.3.2.2.7.3.3簽名章一般用紅色。

4.3.2.2.7.3.4特殊情況說(shuō)明

當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌禄蚝灠l(fā)人簽名章、成文日期時(shí)，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決。

4.3.2.2.8附注：公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說(shuō)明的事項(xiàng)。一般使用3號(hào)仿宋體字，居左空二字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行。

4.3.2.2.9附件：公文正文的說(shuō)明、補(bǔ)充或者參考資料。

4.3.2.2.9.1附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。"附件"二字及附件順序號(hào)用3號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說(shuō)明的表述一致。附件格式要求同正文。

4.3.2.2.9.2如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號(hào)并在其 后標(biāo)注"附件"二字及附件順序號(hào)。

4.3.2.3版記：一般包括抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等要素。

4.3.2.3.1版記中的分隔線：版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（高度為0.35mm），中間的分隔線用細(xì)線（高度為0.25mm）。首條分隔線位于版記中的第一個(gè)要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。

4.3.2.3.2抄送單位：除主送單位外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他單位，應(yīng)當(dāng)使用單位全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱。

4.3.2.3.2.1如有抄送單位，一般用4號(hào)仿宋體字，在印發(fā)單位和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排。"抄送"二字后加全角冒號(hào)和抄送單位名稱，回行時(shí)與冒號(hào)的首字對(duì)齊，最后一個(gè)抄送單位名稱后標(biāo)句號(hào)。

4.3.2.3.2.2如需把主送單位移至版記，除將"抄送"二字改為"主送"外，編排方法同抄送單位。既有主送單位又有抄送單位時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送單位置于抄送單位之上一行，之間不加分隔線。

4.3.2.3.3印發(fā)單位和印發(fā)日期：一般用4號(hào)仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)單位左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為 01），后加"印發(fā)"二字。版記中如有其他要素，應(yīng)當(dāng)將其與印發(fā)單位和印發(fā)日期用一條分隔線隔開(kāi)。

4.3.2.4頁(yè)碼：一般用4號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁(yè)碼居右空一字，雙頁(yè)碼居左空一字。公文的版記頁(yè)前有空白頁(yè)的，空白頁(yè)和版記均不編排頁(yè)碼。公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁(yè)碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。

4.3.2.5公文中的橫排表格：A4紙型的表格橫排時(shí)，頁(yè)碼位置與公文其他頁(yè)碼保持一致，單頁(yè)碼表頭在訂口一邊，雙頁(yè)碼表頭在切口一邊。

4.3.2.6公文中使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等，按照有關(guān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行。

4.3.2.7公文的特定格式

4.3.2.7.1信函格式

4.3.2.7.1.1發(fā)文單位標(biāo)志使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、居中排布，上邊緣至上頁(yè)邊為26mm，一般使用紅色小標(biāo)宋體字。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)標(biāo)志。

4.3.2.7.1.2發(fā)文單位標(biāo)志下4mm處印一條紅色雙線（上粗下細(xì)），距下頁(yè)邊20mm處印一條紅色雙線 （上細(xì)下粗），線長(zhǎng)均為170mm，居中排布。 4.3.2.7.1.3如需標(biāo)注份密級(jí)和保密期限、緊急程度，應(yīng)當(dāng)頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，按照份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列，第一個(gè)要素與該線的距離為3號(hào)漢字高度的7/8。

4.3.2.7.1.4發(fā)文字號(hào)頂格局版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下，與該線的距離為3號(hào)漢字高度的7/8。

4.3.2.7.1.5標(biāo)題居中編排，與其上最后一個(gè)要素相距二行。

4.3.2.7.1.6第二條紅色雙線上一行如有文字，與該線的距離為3號(hào)漢字高度的7/8。

4.3.2.7.1.7首頁(yè)不顯示頁(yè)碼。版記不加印發(fā)單位和印發(fā)日期、分隔線，位于公文最后一面版心內(nèi)最下方。

4.3.2.7.2紀(jì)要格式

4.3.2.7.2.1紀(jì)要標(biāo)志由"XXXXX紀(jì)要"組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，一般使用紅色小標(biāo)宋體字。

4.3.2.7.2.2標(biāo)注出席人員名單，一般用3號(hào)黑體字，在正文或附件說(shuō)明下空一行左空二字編排"出席"二字，后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)仿宋體字標(biāo)注出席人單位、姓名，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊。

4.3.2.7.2.3標(biāo)注請(qǐng)假和列席人員名單，除依次另起一行并將"出席"二字改為"請(qǐng)假"或"列席"外，編排方法同出席人員名單。

4.3.2.7.2.4紀(jì)要格式可以根據(jù)實(shí)際制定。

4.4行文規(guī)則

4.4.1行文應(yīng)當(dāng)確有必要，講求實(shí)效，注重針對(duì)性和可操作性，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。

4.4.2行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級(jí)行文，特殊情況需要越級(jí)行文的，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過(guò)的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)單位。

4.4.3向上級(jí)單位行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：

4.4.3.1原則上主送一個(gè)上級(jí)單位，根據(jù)需要同時(shí)抄送相關(guān)上級(jí)單位和同級(jí)單位，不抄送下級(jí)單位。

4.4.3.2各分支機(jī)構(gòu)的下屬科室向上級(jí)分管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示、報(bào)告重大事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)本各分支機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人同意或授權(quán)；屬于領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送上級(jí)分管領(lǐng)導(dǎo)。

4.4.3.3下級(jí)單位的請(qǐng)示事項(xiàng)，如需以分管領(lǐng)導(dǎo)名義向上級(jí)單位請(qǐng)示，應(yīng)當(dāng)提出傾向性意見(jiàn)后上報(bào)，不 得原文轉(zhuǎn)報(bào)上級(jí)單位。

4.4.3.4請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事。不得在報(bào)告等非請(qǐng)示性公文中夾請(qǐng)示事項(xiàng)。

4.4.4向下級(jí)單位行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：

4.4.4.1主送受理單位，根據(jù)需要抄送相關(guān)單位。重要行文應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送發(fā)文單位的直接上級(jí)單位。

4.4.4.2總公司行政人事部根據(jù)董事會(huì)、總經(jīng)辦授權(quán)，可以向下級(jí)單位行文，需經(jīng)董事會(huì)、總經(jīng)辦審批的具體事項(xiàng)，經(jīng)董事會(huì)、總經(jīng)辦簽批同意后可以由行政人事部行文，其他分支機(jī)構(gòu)不得向下級(jí)單位發(fā)布指令性公文或者在公文中向董事會(huì)、總經(jīng)辦提出指令性要求。

4.4.4.3涉及多個(gè)分支機(jī)構(gòu)職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，分支機(jī)構(gòu)之間未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級(jí)單位應(yīng)當(dāng)責(zé)令其糾正或者撤銷(xiāo)。

4.4.5同級(jí)單位與其他同級(jí)單位必要時(shí)可以聯(lián)合行文。

4.4.5.1公司各分支機(jī)構(gòu)之間原則上不互相行文，確有事情需要跨部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)聯(lián)絡(luò)的，應(yīng)使用內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單解決事項(xiàng)。

4.4.5.2公司內(nèi)設(shè)各分支機(jī)構(gòu)除行政人事部外不得對(duì)外正式行文。

4.5公文擬制

公文的擬制包括公文的擬稿、審核、簽發(fā)等程序。

4.5.1擬稿：非公司各分支機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)范圍的綜合性重要文件，由行政人事部擬稿；凡內(nèi)容屬各分支機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的文件，由各分支機(jī)構(gòu)擬稿；相關(guān)分支機(jī)構(gòu)聯(lián)合行文，由主辦分支機(jī)構(gòu)擬稿。

4.5.1.1行文要完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文單位意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。

4.5.1.2一切從實(shí)際出發(fā)，分析問(wèn)題實(shí)事求是，所提政策措施和辦法切實(shí)可行。

4.5.1.3文種正確，格式規(guī)范。

4.5.1.4深入調(diào)查研究，充分進(jìn)行論證，廣泛聽(tīng)取意見(jiàn)。

4.5.1.5公文涉及其他分支機(jī)構(gòu)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，擬稿單位必須征求相關(guān)分支機(jī)構(gòu)意見(jiàn)，力求達(dá)成一 致。

4.5.1.6總經(jīng)理應(yīng)當(dāng)主持、指導(dǎo)重要公文的擬稿工作。

4.5.2審核：公文文稿簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由發(fā)文單位總經(jīng)辦進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：

4.5.2.1行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。

4.5.2.2行文是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文單位意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提措施和辦法是否切實(shí)可行。

4.5.2.3涉及有關(guān)分支機(jī)構(gòu)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否經(jīng)過(guò)充分協(xié)商并達(dá)成一致意見(jiàn)。

4.5.2.4文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等用法是否規(guī)范。

4.5.2.5其他內(nèi)容是否符合公文擬稿的有關(guān)要求。

注：需要發(fā)文單位審議的重要公文文稿，審議前由發(fā)文單位總經(jīng)辦進(jìn)行初核。

4.5.2.6經(jīng)審不宜發(fā)文的公文文稿，應(yīng)當(dāng)退回?cái)M稿單位并說(shuō)明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進(jìn)一步研究和修改的，由擬稿單位修改后重新報(bào)送。

4.5.3簽發(fā)：公文應(yīng)當(dāng)經(jīng)公司總經(jīng)理審批簽發(fā)。重要公文由公司董事長(zhǎng)簽發(fā)。

4.5.3.1與董事會(huì)有關(guān)的文件，由董事長(zhǎng)簽發(fā)。

4.5.3.2總經(jīng)理核心團(tuán)隊(duì)成員的任免、目標(biāo)經(jīng)營(yíng)責(zé)任書(shū)，由董事長(zhǎng)簽發(fā)。

4.5.3.3與股東有關(guān)的文件，由股東大會(huì)授權(quán)人簽發(fā)。

4.5.3.4總公司行政人事部根據(jù)董事會(huì)、總經(jīng)辦授權(quán)制發(fā)的公文，由董事長(zhǎng)、總經(jīng)理簽發(fā)。

4.5.3.5簽發(fā)人簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)簽署意見(jiàn)、姓名和完整日期；簽閱或者簽名的，視為同意。

4.5.3.6聯(lián)合行文情況，由聯(lián)合行文分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人會(huì)簽后，再報(bào)送分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

4.6公文辦理

公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。

4.6.1收文辦理

收文辦理指收到公文后的辦理過(guò)程，包括初審、登記、簽收、承辦、傳閱、催辦、答復(fù)等程序。

4.6.1.1初審：行政人事部對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行初審。初審的重點(diǎn)是：是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及相關(guān)分支機(jī)構(gòu)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否已經(jīng)協(xié)商、會(huì)簽，是否符合公文擬稿的其他要求經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回來(lái)文單位并說(shuō)明理由。

4.6.1.2簽收：行政人事部行政專員對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點(diǎn)，核對(duì)無(wú)誤后在發(fā)文單位的《發(fā)文登記表》上簽字確認(rèn)。

4.6.1.3登記：行政人事部行政專員對(duì)公文的主要信息和辦理情況等記錄在《公文簽收登記表》上。

4.6.1.4承辦：是指對(duì)來(lái)文的事項(xiàng)進(jìn)行傳閱（轉(zhuǎn)發(fā)）、請(qǐng)示、處理、落實(shí)等。報(bào)送至公司的文件（包括外部文件）由行政人事部行政專員填寫(xiě)《擬稿紙》或《公文處理單》逐級(jí)審批處理。

4.6.1.4.1行政人事部行政專員應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后及時(shí)將所收文件分送相關(guān)單位或分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理、董事長(zhǎng)閱示。

4.6.1.4.2若遇承辦人或閱件人出差或其他情況，在沒(méi)有授權(quán)的情況下行政人事部行政專員應(yīng)當(dāng)及時(shí)電話匯報(bào)情況，根據(jù)承辦人或閱件人口頭指示予以表達(dá)，但事后須提請(qǐng)承辦人或閱件人追加簽字確認(rèn)。如有授權(quán)，則由被授權(quán)人履行職責(zé)。

4.6.1.4.3送領(lǐng)導(dǎo)批示或交有關(guān)部門(mén)辦理的公文，行政人事部行政專員要負(fù)責(zé)催辦，承辦人或閱件人應(yīng)在限定時(shí)間內(nèi)辦理完畢并反饋行政人事部，以備查閱。公司公文辦結(jié)時(shí)限的要求，按以下規(guī)定辦理：

4.6.1.4.3.1一般公文：行政人事部行政專員在簽收時(shí)刻起24小時(shí)內(nèi)轉(zhuǎn)呈有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、承辦人或閱件人須在收到轉(zhuǎn)呈公文后1日內(nèi)做出批復(fù)（對(duì)下級(jí)的書(shū)面請(qǐng)示等批注意見(jiàn)、答復(fù)）。

4.6.1.4.3.2加急公文：行政人事部行政專員應(yīng)在簽收時(shí)刻起4小時(shí)內(nèi)轉(zhuǎn)呈有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，承辦人或閱件人須在收到轉(zhuǎn)呈公文后4個(gè)工作小時(shí)內(nèi)做出批復(fù)或反饋。

4.6.1.4.3.3特急公文：行政人事部行政專員在簽收后立刻轉(zhuǎn)呈有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，承辦人或閱件人須在收到轉(zhuǎn)呈公文后即時(shí)做出批復(fù)或反饋。領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)后，加急公文和特急公文需即刻反饋來(lái)文單位，一般公文應(yīng)在批復(fù)后當(dāng)日予以反饋。

4.6.1.4.3.4其他文件：考慮到公司實(shí)際情況，公司范圍內(nèi)的往來(lái)行文包括但不僅限于該公文種類(lèi)， 對(duì)于公司專有文本如各種審批單、簽閱表等涉及簽批的文件，亦受有關(guān)轉(zhuǎn)呈和辦結(jié)時(shí)限的限制。

4.6.1.5傳閱：行政人事部行政專員應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時(shí)送傳閱對(duì)象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。

4.6.1.6催辦：監(jiān)察部部長(zhǎng)及分管領(lǐng)導(dǎo)要及時(shí)了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況，督促承辦分支機(jī)構(gòu)按期辦結(jié)。當(dāng)辦理事項(xiàng)工作進(jìn)度與時(shí)間不匹配或已到期未完成的，應(yīng)轉(zhuǎn)入專項(xiàng)督查督辦。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由總經(jīng)理指定專人負(fù)責(zé)催辦。

4.6.1.7答復(fù)：行政人事部行政專員對(duì)于公文的辦理結(jié)果要及時(shí)答復(fù)來(lái)文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。

4.6.2發(fā)文辦理

發(fā)文辦理一般包括復(fù)核、登記、印制、蓋章、核發(fā)等程序。

4.6.2.1復(fù)核：行政人事部行政專員對(duì)已經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽批的公文，在印發(fā)前應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進(jìn)行復(fù)核；需作實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)報(bào)原簽批人復(fù)審。

4.6.2.2登記：行政人事部行政專員對(duì)復(fù)核后的公文，應(yīng)當(dāng)確定發(fā)文字號(hào)、分送范圍和印制份數(shù)并詳細(xì)記載 在《擬稿紙》上。

4.6.2.3印制：行政人事部行政專員必須確保公文印制的質(zhì)量和時(shí)效。涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的場(chǎng)所印制。

4.6.2.4蓋章：以公司名義行文的，由行政人事部印章管理員負(fù)責(zé)蓋章并將蓋章公文的主要信息記載在《蓋章目錄》上。

4.6.2.5核發(fā)：公文印制完畢，行政人事部行政專員對(duì)公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進(jìn)行檢查。公文發(fā)送必須使用《發(fā)文登記表》，對(duì)公文的主要信息和辦理情況進(jìn)行詳細(xì)記載。公司公文辦結(jié)時(shí)限，按以下規(guī)定辦理：

4.6.2.5.1文件簽批后應(yīng)在1小時(shí)內(nèi)完成印制、蓋章。

4.6.2.5.2文件印制、蓋章后應(yīng)在1小時(shí)內(nèi)發(fā)送至相關(guān)單位或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)（收文單位或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)不在統(tǒng) 一辦公地點(diǎn)的可先傳真、電子文件發(fā)送）。

4.6.3涉密公文應(yīng)當(dāng)通過(guò)機(jī)要交通、郵政機(jī)要通信、或者收發(fā)單位機(jī)要收發(fā)人員進(jìn)行傳遞。

4.6.4整理歸檔：需要立卷、歸檔、銷(xiāo)毀的公文及有關(guān)材料，按照《檔案管理制度》規(guī)定，及時(shí)收集齊全、整理歸檔。

4.7公文管理

4.7.1各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立健全單位公文管理規(guī)范，確保管理嚴(yán)格規(guī)范，充分發(fā)揮公文效用。

4.7.2公文確定密級(jí)前，應(yīng)當(dāng)按照擬定的密級(jí)先行采取保密措施。確定密級(jí)后，應(yīng)當(dāng)按照所定密級(jí)嚴(yán)格

管理。絕密級(jí)公文應(yīng)當(dāng)由領(lǐng)導(dǎo)指定專人管理。公文的密級(jí)需要變更或者解除時(shí)，由原確定密級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)決定。

4.7.3復(fù)制、匯編機(jī)密級(jí)、秘密級(jí)公文，按照《保密管理制度》所涉及條款執(zhí)行。絕密級(jí)公文一般不得復(fù)制、確有工作需要的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。復(fù)印、匯編的公文視同原件管理。復(fù)制件應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制機(jī)關(guān)戳記。翻印件應(yīng)當(dāng)注明翻印的機(jī)關(guān)名稱、日期。匯編本的密級(jí)按照編入公文的最高密級(jí)標(biāo)注。

4.7.4公文的撤銷(xiāo)和廢止，由發(fā)文單位根據(jù)職權(quán)范圍和有關(guān)法律法規(guī)決定。公文被撤銷(xiāo)的，視為自始無(wú)效；公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。

4.7.5涉密公文應(yīng)當(dāng)按照發(fā)文單位的要求進(jìn)行清退或者銷(xiāo)毀。

4.7.6分支機(jī)構(gòu)合并時(shí)，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理；部門(mén)撤銷(xiāo)時(shí)，全部公文經(jīng)整理后按照規(guī)定應(yīng)移交 行政人事部管理。員工調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)將本人暫存、借用的公文予以移交、清退。

4.7.7因工作需要接觸到"絕密"、"機(jī)密"級(jí)公文的人員，必須嚴(yán)格按照《保密管理制度》中相關(guān)條款執(zhí)行。任何人不得復(fù)印、摘抄"絕密"、"機(jī)密"級(jí)公文。

4.7.8絕密公文只能打印一份，發(fā)送"絕密"級(jí)公文，必須由起草人送有閱文資格的人員即時(shí)簽收閱覽、即時(shí)收回。機(jī)密、秘密公文按審閱人數(shù)打印，發(fā)送"機(jī)密"、"秘密"級(jí)公文，原則上由收文者本人簽收，本人不在時(shí)，可由其指定的專人代收，但必須由閱文資格的人或其指定人員妥善保管。

4.7.9公文的立卷、歸檔和銷(xiāo)毀按照《檔案管理制度》執(zhí)行。

4.8獎(jiǎng)懲辦法

4.8.1對(duì)執(zhí)行本制度不力的，公司將視情況按《獎(jiǎng)懲制度》、《績(jī)效管理制度》等進(jìn)行懲處。

4.8.2如發(fā)生泄密事件，給公司造成損失者，公司除按4.8.1進(jìn)行懲處外，還將依法追究法律責(zé)任。

4.8.3對(duì)執(zhí)行本制度取得顯著成績(jī)者，公司將視情況按《獎(jiǎng)懲制度》、《績(jī)效管理制度》進(jìn)行表彰。

5.0 公文管理流程

5.1公文的收文流程：

承辦部門(mén)擬稿并填寫(xiě)《擬稿紙》→承辦單位負(fù)責(zé)人審核簽名→收文單位簽收登記→分送相關(guān)負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審核、批示→按照批示送交承辦單位按期處理→收文單位催辦并將結(jié)果答復(fù)來(lái)文單位→行政專員收回來(lái)文并歸檔。

5.2公文的發(fā)文流程：

承辦部門(mén)擬稿并填寫(xiě)《擬稿紙》→承辦單位負(fù)責(zé)人審核簽名→交分管領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽→交總經(jīng)理批示→行政專員編寫(xiě)文號(hào)、用印、分發(fā)、存檔。

6.0 其它

6.1本制度最終解釋權(quán)歸公司行政人事部。

6.2本制度自20XX年8月1日起試行二個(gè)月，試行結(jié)束后如無(wú)修訂版頒布，則自動(dòng)形成正式版。

6.3自本制度試行之日起，公司與《公文管理規(guī)范》相關(guān)的原有管理?xiàng)l款自動(dòng)失效。

7.0 附錄。

7.1《上行文示例》TT-GW-029-01

7.2《平行文下行文示例》TT-GW-029-02

7.3《信函格式首頁(yè)示例》TT-GW-029-037.4《信函格式末頁(yè)示例》TT-GW-029-04

7.5《會(huì)議紀(jì)要》TT-GW-029-05

7.6《內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單》TT-GW-029-06

7.7《擬稿紙》TT-GW-029-07

7.8《公文處理單》TT-GW-029-08

7.9《公文簽收登記表》TT-GW-029-09

7.10《公文流水登記表》TT-GW-029-10

7.11《發(fā)文登記表》TT-GW-029-11

7.12《蓋章目錄》TT-GW-029-12

7.13《公文銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》TT-ZH-GW-13